بررسی زمان تهیه صورت های مالی

یکی از مهم ترین و حساس ترین روندهایی که در حوزه مالی و حسابداری شرکت ها و سازمان های مختلف با آن مواجه می شوی، صورت های مالی است. این مورد، چه در زمان تهیه و چه هنگام ارسال و ارائه، از حساسیت های خاص خود برخوردار بوده و به همین دلیل هر کارشناس و متخصصی که در این مورد فعالیت می کند، باید به صورت کامل بر مراحل گوناگون آن مسلط بوده و در تهیه گزارش ها و هرگونه اطلاعات مرتبط با آن، از دقت بالایی سود ببرد. همان طور که از این حوزه مشخص است، صورت های مالی طیف گسترده ای از گزینه ها و موارد را شامل می شود که افراد دخیل در انجام آن باید از اطلاعات و آموزش های دقیقی استفاده کرده و آنها را به خوبی و برای یک گزارش مفید و موثر، به کار ببندند.

بنابراین، در اینجا است که مبحث مرتبط با آموزش حسابداری مطرح می شود که وب سایت‌ها و موسسات آموزشی در حوزه مورد بحث، با ارائه مباحثی به آموزش کارشناسان می پردازند. بررسی زمان تهیه صورت های مالی نیز از جمله گزینه هایی است که به آموزش کامل و جامع نیاز دارد. تیم رهبر حساب، در این مطلب به موضوع مهم مورد بحث می پردازد. شایان توجه است که این مورد از سری آموزش حسابداری و دوره آموزش صورت های مالی رهبر حساب ارائه می گردد.

تعریف صورت های مالی

وقتی به تهیه صورت های مالی اشاره می کنیم، یعنی اینکه هر کدام از گزینه های مربوط به دارایی، سرمایه و گزینه‌هایی از این دست که برای هر شرکت و سازمانی لحاظ شده است، اطلاعات مختلفی را برای ما ارائه می کند. پس اگر مد نظرمان است که بر این اساس اطلاعات به روز و جدیدی در اختیار داشته باشیم، بنابراین، هر زمان که به یک سری از این موارد دسترسی داشته و زمان تهیه صورت های مالی ما به موقع است، می توانیم در خصوص کسب و کار و پیش بینی های بیزینس خود، از منابع صحیح و مناسبی سود ببریم.

هدف از بررسی زمان تهیه صورت های مالی، تطبیق دادن شرایط کلی فعالیت ها و پروسه هایی است که در این خصوص انجام می شود. ضمن اینکه به این وسیله در نظر است تا بدانیم که کدام زمان و روند مربوط به حوزه صورت های مالی می تواند برای ما یک گزینه سودآور و موثر را شکل داده و برای برنامه ریزی های آینده ما مفید واقع شود.

مورد دیگری که در رابطه با زمان تهیه صورت های مالی و گزینه های مرتبط با آن از اهمیت بسزایی برخوردار است، به سرمایه گذاران و شرکت هایی بر می گردد که مایلند تا با شناخت کامل و کافی از بیزینس و سازمان شما، در خصوص پروسه های مختلف تجاری با شما همکاری داشته باشند. به طور حتم، این افراد و شرکت ها و در وهله اول به صورت های مالی شما اهمیت داده و بر اساس آن به شرکت و سازمانتان اعتماد می کنند. اما اگر زمان تهیه صورت های مالی به دقت و به وقت خود شکل نگرفته و صورت نپذیرد، جهت پیشرفت سازمان و کسب و کار شما هیچگونه تضمینی وجود نخواهد داشت.

پس می توان گفت که هر وقت زمان تهیه صورت های مالی را به دقت در نظر گرفته و آن را اجرا کرده باشیم، کلیه پروسه ها و  گزارش های بیزینس ما به روز بوده و می توانیم از آنها اطلاعات کامل و جامعی به دست آوریم. این اطلاعات، به کلیه فعالیت های اقتصادی سازمان ما مرتبط خواهد بود و زمان تهیه آن در اکثر موارد به صورت سالانه انجام می شود. اما زمان تهیه صورت های مالی به صورت شش ماهه نیز قابل انجام و ارائه در نظر گرفته می شود.

زمان تهیه صورت های مالی بر اساس انواع مختلف

همان طور که می دانید، زمان تهیه صورت های مالی بر اساس نیاز یک شرکت و سازمان می تواند تغییر کند. اما از سوی دیگر، این مورد مهم از انواع مختلفی نیز برخوردار است که هر کدام از آنها اطلاعاتی ویژه و البته تماماً به روز، حرفه ای و مرتبط به امور سازمان را شامل شده و می توانیم با استفاده از انواع شیوه های جستجوی مخصوصی که در سیستم ها و حوزه های مالی و حسابداری وجود دارد، به آنها دسترسی سریع و راحتی داشته باشیم.

اما هر متخصص و حسابدار فعال در حوزه مورد بحث باید بداند که در زمان تهیه صورت های مالی، مقوله محرمانه بودن آنها را به خوبی در نظر گرفته و در حفظ این اسرار و گزارش های به دست آمده بکوشد. البته بهتر است عنوان شود که این اسناد و هر گونه مدرک مرتبط، در رده فوق العاده محرمانه طبقه بندی می شود. به همین دلیل است که هر شرکت و سازمانی، یک سری حسابدار و کارشناس معتمد و حرفه ای دارد که برای تهیه صورت های مالی از آنها استفاده می کند. در نهایت باید گفت که در زمان تهیه صورت های مالی، تنها مدیران ارشد و صاحبان بیزینس مربوطه می توانند به اطلاعات به دست آمده دسترسی داشته باشند.

در حالت و شکل کلی و البته در زمان تهیه صورت های مالی باید دقت کرد که این حوزه از چندین شکل و مدل برخوردار است و می توانیم صورت های مالی را به دسته های اصلی ذیل تقسیم بندی کنیم:

• ترازنامه
• صورت های سود و زیان
• صورت جریان های وجوه نقد
• صورت سود و زیان جامع

این موارد، هر کدام از بخش ها و تعاریف متعددی سود می برند که در زمان تهیه صورت های مالی باید به آنها دقت کرد. در ادامه، هر کدام از سرفصل های مورد اشاره را توضیح داده و بررسی می کنیم.

صورت مالی ترازنامه

در صورت مالی ترازنامه تعیین می گردد که هر شرکت و بیزینسی تا چه میزان از منابع دارایی برخوردار بوده و بدهی آن هم تا چه میزان است. این موضوع به سازمان و متخصصان حسابداری کمک می کند تا بر اساس تفاوت این دو حوزه، حقوق صاحبان سهام شرکت را به درستی و دقت کامل تعیین نمایند. در صورت مالی ترازنامه، فرمول خاصی در نظر گرفته شده است که با توجه به این گزینه، معادله اصلی ترازنامه و هر کدام از جستارهای مرتبط با آن محاسبه می شود. فرمول مربوطه را می توان به این صورت تعیین کرد: دارایی یک شرکت برابر است با: کلیه موارد بدهی+ حقوق صاحبان سهام. در اینجا یک مورد مهم وجود دارد. می توانیم از حقوق صاحبان سهام با عنوان سرمایه نیز نام ببریم.

صورت مالی سود و زیان

یکی دیگر از قسمت های مهمی که در زمان تهیه صورت های مالی شرکت ها وجود دارد، مقوله و حوزه بسیار مهم و تعیین کننده سود و زیان است. این گزینه برای تمامی سازمان ها و کسب و کارها از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. زیرا با توجه به این صورت مالی می توانند میزان سودآوری خود را به صورت سالانه تهیه کرده و آن را در قالب گزارشی به سهامداران شرکت اعلام کنند. یعنی اگر بخواهیم تا این مورد را به صورت و شکلی ساده توضیح دهیم، می توان گفت در صورتیکه عملکرد شرکتی در طول یک سال مورد تحلیل و بررسی قرار گیرد، در واقع صورت مالی سود و زیان آن تعیین شده است.

از سوی دیگر، چنانچه قصد داشته باشیم تا میزان سودآوری یک سازمان را در طی یک سال مالی تعیین کنیم، مناسب ترین و موثرترین شیوه برای انجام این کار استفاده از گزارش سود و زیان خواهد بود. یعنی سازمان تا چه میزان درآمد داشته، چه مخارجی انجام داده و در نهایت میزان سود آن به چه صورت بوده است. به عبارتی، سود خالص عبارت است از کسر درآمدها از هزینه ها.

روش های محاسبه صورت های مالی سود و زیان

برای تعیین و تهیه صورت های مالی سود و زیان، دو گزینه وجود دارد. اول اینکه، هزینه ها و درآمدها را به صورت کامل و جامع تعیین و محاسبه کرده و سپس با کسر هزینه ها از درآمدها، به صورت مالی مربوطه دست خواهیم یافت. اما در شیوه و روش دیگر، می توان تفاضل درآمدها و هزینه های عملیاتی را محاسبه کرد و همین کار را برای هزینه ها و درآمدهای غیر عملیاتی انجام خواهیم داد. سپس، اعداد به دست آمده از کسر موارد عملیاتی و غیرعملیاتی، به سود آن سازمان و یا شرکت می رسیم. هر دوی این فرمول ها و شیوه ها، در زمان تهیه صورت های مالی از اهمیت بسزایی برخوردارند.

صورت جریان وجوه نقد

در واحد مالی و حسابداری هر سازمان و کسب و کاری، مبالغ متفاوتی از وجوه نقد وجود داشته که به شیوه های مختلف و برای امور گوناگون جریان پیدا می کند. بر همین اساس، لیست و صورت مالی مربوط به وجوه نقد، در واقع کلیه تراکنش های مالی یک سازمان و بیزینس محسوب گردیده و بر اساس گزارش هایی که با توجه به این مورد تهیه می شود، می توان شیوه ها و روش های ورود سرمایه و پول به داخل شرکت را بررسی و تحلیل کرد.

مضاف بر اینکه، به کلیه این موارد مهم، در لیست صورت گردش نقدینگی اشاره خواهد شد. اگر سازمان و کسب و کاری در نظر داشته باشد تا به انجام سرمایه گذاری ها و پروژه های جدیدی اقدام کند، می تواند از گزارش میزان نقدینگی استفاده کرده تا در خصوص تصمیم گیری های آینده دید واضح و مشخصی داشته باشد.

صورت سود و زیان جامع

هر شرکتی نیاز دارد تا در پایان سال مالی خود، آن را به صورت کامل ارائه کرده و به اصطلاح ببندد. در اینجا، شرکت ها به تهیه صورت مالی سود و زیان جامع اقدام می کنند. البته باید در نظر داشت که وقتی به محاسبه صورت مالی سود و زیان جامع اقدام می کنیم، حساب های شرکت باز بوده و بسته شدن برای آنها اتفاق نخواهد افتاد.

در طول روند تهیه صورت سود و زیان جامع، هر آنچه که به درآمدها، هزینه ها و مواردی از این دست مرتبط می شود، می باید تا محاسبه و تعیین گردد. در این پروسه، کلیه سودهای انباشته شرکت که با کاهش و یا افزایش مواجه شده اند، مشخص شده و در خصوص شرکت هایی که به صورت سهامی هستند، سود هر سهامدار در برابر هر سهم را به شکل گزارش های مربوطه می توان مشخص و تعیین کرد.

مزایا و اهمیت زمان تهیه صورت های مالی

تهیه صورت های مالی، تنها برای ارائه گزارش های متنوع مالی به سهامداران، مدیران ارشد شرکت و صاحبان کسب و کار انجام نمی شود. این صورت ها با در نظر گرفتن روشی دیگر، برای منافع شرکت ها تهیه می شوند. زیرا هر بیزینسی می تواند با توجه به آنها، به برنامه ریزی های آینده پرداخته و اهداف مدنظر خود را گسترش دهد. ضمن اینکه هر شرکتی می تواند تا در زمان تهیه صورت های مالی، در بخش هایی که نقطه ضعفی جهت درآمد و سودآوری مشاهده می شود، تجدید نظر کرده و برای بهبود آن برنامه ریزی کنند.

از دیگر مزایایی که در زمان تهیه صورت های مالی به دست می آید، به صورت ذیل قابل ارائه است:

• ارزیابی سود و زیان، درآمد و هزینه
• مقایسه تولید و فروش نسبت به دوره های مالی در سال های گذشته
• بررسی نوع عملکرد دیگر شرکت ها و رقبا که در حوزه مشابه فعالیت دارند
• مرور شیوه حرکت و پیشرفت شرکت بر طبق قوانین و اهداف از پیش تعیین شده
• مطالعه و تحقیق در خصوص تاثیرات تورم بر فعالیت ها و پروژه های شرکت
• تعیین میزان استهلاک ماشین آلات و هر آنچه که به تجهیزات شرکت مرتبط است

در پایان این بخش باید گفت که در زمان تهیه صورت های مالی و به دست آوردن گزارش های کامل و جامع مربوطه، باز هم باید از یادداشت های تکمیلی حسابداران و کارشناسان مالی سود ببریم تا در خصوص درخواست مدیران ارشد، توضیحات تکمیلی ارائه شده و در ایجاد شفافیت بیشتر صورت های مالی به مدیران مساعدت و یاری رسانده شود.

جمع بندی

یکی از اهدافی که در زمان تهیه صورت های مالی توسط شرکت ها و سازمان های گوناگون دنبال می شود، گزارش‌ها و داده هایی است که به دقت توسط کارشناسان و متخصصان حوزه مربوطه، مورد بررسی و ارائه قرار گرفته است. بنابراین، می توان گفت که تهیه صورت های مالی، یک روند مهم و لاینفک است که هر واحد مالی و حسابداری باید به دقت هرچه تمام تر به آن پرداخته و آن را به نحوی حرفه ای و جامع اجرا نماید.

این صورت های مالی مهم و موثر، به صورت سالانه و یا بنابر صلاحدید مدیران و سهامداران، هر شش ماه یک بار تهیه شده و علاوه بر ارائه وضعیت مالی شرکت، سودآوری، هزینه ها و هر آنچه را که به ضرر و زیان سازمان مربوط می شود، می‌تواند در پیش بینی های آینده، تصمیم گیری های مهم و تعیین اهداف مربوط به سرمایه گذاری و موارد مرتبط، به یک صاحبان بیزینس و کسب و کار کمک کند.

هرچند می توان به صورت جزئی و یا خلاصه، در رابطه با زمان تهیه صورت های مالی آموزش هایی را دریافت کرد، اما آموزش حسابداری در این زمینه باید کامل و جامع باشد. بنابراین، دوره هایی توسط وب سایت ها و موسسات گوناگون ارائه می شود. مطلبی که مرور کردید نیز توسط وب سایت رهبر حساب تهیه و ارائه شده است که می تواند برای ایجاد روندهای پایه مرتبط با زمان تهیه صورت های مالی، برای حسابداران و متخصصان این حوزه، مفید باشد. جهت دریافت اطلاعات تکمیلی در خصوص دوره آموزش حسابداری، می توانید با تیم رهبر حساب در تماس باشید.