آموزش انبارگردانی پایان سال 1401

در حوزه مالی و حسابداری، با پروسه ها و مشاغل مختلفی روبرو می شویم که برای یادگیری و متخصص شدن در هر کدام از آنها، به سال ها تجربه و تخصص نیاز خواهیم داشت. پس می توانیم نتیجه بگیریم که در این شغل و حوزه هم، مانند دیگر مشاغل، یادگیری و شرکت در دوره های مختلف هیچگاه متوقف نمی شود و اگر شما به عنوان یک حسابدار و یا کارشناس مالی در این خصوص فعالیت دارید، باید همیشه در حال یادگیری باشید و به این موضوع اهمیت دهید. حال فرقی نمی کند که در کدام بخش و پوزیشن شغلی فعالیت دارید، به هر حال باید برای حرفه خود از آموزش های مربوطه بهره مند شوید. بنابراین، هر حسابدار و کارشناسی باید آموزش حسابداری را جدی بگیرد. این روزها نیز به لطف اینترنت می توانیم از آموزش های گوناگونی که در این زمینه توسط موسسات و وب‌سایت‌های مختلف ارائه شده است، به بهترین نحو و ساده ترین حالت ممکن بهره ببریم. با توجه به اهمیت این موضوع، در این مطلب می‌خواهیم تا در خصوص انبار گردانی که از جمله سری های مهم آموزش حسابداری محسوب می شود، توضیحات کامل، جامع و کاربردی را برای شما ارائه دهیم. شایان توجه است که این مطلب توسط تیم رهبر حساب تهیه شده است.

 

 

انبار گردانی

اگر بخواهیم پروسه انبار گردانی را تعریف کنیم، باید گفت که وظایفی که در خصوص نگهداری محصولات وجود دارد، به انبار گردانی تعبیر می شود. اما در حوزه حسابداری نیز، انبار گردانی از تعاریف ویژه خود سود می برد. به این صورت که ورودی ها و خروجی های هر انباری باید به دقت کنترل شده و کلیه محصولات و کالاهایی که به انبار وارد می شود، باید به شیوه ای کاملاً دقیق و اصولی ثبت شود. این مورد از جمله وظایف افرادی است که به عنوان پرسنل انبار در این قسمت به فعالیت مشغولند. در نتیجه، کالاها به صورت موثرتر و بهینه تری مدیریت و کنترل شده و فروش بهتر آنها رقم خواهد خورد.

فراموش نکنیم که در پروسه های مرتبط با انبار گردانی، دقت بالا و رعایت اصول تعیین شده برای شمارش، ثبت اطلاعات و کلیه فعالیت های دوره ای، از اهمیت بسزایی برخوردار است. تمامی این امور و پروسه های مرتبط به آن، به عنوان انبار گردانی تعبیر می شود که در این حوزه اصلاح مقادیر هم از روندهای مهمی است که در آن حسابداری نقش مهمی ایفا می کند. واژه انبار گردانی در انگلیسی با نام Stock Taking شناخته می شود.

در ادامه باید به این موضوع هم توجه کنیم که در پروسه انبار گردانی، نرم افزارهای حسابداری نقش مهمی ایفا می‌کنند. ضمن اینکه خود انبار گردانی باعث می شود تا نظم و ترتیب مثال زدنی برای انبار ایجاد شده و این مورد به رونق کسب و کار و نظم در این بخش هم کمک شایانی می نماید. اما این مورد مهم چگونه به دست می آید؟ در پروسه انبار گردانی، کلیه موارد و کالاها به صورت کمی و کیفی ارزیابی شده و در ادامه هم با انجا پروسه های مرتب سازی و در نظر گرفتن انواع تگ ها، دفاتر مالی از نظم مناسبی برخوردار می شوند.

در ادامه هم انبار گردانی می تواند هر گونه مغایرت ها را در خصوص کالاهای موجود، تعداد آنها و اطلاعاتی که در این زمینه در واحد فروش ثبت شده است، به دقت تشخیص دهد. پس اگر می خواهیم که در این زمینه اطلاعات دقیقی را به دست آوریم، آموزش های انبار گردانی ما باید کامل و حرفه ای انجام شود.

 

اصطلاحات انبارگردانی

ما در پروسه انبار گردانی با اصطلاحات ویژه ای روبرو می شویم که در ادامه هر کدام از آنها را توضیح می دهیم:

 

مواد خام یا اولیه

این مورد که با عنوان کالای اساسی نیز شناخته می‌شود، ماده اساسی برای تولید کالاها است. مواد خام می‌تواند حتی انرژی یا مواد واسطه‌ای هم در نظر گرفته شده که مواد اولیه محصولات نهایی آینده خواهند بود. پس می توان نتیجه گرفت که این مواد برای تولید ابتدایی و اولیه از واجبات محسوب می‌شوند.

 

مواد و لوازم مصرفی

چنین موادی در صورت لزوم و نیاز کاربرد و استفاده خواهند داشت. بنابراین، این احتمال برای آنها وجود دارد که از چرخه عمر کوتاهی برخوردار بوده و پس از مدتی دور انداخته شوند. اما در برخی از موارد هم برای طولانی مدت استفاده شده و در نهایت به سمت فرسودگی خواهند رفت.

 

مواد و لوازم در جریان ساخت

کالاهای در حال ساخت یعنی اینکه این کالاها هنوز هم در پروسه و چرخه تولید قرار دارند و فرایند تولید آنها کامل نشده است. این کالاها از مواد اولیه استفاده کرده و به محصول نهایی تبدیل می شوند.

 

کالای ساخته شده

کالاهایی که پروسه و فرایند ساخت آنها به مرحله تکمیل رسیده، اما از سوی دیگر، عرضه نشده اند. به عبارتی دیگر، این کالاها هنوز به فروش نرسیده و یا برای مصرف کننده نهایی توزیع نشده اند. اما هنوز به فروش نرسیده‌اند یا برای مصرف‌کننده نهایی توزیع نشده‌اند.

 

 

تگ انبارگردانی

تگ انبار گردانی عبارت است از برگه شمارش کالا. با استفاده از این تگ می توانیم تا شمارش کالاها را به صورت مستند در آورده و از مواردی مانند تکرار شمارش و یا فراموشی در شمارش یک کالا جلوگیری کنیم. بنابراین، قبل از شروع پروسه انبار گردانی، مشخصات هر یک از کالاها باید بر روی تگ نوشته شده و برای الصاق به موجودی کالا، به انباردار تحویل داده شود. تگ مورد بحث از سه بخش تشکیل شده است: اطلاعات شمارش اول، اطلاعات شمارش دوم، اطلاعات شمارش نهایی.

از دیگر مدارک مهمی که در پروسه انبار وجود دارد، می توان به کارت موجودی استفاده کرد که جهت مدیریت بهتر انبار و کالاهای موجود در آن به کار می رود. به این صورت که تعداد موجودی هر کالا در بالای کاردکس آن ثبت می شود و با دانستن اطلاعات هر کدام از آنها، برای سفارش های آینده از اطلاعات مربوطه برخوردار خواهیم بود.

 

قفسه‌بندی

یکی از مهمترین و تعیین کننده ترین پروسه ها و بخش های مرتبط با انبارداری، قفسه بندی است. بدون یک سری قفسه های مجزا و حرفه ای، هیچ کالایی در انبارها قابلیت نگهداری و تقسیم بندی نخواهد داشت. با کمک قفسه بندی می توانیم تا با در نظر گرفتن خصوصیات و ویژگی های مختلف، کالاها را جدا کرده و در سیستم مرتبط با انبار ثبت نماییم. با ایجاد قفسه بندی، انبارداری آسان به ارمغان آمده و در نهایت از ایجاد خسارات مالی و جانی جلوگیری خواهد شد.

 

کاردکس

وقتی می خواهیم تا در خصوص هر کالایی یک سری کنترل ها و پروسه های ردیابی و ریالی داشته باشیم، از کاردکس کالا استفاده می کنیم. ضمن اینکه، نگهداری مقدار موجودی لحظه ای در کاردکس، از اهمیت بسزایی برخوردار است و به وسیله آن می توانیم عملکرد انبار را ارزیابی نماییم. در این خصوص، مقادیر کاردکس با مقادیر فیزیکی مطابقت داده شده و عملیات انبار گردانی نیز با در نظر گرفتن همین مورد اجرا خواهد شد.

 

کدگذاری کالا

کد کالا و یا کد شناسایی آن، گزینه ای است برای شناسایی و تشخیص تمامی کالاهای موجود در انبار. این کد برای تمامی کالاهایی که توضیحات  و مشخصات متعددی دارند، مورد استفاده قرار می‌گیرد. با استفاده از این کد می‌توانید نام و تمامی توضیحات را در فرم و شکل عددی کوچک طراحی کنید. این مورد باعث می گردد تا برای ورود آسان داده‌ها و مدیریت بهتر آنها کمک شایانی صورت پذیرد.

 

ثبت حسابداری اضافات و کسورات انبار در زمان ثبت موجودی

اگر در انباری با کسری مواجه شویم، ‌معادل مبلغ کسری، ‌حساب کسری و اضافات انبار، ‌بدهکار و حساب کنترل مواد، بستانکار می‌شویم. برای بستن حساب کسری و اضافات انبار، شیوه های گوناگونی وجود دارد. یکی از این موارد، بستن حساب مورد بحث به خلاصه حساب سود و زیان است. اگر حساب کسری و اضافات انبار دارای مانده بدهکار باشد، ‌برای بستن آن، حساب خلاصه سود و زیان،  بدهکار و حساب کسری و اضافات انبار، بستانکار می‌گردد.

شرکت‌های تولیدی روزانه، تعداد زیادی از محصولات گوناگون خود را در انبار ذخیره می‌کنند. ثبت دوره‌ای اطلاعات مربوط به کالای انبار با استفاده از روش‌های قدیمی پروسه ای زمان بر خواهد بود. از سوی دیگر، یادداشت دستی نیز امکان بروز خطا را نیز افزایش می‌دهد. همان‌طور که نرم افزار فروشگاهی همه کارهای فروش را تسهیل می‌کند، انبارگردانی با برنامه حسابداری مزایای خاصی دارد. این موارد عبارتند از:

• بررسی میزان موجودی کالا در انبار
• تطابق موجودی با اسناد حسابداری و انبار
• رسیدگی به میزان کسری و اضافه موجودی و اصلاح مقادیر
• سازمان‌دهی در چینش محصولات انبار
• صورت‌برداری راحت از کالا
• پایان شک و شبهه درباره میزان موجودی

 

 

سیستم حسابداری انبار

با دسترسی به موقع به اطلاعات کالا و انبار می توانیم در کسب و کار خود به میزان بالایی موفق باشیم. به همین دلیل است که پیشنهاد می شود از سیستم حسابداری انبار استفاده کنید. این مورد به طور حتم مد نظر مدیران دوراندیش و موفق شرکت هایی قرار می گیرد که میل به پیشرفت و انجام دقیق و صحیح امور در آنها وجود دارد. سیستم های حسابداری انبار قادرند تا با محاسبه پروسه ثبت عملیات، موجودی کالا و حساب تامین کنندگان، روند مدیریت انبار را برای شرکت های گوناگون تسهیل نمایند.

بنابراین، می توان گفت که سیستم حرفه ای حسابداری انبار باید از ویژگی های ذیل برخوردار باشد:

• امکان قیمت‌گذاری موجودی کالای انبار در زمان‌های دلخواه و به روش میانگین موزون
• یکپارچه سازی اطلاعات بین انبار و فروش
• امکان انبار گردانی
• امکان تعیین نقطه سفارش کالا
• کنترل موجودی منفی کالاها در سطح انبار و کالای قابل فروش
• محاسبه مالیات بر ارزش افزوده و مالیات تکلیفی و بیمه در فاکتور خرید خدمات
• نگهداری تصویر کالا
• امکان اطلاع از نقطه سفارش کالا از طریق پیامک
• امکان ارسال پیامک در هنگام خروج کالا
• درخواست دموی رایگان

 

مزایای انبار گردانی

انبارگردانی از انواع گوناگونی برخوردار بوده و انجام آن نیز در دوره های مختلفی خواهد بود. امروزه نیز، ثبت انبارگردانی در نرم افزار انبار انجام می‌شود که می‌توانید این فرایند را به شیوه ای کاملاً آسان و راحت در نرم‌افزارهای حسابداری تعیین شده انجام دهید. مزایای مختلف انبار گردانی عبارتند از:

• کاهش خطاهای پرسنل
• جداسازی کالاهای معیوب از سالم
• ایجاد توازن بین کالاهای موجود و موردنیاز
• جلوگیری از زیان به علت ثبت سفارش‌های تکراری و یا تغییر قیمت‌های ناگهانی

 

 

انواع انبارگردانی

انبار گردانی از انواع مختلفی سود می برد که هر کدام از آنها نیز برای یک منظور خاص و در زمان تعیین شده ای از سال انجام می شود. در ادامه، به انواع انبار گردانی اشاره می کنیم:

 

انبار گردانی پایان سال برای تشخیص سود و ضرر سالانه

انبار گردانی سالانه، در پایان هر سال انجام می‌شود. گزارش سالانه ای نیز برای تعیین موجودی کالا، میزان فروش و بررسی سود و زیان انجام می‌شود. انبارگردانی پایان سال دقیقاً قبل از شروع سال نو انجام می گردد. با سرشماری کالا در انتهای سال، شرکت‌ها مسائلی مثل کمبود بودجه، نقص یا خرابی کالا را برطرف می‌کنند. همچنین محصولات راکد که در طولانی‌مدت به فروش نرسیده‌اند، پس از پایان انبار گردانی شناسایی خواهند شد.

 

انبارگردانی میان‌دوره‌ای، مؤثر در نتایج گزارش پایان سال

این انبار گردانی و پروسه مربوط به تهیه گزارش آن، در اواسط سال تهیه می‌شود. پایان نیم‌سال اول، برای شمارش کالا و تطبیق موجودی انبار با صورت‌حساب‌های مالی، بهترین زمان و فرصت محسوب می شود. با انجام انبار گردانی میان‌دوره‌ای، نتایج فرم نهایی که در انتهای سال تهیه می‌شود نیز دقیق‌تر خواهد بود. این نوع گزارش اواسط سال مالی انجام می‌شود و پروسه کار آن نیز با انبارگردانی پایان سال هیچ تفاوتی ندارد.

 

گزارش انبارگردانی رندوم، برای کاهش ضریب خطا در ثبت اطلاعات

در برخی موارد، گزارش انبارگردانی به‌صورت تصادفی (Random) تهیه می‌شود. با انجام این پروسه، هر مغایرت بین سنجش کالا با اطلاعات ثبت‌شده به‌سرعت شناسایی خواهد شد. تهیه گزارش از موجودی انبار در فواصل نامشخص باعث کاهش ضریب خطا می‌شود. مدیران هر شرکت و تولیدی، معمولاً برای افزایش دقت در امور و بررسی نحوه عملکرد نیروها، گزارش گردانی رندوم انجام می‌دهند.

 

شایان توجه است که انبار گردانی می‌تواند از حالت های یک شمارشی، دو شمارشی و سه شمارشی نیز برخوردار باشد. این حالت‌ها نشان‌دهنده روش شمارش اقلام انبار و مقایسه آن‌ها با کاردکس محسوب می شوند. در انبارگردانی یک شمارشی، شمارش کالاها یک ‌بار انجام می‌شود و در صورت عدم وجود مغایرت بین تعداد کالا و رقم کاردکس، گزارش صحت موجودی انبار صادر می‌شود. درصورتی‌که مغایرت با کاردکس وجود داشته باشد، در صورت وجود کسری موجودی، سند کسری و در صورت وجود اضافه موجودی، سند اضافی صادر می‌شود.

در روش دو شمارشی، همان طور که از نامش مشخص است، موجودی انبار دو بار شمارش می‌شود و ملاک، مرحله شمارش دوم است. در روش سه شمارشی نیز مانند حالت دو شمارشی اقدام می‌شود، با این تفاوت که در این روش، شمارش موجودی سه بار انجام می‌شود و ملاک شمارش بار سوم خواهد بود.

 

تفاوت بین انبارداری و انبارگردانی

برخی از افراد، به‌ اشتباه انبار گردانی را مفهومی مشابه انبارداری در نظر می‌گیرند. اما باید بدانید که این دو مورد با یکدیگر تفاوت دارند. انبارداری به دریافت کالا و نگهداری از محصولات در بهترین شرایط ممکن گفته می‌شود. هر انباردار باید بتواند تا با کمترین میزان هزینه و در حداقل زمان ممکن، برای کالاهای موجود در انبار، امنیت ایجاد کند.

انبار گردانی در واقع نوعی تهیه گزارش و ثبت اطلاعات است. بررسی ارزش موجودی، تعیین مقدار کالای موجود و شمارش محصولات جزو وظایف نیروی انبارگردان است. گزارش انبارگردانی در انتهای دوره مالی یا حتی در مواقع نیاز تهیه می‌شود. واحد انبار در دریافت و ثبت  و خروج کالاها نقش بسزایی دارد و موارد ذیل را به عنوان وظایف و پروسه های کاری خود انجام می دهد:

• ارائه رسید کالاهای دریافتی
• صدور کالا و دریافت حواله انبار

 

 

وظایف حسابرس در هنگام انبارگردانی

یکی از مهمترین پروسه هایی که برای حسابرسان تعیین شده است، مواردی است که باید در خصوص انبار گردانی انجام شود. در ادامه، این وظایف و دستورالعمل ها را مرور می کنیم:

دستورالعمل مربوط به انبار گردانی، توسط صاحب‌کار (دو هفته قبل از انبارگردانی) تهیه می‌شود و حسابرسان آن را بررسی می‌کنند تا از انجام مراحل کار اطمینان حاصل نمایند. اگر دستورالعمل‌های شمارش موجودی‌ها، کافی و مناسب باشد، مسئولیت حسابرسان در طول شمارش، بیشتر به حصول اطمینان از اجرای صحیح و دقیق دستورالعمل‌های مورد بحث، متمرکز خواهد شد.

مسئول کار حسابرسی نیز باید پیش از موعد برنامه‌ریزی های لازم را انجام داده تا بتواند اعضای تیم رسیدگی را آماده کرده و در طول شمارش موجودی‌ها از آنها به‌گونه‌ای مؤثر سود ببرد. مضاف بر اینکه، حسابرس باید تاریخ‌های شمارش موجودی‌های صاحب‌کار، میزان شمارش‌های آزمایشی، تعداد حسابرسان مورد نیاز در هر انبار و مدت‌ زمان تخمینی برای انجام شمارش را به دقت و به درستی تعیین نماید.

این احتمال وجود دارد که شما به علت تخصصی بودن موجودی‌های انبار (به‌عنوان‌مثال تجهیزات دریایی) از مهندسان یا سایر کارشناسان کمک بخواهید. در این صورت، کلیه پروسه ها باید از قبل تعیین شده باشد. همچنین شما از موسسه حسابرسی خود دستورالعمل کتبی دریافت می‌کنید که این مورد نباید در اختیار صاحب‌کار قرار گیرد.

این دستورالعمل شامل مواردی مانند اعضای تیم رسیدگی به شرکت مربوطه و دستور بررسی دستورالعمل صاحب‌کار و نظارت بر اجرایان خواهد بود. ضمن اینکه در دستورالعمل مربوطه به این نکته اشاره شده که برای تعیین دقیق شمارش موجودی‌ها مقداری مثلاً در حدود 5% موجودی‌ها توسط حسابرسان به صورت آزمایشی شمارش شود و ممکن است که در این خصوص دستورالعمل های اضافی دیگری نیز وجود داشته باشد.

در اینجا نکته مهمی وجود دارد و آن اینکه شمارش موجودی‌ها یا کنترل شمارش آنها در حیطه وظایف حسابرسان قرار نمی گیرد، بلکه این مورد از جمله مسئولیت های مدیریت صاحب‌ کار است. حسابرسان برشمارش موجودی‌ها نظارت می‌کنند. انبار در روزهای انبار گردانی معمولاً کالایی را دریافت یا صادر نمی‌کند. مگر اینکه کالای موردنظر اهمیت زیادی داشته باشد و در این صورت باید با مجوز حسابرس این کار انجام شود.

باید دقت شود که تمام موجودی‌های متعلق به صاحب‌کار شمارش شده و اطمینان حاصل شود که کارکنان صاحب‌کار از دستورالعمل‌های کتبی مدیریت پیروی می‌کنند. شمارش موجودی‌ها معمولاً توسط دو گروه دو نفره انجام می‌شود. نحوه شمارش هم به این صورت است که یک نفر شمارش کرده و نفر دیگر نیز کار ثبت را بر روی کاردکس یا همان برگه شمارش بر عهده دارد.

روی کاردکس‌ها مواردی ازجمله نام و مشخصات کالا مثلاً واحد اندازه‌گیری آن (لیتر، تعداد، حلقه و …) نوشته ‌شده و بخشی نیز برای درج تعداد شمارش در نظر تعیین گردیده است. مضاف بر اینکه، برگه‌های مورد بحث باید از قبل شماره‌گذاری شده باشند که پروسه این کار بر اساس ضوابط و منطق خاص خود شرکت انجام می‌شود.

حسابرسان در طول نظارت برشمارش موجودی‌ها، تعدادی از اقلام موجودی را انتخاب و به‌طور آزمایشی شمارش می‌کنند. میزان شمارش‌های آزمایشی بسته به خطر ذاتی و اهمیت موجودی‌های صاحب‌ کار و شرکت و همچنین میزان واپایش‌های داخلی صاحب‌کار بر موجودی‌ها بسیار متفاوت خواهد بود. حسابرسان باید زمانی شمارش خود را انجام دهند که برگه‌های شمارش جمع آوری نشده باشند.

حسابرسان هنگام مقایسه شمارش‌های آزمایشی خود با برگه‌های شمارش موجودی‌ها، نه‌تنها به اشتباهات مربوط به مقادیر کالاها، بلکه به اشتباهات مربوط به شماره کالا، مشخصات کالا، مبنای اندازه‌گیری و سایر جنبه‌های اقلام موجودی‌های کالا توجه کرده و چنانچه اختلافی مشاهده گردد، کالای مربوطه باید بلافاصله توسط کارکنان صاحب ‌کار دوباره شمارش شده و رفع ایراد شود. اطلاعات مندرج در برگه‌های شمارش عیناً به صورت‌های شمارش دارای شماره ردیف نقل می‌شود.

 

نکات مهم انبار گردانی

انبار گردانی نیز مانند هر پروسه و روند دیگری، از نکات و دستورالعمل های خاص خود سود می برد. این موارد عبارتند از:

• انتخاب فردی باید به‌عنوان مسئول هماهنگ‌کننده انبارگردانی که مسئولیت شمارش به عهده این شخص خواهد بود
• ارائه دستورالعمل توسط هماهنگ‌کننده برای انبارگردانی ارائه می‌کند که باید به طور کامل مورد بررسی قرار گیرد
• تهیه مقدمات شروع عملیات شامل تهیه فرم‌های شمارش، تهیه وسائل و ابزار کار شمارش یا توزین، برنامه‌ریزی جهت ساعت شروع و خاتمه
• تعیین گروه‌های شمارش و آموزش لازم به اعضاء تیم شمارش
• انجام انبارگردانی و شمارش انبار در روزها و ساعات خاص
• انجام شمارش به‌صورت کتبی و اطلاع رسانی به قسمت‌های مختلف
• آموزش افراد و گروه‌ها برای شمارش کالاها
• یادداشت شماره آخرین رسید و حواله انبار قبل از شروع عملیات انبارگردانی

در قسمت دوم، نکات انبار گردانی برای شمارش آسان‌تر مورد توضیح قرار می گیرد که باید در زمان انبار گردانی رعایت شود:

• برگه‌های از پیش تنظیم و آماده شده در دو نسخه چاپ شوند
• باید از اجناس موجود در انبار، لیستی تهیه شده و به هماهنگ‌کننده ارائه شود تا وی بداند که برای این دسته از اجناس فاکتور صادر شده و یا جزئی از موجودی‌های قابل‌شمارش محسوب می شوند
• بازدید از کلیه انبارها و کنترل استقرار صحیح اجناس به نحو قابل‌شمارش و درج مشخصات کامل موجودی‌ها، تفکیک اقلام قابل‌شمارش اعم از سالم، اسقاط، موجودی‌ های امانی و…
• برای جلوگیری از اینکه موجودی‌های انبار مجدد شمارش نشوند بهتر است که تا زمان تعیین شده چیدمان انبار عوض نشود و یا برداشت و جابه‌جایی صورت نگیرد
• نظارت سرپرست انبارگردانی در حین شمارش و کنترل صورت نهایی شمارش و پیگیری مغایرت‌ها و تهیه گزارش نهایی

در سومین بخش، به عملیاتی که پس از انجام انبار گردانی باید انجام شود، به شرح ذیل اشاره خواهد شد:

• هماهنگی با نمایندگان حسابرسان مستقل شرکت
• تنظیم برگه‌های شمارش در دو بخش (شمارش اول و شمارش دوم) و کنترل آمار برگه‌های تسلیم شده و باطله، و کنترل با حساب‌های دفاتر
• در صورت مغایرت در شمارش اولیه، شمارش دوم انجام گردیده و قابل‌اطمینان تلقی می‌گردد
• در طول عملیات انبارگردانی، جابه‌جایی بین قسمت‌های انبار مجاز نیست و این مورد فقط با نظارت هماهنگ‌‌کننده باید انجام شود
• امضای کلیه برگه‌های شمارش توسط سرگروه شمارش و امضای صورت‌های شمارش و صورت‌جلسات توسط هماهنگ‌کننده
• در خاتمه انبارگردانی تهیه صورت‌جلسه انجام عملیات با شرح خلاصه چگونگی اجرای عملیات با امضای هماهنگ‌کننده و معاون مالی و تحویل یک نسخه به حسابرسان مستقل

 

 

نحوه ثبت حسابداری کسری و اضافات انبار

زمانی که انبار گردانی انجام می‌شود و کالاهای موجود در انبار شمارش می‌شوند ممکن است اختلافی بین موجودی واقعی انبار و موجودی سیستمی کالا وجود داشته باشد، که هرگاه موجودی واقعی بیشتر از موجودی سیستم باشد به آن اضافه انبار و هرگاه موجودی واقعی کمتر باشد به آن کسری انبار می‌گویند.

در صورت وجود کسری انبار، می باید تا موجودی سیستم حسابداری را تا میزان موجودی واقعی کاهش دهیم؛ بنابراین معادل مبلغ کسری، حساب کسر و اضافه انبار، بدهکار و حساب موجودی کالا را بستانکار می‌کنیم. اما از سوی دیگر و در صورت وجود اضافی انبار، موجودی سیستم حسابداری را باید تا میزان موجودی واقعی افزایش داده و بنابراین معادل مبلغ اضافه، حساب کنترل مواد یا موجودی کالا را بدهکار و حساب کسر و اضافه انبار را بستانکار خواهیم کرد.

در ادامه، باید به بستن حساب کسری و اضافات انبار اشاره کنیم. یکی از روش‌های بستن حساب کسر و اضافه انبار، بستن آن به ‌حساب خلاصه سود و زیان است. در صورت بدهکار بودن مانده ‌حساب کسر و اضافه انبار ثبت زیر انجام می‌شود:

البته برخی معتقدند به‌منظور شفافیت هر چه بیشتر در گزارش دهی، می‌توان سرفصلی به نام هزینه کسر کالا را در سیستم ایجاد و حساب کسر کالا را به‌جای حساب خلاصه سود و زیان، به‌حساب مورد بحث بست. از آنجایی که هزینه کسر و اضافه ماهیت هزینه داشته و حساب موقت است، لذا در پایان دوره مالی به ‌صورت سیستماتیک به خلاصه سود و زیان بسته خواهد شد.

در صورت بستانکار بودن مانده‌حساب کسر و اضافه انبار، باید به انجام موارد ثبتی به این صورت اقدام کرد. یعنی در این مورد نیز می‌توان حساب کسر و اضافه انبار را به‌حساب درآمدهای متفرقه بست و با توجه به اینکه حساب درآمد متفرقه حسابی موقت است، در پایان دوره مالی به‌حساب خلاصه سود و زیان بسته خواهد شد.

 

انبارگردانی شرکت تولیدی؛ استفاده از مزایای مختلف

شرکت‌های تولیدی روزانه تعداد قابل توجهی از محصولات مختلف خود را در انبار ذخیره می‌کنند. ثبت دوره‌ای اطلاعات مربوط به کالاهای انبار با استفاده از روش‌های قدیمی وقت‌گیر است. یادداشت دستی نیز بروز خطا را افزایش می‌دهد. همان‌طور که نرم افزار فروشگاهی همه کارهای فروش را تسهیل می‌کند، انبارگردانی با برنامه حسابداری مزایای خاصی دارد. کاربردهای انبار گردانی برای شرکت‌های تولیدی عبارتند از:

• بررسی میزان موجودی کالا در انبار
• تطابق موجودی با اسناد حسابداری و انبار
• رسیدگی به میزان کسری و اضافه موجودی و اصلاح مقادیر
• سازمان‌دهی در چینش محصولات انبار
• صورت‌برداری آسان از کالا
• پایان شک و شبهه درباره میزان موجودی

 

 

جمع بندی

انبار گردانی، یکی از مهمترین پروسه های شرکت ها، به ویژه شرکت های تولیدی محسوب می شود. در این خصوص، همه شرکت ها و مدیران ارشد آنها باید به انجام دقیق این روند تعیین کننده و تاثیرگذار اهمیت دهند. اما عملیات انبار گردانی بدون سود بردن از یک سری گزینه های موثر و حیاتی، امکان پذیر نخواهد بود. علاوه بر اینکه ما باید در داخل خود انبار از یک تیم حرفه ای و با تجربه سود ببریم که کلیه امور مربوطه را با دقت هرچه تمام تر انجام دهند، در زمان حسابرسی و انجام انبار گردانی ها نیز باید از تیم های حسابداری و حسابرسی حرفه ای استفاده کنیم. این امر باعث می شود تا روندها و عملیات ما به شیوه ای کاملاً دقیق انجام شده و از بروز خطا و اشتباه جلوگیری شود. بنابراین، پیشنهاد می شود تا شرکت ها به ویژه شرکت های تولیدی و فروشگاهی، از تیم های حسابرسی و نرم‌افزارهای مربوط به این حوزه، به بهترین شکل ممکن استفاده کنند. شایان توجه است که مطلب انبار گردانی توسط تیم رهبر حساب تهیه شده که در حوزه آموزش حسابداری و جستارهای مرتبط با آن فعالیت دارد.