لوگو رهبر حساب
ورود و عضویت
0
سبد خرید شما خالی است
0
سبد خرید شما خالی است

انواع و الگوی صورتحساب الکترونیکی در سامانه مودیان

Types and templates of electronic invoices
0 دیدگاه
صورتحساب الکترونیکی
8 دقیقه دقیقه برای مطالعه
انواع و الگوی صورتحساب الکترونیکی در سامانه مودیان

یکی از جنبه‌ های حیاتی در سامانه‌ های مودیان، صورتحساب الکترونیکی می‌ باشد که نقش اساسی در رفاه و بهینه‌ سازی فرآیند های مالی دارد. در این مقاله به بررسی انواع و الگو های مختلف صورتحساب‌ های الکترونیکی در سامانه‌ های مودیان می‌ پردازیم. در دهه‌ های اخیر، با پیشرفت فناوری اطلاعات و ارتباطات، استفاده از سامانه‌ های مودیان به عنوان یکی از ابزار های کلیدی در مدیریت امور مالی شرکت‌ ها و سازمان‌ ها رو به افزایش گرفته است. این سامانه‌ ها به شکل‌ های مختلفی توانمندی‌ های مالی را در اختیار کاربران قرار می‌ دهند، از جمله موضوعاتی چون مدیریت حسابداری، پرداخت و دریافت وجوه، و ارائه گزارشات مالی.

یکی از انواع متداول صورتحساب‌ های الکترونیکی، صورتحساب‌ های مبتنی بر سرور است. این نوع صورتحساب با استفاده از سرور های مرکزی ذخیره و مدیریت می‌ شوند و به کاربران امکان ارسال و دریافت آنها را فراهم می‌ کنند. همچنین، صورتحساب‌ های الکترونیکی بر مبنای وب، که از طریق پلتفرم‌ های آنلاین ارسال و دریافت می‌ شوند، نیز به دلیل سهولت استفاده و دسترسی گسترده، جایگاه ویژه‌ ای پیدا کرده‌ اند.

در این راستا، انواع مختلف صورتحساب‌ های الکترونیکی باید با نیاز ها و الزامات سازمان‌ ها هماهنگ شوند. از این رو، در این مقاله به بررسی مواردی چون امنیت، سهولت استفاده، و هماهنگی با سایر سامانه‌ ها در طراحی و پیاده‌ سازی صورتحساب‌ های الکترونیکی خواهیم پرداخت.

در پایان، اهمیت توسعه و بهبود مستمر این صورتحساب‌ ها به عنوان یک ابزار برجسته در مدیریت مالی را مورد بررسی قرار داده و به راهکار ها و پیشنهادات بهینه‌ سازی در این زمینه پرداخته خواهد شد. به این ترتیب، این مقاله که توسط کارشناسان مالی موسسه آموزش حسابداری رهبرحساب نوشته شده است، به عنوان یک راهنمای جامع برای فهم انواع و الگو های صورتحساب‌ های الکترونیکی در سامانه‌ های مودیان عنوان می‌ شود.

 

صورتحساب الکترونیکی چیست؟

صورتحساب الکترونیکی یا “فاکتور الکترونیکی” یک نسخه دیجیتال از صورتحساب سنتی می‌باشد که به صورت الکترونیکی ایجاد، ارسال و دریافت می‌ شود. در مقایسه با فاکتور های متداول چاپ شده، صورتحساب الکترونیکی به صورت دیجیتال ارسال و در محیط‌ های الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌ گیرد. این نوع فاکتور ها اغلب به صورت فایل‌های PDF یا فرمت‌ های دیگر از طریق ایمیل یا پورتال‌ های آنلاین ارسال می‌ شوند.

صورتحساب الکترونیکی دارای مزایای زیادی است که به شرکت‌ ها و مشتریان خدمات مالی کمک می‌ کند. در ادامه، برخی از ویژگی‌ ها و مزایای این نوع صورتحساب را بررسی می‌ کنیم:

  1. سهولت ارسال و دریافت: با ارسال صورتحساب الکترونیکی از طریق ایمیل یا پورتال‌ های آنلاین، فرآیند ارتباطات و تبادل اطلاعات بین شرکت‌ ها و مشتریان بهبود می‌ یابد. این فرآیند سریع‌ تر، کارآمد تر و کم‌ هزینه‌ تر است.
  2. قابلیت اتصال به سیستم‌های مدیریت مالی: امکان اتصال صورتحساب الکترونیکی به سیستم‌ های حسابداری و مالی شرکت‌ ها، به تسهیل در فرآیند بررسی و ثبت حساب‌ های مالی می‌ انجامد.
  3. امنیت بیشتر: اغلب صورتحساب‌ های الکترونیکی با استفاده از رمزنگاری اطلاعات به امانت بیشتری دست می‌ یابند. این امر از نظر امنیتی اطلاعات مشتریان و شرکت‌ ها بسیار حائز اهمیت است.
  4. پیگیری وضعیت پرداخت: با استفاده از صورتحساب الکترونیکی، مشتریان به راحتی می‌ توانند وضعیت پرداخت خود را پیگیری کنند و از طریق اطلاعیه‌ ها به‌ روز رسانی شده در خصوص وضعیت صورتحساب خود باشند.

استفاده از صورتحساب الکترونیکی به عنوان یک ابزار مدیریتی مالی موثر، به سازمان‌ ها کمک می‌ کند تا در دنیای دیجیتال امروزی، بازدهی بیشتر و رضایت مشتریان را ارتقاء دهند.

با توجه به تعریف پایانه‌ های فروشگاهی و سامانه مودیان، صورتحساب الکترونیکی به عنوان یک فاکتور دیجیتال، باید دارای ویژگی‌ های زیر باشد:

  1. شماره مالیاتی یکتا: این نسخه الکترونیکی باید یک شماره مالیاتی منحصر به فرد را شامل شود.
  2. ذخیره اطلاعات در حافظه مالیاتی فروشنده: تمام اطلاعات موجود در صورتحساب الکترونیکی باید به صورت امن در حافظه مالیاتی فروشنده ذخیره شود.
  3. تناسب مشخصات و اقلام اطلاعاتی با نوع کسب و کار: مشخصات و اطلاعات مربوط به صورتحساب الکترونیکی باید توسط سازمان مودیان متناسب با نوع فعالیت کسب و کار تعیین و اعلام شوند.

 

صورتحساب الکترونیکی چیست؟

 

تفاوت صورتحساب الکترونیکی در سامانه مودیان با صورتحسابهای قبلی

تفاوت‌ های اساسی صورتحساب الکترونیکی نسبت به فاکتور های فروش دستی و یا سیستمی قبلی در موارد زیر مشخص می‌ شود:

  1. استفاده از پایانه فروشگاهی

الزام به استفاده از پایانه فروشگاهی برای مودیانی که موظف به صدور صورتحساب الکترونیکی هستند، وجود دارد. این پایانه‌ ها به عنوان واسطه‌ ای برای ارسال و دریافت صورتحساب‌ های الکترونیکی عمل می‌ کنند.

  1. ذخیره در حافظه مالیاتی

مودیان ملزم به ذخیره صورتحساب‌ های الکترونیکی در حافظه مالیاتی خود هستند. این تغییر از تبادل فاکتور رسمی به صورت‌ های سنتی میان خریدار و فروشنده که کفایت می‌ کرد، به نیاز به ذخیره‌ سازی الکترونیکی منطبق با الزامات مالیاتی تبدیل شده است.

  1. شماره‌ گذاری یکپارچه خودکار

سامانه مودیان به صورت خودکار به هر صورتحساب الکترونیکی یک شماره منحصر به فرد مالیاتی اختصاص می‌ دهد. این امر با متد قبلی که شماره‌ گذاری به صورت دستی یا توسط سیستم حسابداری انجام می‌ شد، تفاوت دارد و به اطلاعات مودی صادر کننده صورتحساب وابسته است.

  1. عدم نیاز به ثبت در سامانه معاملات فصلی

با تعریف صورتحساب‌ های الکترونیکی برای سازمان مالیاتی، نیاز به ثبت این صورتحساب‌ ها در سامانه معاملات فصلی برای مودی از بین می‌ رود. این امر به مودیان تکلیف اضافی برای ارسال گزارشات خود در سامانه معاملات فصلی نمی‌ افزاید.

 

انواع صورتحساب قابل قبول در سامانه مودیان

اطلاعیه اخیر سازمان مالیاتی، به منظور ارائه راهنمایی جامع در زمینه صدور صورتحساب مناسب و اجرای صحیح سامانه مودیان، انواع صورتحساب‌ های معتبر را به شرح زیر تعریف نموده است:

  1. صورتحساب الکترونیکی

  2. صورتحساب غیرالکترونیکی

  3. صورتحسابهای معتبر الکترونیکی

صورتحسابهای الکترونیکی، از نظر اطلاعات درج شده و اعتبار مالیاتی، به گروه‌های مختلف طبقه‌ بندی می‌ شوند:

  • صورتحساب الکترونیکی نوع اول

در این نوع صورتحساب الکترونیکی، کلیه جزئیات معامله از جمله نوع فروش، هویت فروشنده و خریدار، تاریخ و زمان صدور صورتحساب، و مشخصات کالا یا خدمت به دقت ثبت می‌ شود. این صورتحساب پس از اعتبارسنجی و تایید توسط سامانه مودیان، به عنوان اعتبار مالیاتی برای خریدار محسوب می‌ شود.

ویژگی‌ های مهم این نوع صورتحساب عبارتند از

– استفاده از شماره یکتای مالیاتی 22 رقمی

– قابلیت عرضه کالا یا خدمات به صورت نقد و نسیه

– پذیرش اعتبار مالیاتی خرید انجام شده برای خریدار در صورت ثبت نام در سامانه مودیان و ایجاد کارپوشه

– امکان ثبت کلیه اطلاعات مورد نیاز برای مشاغل خاص نظیر طلا فروشی‌ ها، شرکت‌ های هواپیمایی و موارد مشابه

  • صورتحساب الکترونیکی نوع دوم

این نوع صورتحساب شامل اطلاعات کامل فروشنده و جزئیات کامل معامله، اطلاعات محصول یا خدمت است. در این حالت، درج اطلاعات خریدار به صورت اختیاری بوده و از نظر اعتبار مالیاتی، تاثیری برای خریدار ایجاد نمی‌ کند.

از آن‌ جا که این نوع صورتحساب می‌ تواند در معاملات نقدی و در زمان تحویل محصول به مصرف‌ کننده نهایی مورد استفاده قرار گیرد و اطلاعات خریدار اختیاری است، این صورتحساب نقش مهمی در سیستم‌ های فروش نقدی ایفا می‌ کند و برای خریدار اعتبار مالیاتی ایجاد نمی‌ شود.

  • صورتحساب الکترونیکی نوع سوم

در این نوع صورتحساب الکترونیکی، متعلق به رسید های پرداخت وجه است که از دستگاه‌ های کارتخوان بانکی یا درگاه‌ های پرداخت الکترونیکی صادر می‌ شود. این صورتحساب‌ ها، مطابق با مقررات سازمان مالیاتی، به عنوان پایانه فروشگاهی معتبر مورد تائید قرار می‌ گیرند.

در این نوع صورتحساب‌ های الکترونیکی، که برای معاملات نقدی و یا مصرف‌کننده نهایی استفاده می‌ شوند، تنها اطلاعاتی که قابل دسترسی است، شامل مبلغ پرداختی، مشخصات پذیرنده (شماره سوئیچ، شماره پذیرنده و شماره پایانه)، شماره پیگیری، تاریخ و زمان پرداخت، و حداقل اطلاعات فروشنده می‌ باشد. بدیهی است که خریدار امکان استفاده از این نوع صورتحساب به عنوان اعتبار مالیاتی را ندارد.

توجه: لازم به ذکر است که این صورتحساب‌ های الکترونیکی نیز دارای یک شماره منحصر به فرد مالیاتی هستند.

 

انواع صورتحساب قابل قبول در سامانه مودیان

 

صورتحسابهای معتبر غیر الکترونیکی

با بهره‌ برداری از سامانه مودیان و عضویت تمامی مشمولین در این سامانه، صدور صورت‌ حسابهای غیرالکترونیکی تنها در شرایط خاص و موارد مشخص قابل قبول از سوی سازمان مالیاتی است و در سایر مواقع، این صورتحسابها فاقد اعتبار خواهند بود. بر اساس تعیینات سازمان مالیاتی، صورتحساب های غیرالکترونیکی که تحت پوشش قرار می‌ گیرند به شرح زیر هستند:

  1. صورتحساب کاغذی

برای افرادی که به دلیل قوانین و مهلت‌ های مربوط به قوانین مالیاتی مشمول صدور صورتحساب الکترونیکی نمی‌شوند، مثل افراد تحت ماده 81 ق.م.م با تایید سازمان مالیاتی. این افراد مجاز به استفاده از صورتحسابهای کاغذی هستند که با تایید سازمان مالیاتی صورت می‌ گیرد.

در این حالت، صورتحسابهای کاغذی صادره، تمام اطلاعات مربوط به صورتحساب الکترونیکی را شامل می‌ شود، به استثنای اطلاعاتی که توسط سامانه به صورتحساب افزوده می‌ شود (مثل شماره منحصر به فرد مالیاتی).

  1. صورتحساب شمس

صورتحساب شناسه‌ دار معتبر سازمان (شمس) یک فرم سه نسخه‌ ای با شناسه یکتای سازمان مالیاتی است. این صورتحساب در صورت بروز حوادث یا نقص فنی، برای فروش کالا یا خدمات استفاده می‌ شود و دارای اعتبار مالیاتی می‌ باشد.

طبق دستورالعمل با شماره 200/1400/508 مورخ 1400/2/25، که درباره نحوه ثبت و ارسال صورتحساب صادره موضوع است، در مواردی که به دلیل وقوع حادثه یا وجود نقص فنی، امکان صدور و ثبت صورتحساب الکترونیکی امکان‌ پذیر نباشد، مشمولین ملزم به استفاده از صورتحساب های دیگر می‌ باشند. به این ترتیب، مودی موظف است این موارد را حداکثر تا پایان روز اداری بعد به سازمان مالیاتی یا شرکت مورد تأیید اعلام کند. همچنین، پس از رفع حادثه یا نقص فنی، مودی موظف است ظرف 7 روز اطلاعات فروش را در کارپوشه شخصی خود ثبت و یا مستندات را به شرکت معتمد تحویل دهد.

 

نحوه انتخاب صورتحساب الکترونیکی برای هر نوع کسب و کار

انتخاب درست نوع صورتحساب الکترونیکی بر اساس نوع فعالیت اقتصادی مودیان بسیار حیاتی است؛ زیرا صدور یا دریافت صورتحساب نامناسب، ممکن است به خساراتی نظیر عدم احتساب اعتبار مالیاتی ارزش افزوده منجر شود. در اینجا، صورتحساب مناسب برای هر دسته کسب و کار توضیح داده شده است:

  1. معاملات بین کسب و کار ها (B to B)

در این نوع معاملات، که بین دو شرکت انجام می‌ شود، فروشنده موظف به صدور صورتحساب نوع اول است و خریدار نیز موظف به دریافت صورت حساب نوع اول می‌ باشد.

  1. معاملات با مصرف‌ کننده نهایی (B to C)

در این حالت، که فروش به مصرف‌ کننده نهایی را دربر می‌ گیرد، فروشنده می‌ تواند از صورتحساب نوع دوم یا سوم برای ارائه به مشتری استفاده کند. در صورتحساب نوع دوم امکان تفکیک کالا ها و خدمات معاف از ارزش افزوده وجود دارد، اما در صورتحساب نوع سوم این امکان وجود ندارد و تمام اقلام مشمول در نظر گرفته می‌ شوند.

 

نحوه انتخاب صورتحساب الکترونیکی برای هر نوع کسب و کار

 

موضوعات مرتبط با صورتحساب الکترونیکی

صورت حساب های الکترونیکی به تفکیک موضوع و ماهیت، به دسته‌ های زیر تقسیم می‌شوند:

  1. صورتحساب مرجع

– صورتحساب اصلی فروش با هر وضعیت (تایید، رد، یا عدم نیاز به واکنش)

– صورتحساب اصلاحی/برگشت از فروش در حالت تایید یا عدم نیاز به واکنش

  1. صورتحساب ارجاعی

– صورتحساب های اصلاحی، برگشت از فروش و ابطالی را صورت حساب ارجاعی می‌ نامند.

  1. صورتحساب اصلی

– اولین صورتحساب الکترونیکی که با هر معامله صادر و در سامانه مودیان ثبت می‌ شود.

  1. صورتحساب اصلاحی

– صورت حساب جدیدی که پس از صدور و ثبت صورت حساب اصلی، فروشنده نیازمند به اصلاح اطلاعات شخصی خود در صورتحساب باشد، این نوع صورتحساب باید شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب مرجع را داشته باشد.

  1. صورتحساب ابطالی

– صورتحساب الکترونیکی ابطالی، در صورت بروز حادثه یا نقص فنی، جهت ابطال صورت حساب های قبلی صادر می‌ شود.

  1. صورتحساب برگشت از فروش

– صورتحساب الکترونیکی برگشت از فروش که اطلاعاتی از صورتحساب اصلی را شامل می‌ شود. این صورت حساب شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب مرجع را دارد.

 

شرایط پذیرش صورتحساب برگشت از فروش

– اطلاعات مربوط به خریدار تغییر نکند.

– تعداد یا مقدار کالا/خدمت نسبت به صورتحساب مرجع باید کاهش یابد.

– اگر تمام اقلام برگشت داده شده باشند، باید صورتحساب ابطالی صادر شود.

– مبالغ مربوط به کالا/خدمت در صورتحساب برگشت از فروش نباید نسبت به صورت حساب اصلی تغییر یابد.

 

شرایط پذیرش صورتحساب برگشت از فروش

 

3  نکته مهم در صدور انواع صورتحساب

  1. تغییر اطلاعات مربوط به خریدار، شناسه کالا/خدمت، نوع و الگوی صورتحساب در هیچ یک از انواع صورتحساب‌ ها (اصلاحی، ابطالی و یا برگشت از فروش) ممکن نمی‌ باشد.
  2. استفاده هم‌ زمان از یک صورتحساب مرجع در صورت حساب اصلاحی و یا برگشت از فروش ابطال نشده مجاز نمی‌ باشد.
  3. هر صورت حساب تنها می‌ تواند به عنوان مرجع یک صورتحساب ابطالی قرار گیرد.

سخن پایانی

در این مقاله به اهمیت صورتحساب الکترونیکی و انواع آن پرداخته شده است، صورتحساب الکترونیکی نقش اساسی در بهبود فرآیند های مالیاتی و تجاری با ایجاد شفافیت و کاهش خطا ها ایفا می‌ کند. انواع مختلف صورتحساب الکترونیکی شامل نوع اول، دوم و سوم، هر کدام با ویژگی‌ ها و کاربرد های خاص خود، در سامانه مودیان مورد استفاده قرار می‌ گیرند. هر نوع از این صورتحساب‌ ها دارای ویژگی‌ ها و الزامات مشخصی است که متناسب با نوع معامله و نیاز های مالیاتی مخاطبان متفاوت است. این تنوع ویژگی‌ ها به مودیان امکان می‌ دهد تا بهترین نوع صورتحساب الکترونیکی را بر اساس نیاز های کسب و کار خود انتخاب کنند. همچنین اگر تمایل به افزایش سواد مالی خود دارید ما دوره آموزش اصول حسابداری و دوره آموزش سامانه مودیان مالیاتی را به شما عزیزان پیشنهاد می کنیم.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *