معرفی شناسه کالا و خدمت | راهنمای کامل دریافت و استفاده آنها
در سال های اخیر، دولت با هدف شفاف سازی فعالیت های اقتصادی، جلوگیری از قاچاق کالا و ایجاد نظم در زنجیره تأمین، سامانه های مختلفی را راه اندازی کرده است که این سامانه ها یکی از تمهیداتی هستند که برای جلوگیری از فرار مالیاتی نیز در نظر گرفته اند؛ مانند سامانه مودیان مالیاتی. طبق قانون پایانه های فروشگاهی و سامانه مودیان، کلیه مشمولین این ضوابط برای فروش کالا و خدمات به مشتریان، باید اقدام به صدور صورت حساب الکترونیکی کرده و آن را به سامانه مودیان ارسال کنند. سیستم شناسه کالا و خدمت، امکان ردیابی دقیق کالاها از مرحله تولید یا واردات تا فروش نهایی را فراهم می کند؛ به همین دلیل، آشنایی با مفهوم شناسه کالا و نحوه دریافت آن برای تولید کنندگان، وارد کنندگان، فروشندگان و حتی ارائه دهندگان خدمات بسیار مهم است. موسسه رهبر حساب (راهبرحساب)، مرکز آموزش و اخبار کاربردی حسابداری و مالیات، در این مقاله جامع، قرار است مثل یک مشاور مالیاتی و با حوصله، همه چیز را توضیح دهد و صفر تا صد ماجرای معرفی شناسه کالا و خدمت را بررسی کند. از اینکه اصلا این کلید ها چی هستند، از کجا آمدند تا آموزش قدم به قدم دریافت و استفاده از آن ها در فاکتور ها. اگر در حسابداری تازه کار هستید، مقالات حسابداری این حوزه به شما کمک می کند مفاهیم پیچیده را ساده تر درک کنید و با اعتماد بیشتری پیش بروید.
معرفی شناسه کالا و خدمت
بیایید بحث را خیلی ساده شروع کنیم. تصور کنید وارد یک شهر بزرگ شده اید که میلیون ها آدم در آن زندگی می کنند. چطور می توان یک فرد خاص را پیدا کرد؟ بله، با «کد ملی». شناسه کالا و خدمت (Commodity and Service ID) دقیقا حکم همان کد ملی را برای محصولات و خدمات شما در سامانه مودیان دارند.
شناسه کالا چیست؟
شناسه کالا یکی از مهم ترین ابزارهای شناسایی محصولات در نظام تجاری و مالیاتی ایران است. شناسه کالا یک کد یکتا 13 رقمی (و گاهی تا 16 رقمی) است که برای شناسایی دقیق، به هر دسته یا مدل خاص از کالاها اختصاص داده می شود. دقت کنید که این کد برای «هر عدد» کالا نیست، بلکه برای «مدل» کالا است. مثلا تمام گوشی های سامسونگ مدل گلکسی S23 با ظرفیت ۲۵۶ گیگابایت، یک شناسه کالای یکسان دارند. این کد در سامانه جامع تجارت ایران (ntsw.ir) صادر می شود و زبان مشترک بین شما، گمرک، وزارت صمت و سازمان امور مالیاتی است. این موضوع را در نظر داشته باشید که صدور شناسه کالا اختصاصی یک بازه زمانی 6 ماهه را طی می کند، در نتیجه در این زمان شما می توانید از سایت استاف آیدی شناسه کالا عمومی کالای خود را دریافت کرده و استفاده کنید. شناسه کالا مشخصات اصلی آن نوع کالا مانند نوع محصول، برند، مدل و ویژگی های فنی آن را مشخص می کند.
شناسه خدمت چیست؟
اگر کسب و کار شما فیزیکی نیست و خدماتی ارائه می دهید (مثل طراحی سایت، تعمیرات خودرو، مشاوره حقوقی، خدمات پزشکی، حمل و نقل و …)، به جای شناسه کالا باید از «شناسه خدمت» استفاده کنید. این کد نیز یکتاست و نشان می دهد شما دقیقا در ازای چه کاری از مشتری پول دریافت کرده اید. ، شناسه خدمت را می توانید از سایت gs1 درخواست بدید و دقیقا همانند شناسه کالا صدور آن 6 ماه زمان می برد که در این بازه می توانید از سایت استاف آیدی شناسه خدمت عمومی خود را دریافت کرده و استفاده نمایید.
چرا داشتن این شناسه ها از نان شب هم واجب تر است؟
شاید بپرسید: «ما سال ها فاکتور کاغذی می زدیم و مشکلی هم نبود، چرا الان باید درگیر این کدها بشویم؟» پاسخ در مزایای بی نظیر و البته الزامات قانونی جدید نهفته است:
الزام قانونی و فرار از جرایم:
با اجرایی شدن قانون پایانه های فروشگاهی، عدم استفاده از صورتحساب الکترونیکی حاوی این شناسه ها، جریمه های سنگینی (معادل 10درصد از مبلغ فروش) به همراه دارد.
شفافیت مالیاتی و جلوگیری از ممیزی های سلیقه ای:
وقتی شما از شناسه دقیق استفاده می کنید، سیستم مالیاتی به صورت خودکار نرخ مالیات بر ارزش افزوده آن کالا یا خدمت را تشخیص می دهد. دیگر نیازی به بحث با ممیز مالیاتی نیست!
مبارزه با قاچاق کالا:
این شناسه ها نشان می دهند که کالا از مبادی قانونی تولید یا وارد شده است.
سیستمی شدن حسابداری:
نرم افزارهای حسابداری با این شناسه ها ارتباط برقرار کرده و انبارداری و فروش شما را با دقت 100 درصدی مدیریت می کنند.
شفافیت فعالیت های اقتصادی
ایجاد سیستم شناسه کالا اهداف متعددی را دنبال می کند که مهم ترین آن ها افزایش شفافیت در فعالیت های اقتصادی است. در گذشته، نبود یک سیستم استاندارد برای شناسایی کالاها باعث می شد اطلاعات محصولات در سیستم های مختلف به شکل متفاوت ثبت شود و این موضوع مشکلات زیادی در فرآیند نظارت و کنترل ایجاد می کرد. با استفاده از شناسه کالا، تمامی کالاها با یک کد مشخص در سامانه های مختلف ثبت می شوند و این موضوع باعث می شود ارتباط میان سامانه های تجاری، انبارداری، گمرکی و مالیاتی به شکل دقیق تری برقرار شود.
از مهمترین اهداف ایجاد شناسه کالا میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
شفاف سازی گردش کالا در بازار
ایجاد نظم در زنجیره تأمین
تسهیل نظارت نهادهای دولتی
افزایش دقت در ثبت فاکتورهای الکترونیکی
این سیستم کمک می کند تا کالاها از زمان تولید یا واردات تا زمان فروش نهایی قابل ردیابی باشند و تخلفات احتمالی سریع تر شناسایی شود.
کسب و کارهای نیازمند دریافت شناسه کالا و خدمات
پیش از آنکه به بررسی شناسه کالا در سامانه مودیان بپردازیم، ابتدا بهتر است که کسب و کارهایی که مشمول قوانین استفاده از شناسه کالا و خدمات می شوند را به شما معرفی کنیم. به طور کلی تمامی اشخاص و مشاغلی که مشمول ارسال فاکتور در سامانه مودیان هستند نیز مشمول دریافت شناسه کالا و خدمت هستند مانند:
- شرکت های تولیدی و بازرگانی
- کسب و کارهای خرده فروشی
- شرکت های خدماتی
- شرکت های فعال در حوزه صادرات و واردات
کسب و کارهای فعال در حوزه تولیدی و بازرگانی، صادرات و واردات و خرده فروشی باید اقدام به دریافت شناسه کالا کرده و کسب و کارهای خدماتی نیازمند دریافت شناسه خدمات خواهند بود.
نحوه دریافت شناسه کالا و خدمات
به دلیل اینکه که درج شناسه کالا و خدمت جهت رهگیری صورتحساب های الکترونیکی صادره شده از طرف مودیان الزامی می باشد و چون به دلیل تعدد محصولات و خدمت های عرضه شده در سراسر کشور، وزارت صمت، سامانه های جداگانه ای برای اخذ شناسه کالا و خدمات به صورت اختصاصی و عمومی عرضه کرده است.
دریافت شناسه کالا (اعم از عمومی و اختصاصی) از طریق سامانه جامع تجارت صورت می گیرد.
برای اخذ شناسه خدمت (اعم از اختصاصی و عمومی) به وسیله سامانه مرکز ملی شماره گذاری کالا و خدمات جمهوری اسلامی ایران اقدام نمایید
نکته: راهنمای دریافت شناسه خدمت در صفحه اصلی سامانه جامع تجارت به آدرس ntsw.ir در بخش مستندات عمومی در دسترس کاربران قرار گرفته است.
نحوه اخذ/استعلام شناسه اختصاصی کالا
دو روش برای مودیان جهت دریافت شناسه کالا (براساس ماده 13 قانون مبارزه با قاچاق کالا و ارز) در نظر گرفته شده است:
- مودیانی که دارنده ی صلاحیت تولید کننده/وارد کننده هستند
- مودیانی که دارنده ی صلاحیت تولید کننده/وارد کننده نیستند
مودیانی که دارنده صلاحیت تولید کننده/وارد کننده هستند
مراحل دریافت شناسه کالا برای مودیانی که دارای صلاحیت تولید کننده وارد کننده هستند، با توجه به مراحل زیر انجام می شود:
- مراجعه به پورتال سامانه جامع تجارت به آدرس ntsw.ir
- ثبت نام در این سامانه و اخذ نام کاربری و رمز عبور
- تکمیل اطلاعات و دریافت نقش تجاری
- اخذ شناسه کالا (اعم از کالای تولیدی یا وارداتی)
برای انجام هر یک از گزینه های فوق می توانید از راهنما های موجود در سامانه جامع تجارت استفاده نمایید. در ادامه می توانید فایل های راهنمای دریافت نقش تجاری را دریافت کنید.
مودیانی که دارنده صلاحیت تولید کننده/وارد کننده نیستند
اما مودیانی که خودشان دارای جواز اختصاصی تولید کنندگان یا وارد کنندگان نیستند، وظیفه دارند شناسه اقلام کالایی خود را از حلقه های قبلی زنجیره تجاری استعلام و دریافت نمایند.
نحوه ثبت شناسه کالا در صورتحساب برای کالاهای فاقد شناسه
از آنجا که برخی از اقلام کالایی در سامانه جامع تجارت معرفی و کد گذاری نشده اند، مودیان در صورت برخورد با این اقلام کالایی می توانند به طور موقت از شناسه کالا به صورت عمومی استفاده نمایند؛ این افراد همچنین وظیفه دارند از بخش “راهنمای درخواست ایجاد سرفصل در سامانه شناسه کالا” نسبت به درخواست سرفصل کالایی نظیر کالای خود، جهت برقراری امکان دریافت شناسه کالا اقدام نمایند.
پشتیبانی و پاسخ به سوالات شناسه اختصاصی کالا
سامانه جامع تجارت به منظور همراهی با مودیان مالیاتی در استعلام و یا اخذ شناسه کالا به صورت اختصاصی، از طریق راه های ارتباطی زیر پاسخ گوی سوالات و مشکلات آنان خواهد بود:
- تماس تلفنی با شماره 124
- ثبت و پیگیری مشکل از طریق سامانه جامع تجارت
- مکاتبه (نامه نگاری) با دفاتر تخصصی مربوطه در وزارت صمت
مراحل ثبت مشکل در خصوص شناسه اختصاصی کالا
- وارد شدن به سامانه جامع تجارت
- انتخاب گزینه “ثبت و پیگیری مشکل”
- انتخاب گزینه “درخواست جدید”
- انتخاب گزینه “شناسه کالا” در بخش گروه
- انتخاب گزینه “شناسه اختصاصی” در بخش شاخه
- انتخاب گزینه “درخواست صدور/تعیین شناسه اختصاصی” در بخش موضوع
شناسه عمومی کالا چیست؟
مودیان وظیفه دارند تمامی اقدامات لازم جهت اخذ شناسه اختصاصی کالا و خدمت برای محصولات خود را انجام دهند؛ اما در مرحله اول و در صورتی که مودیان بنا به هر دلیل موفق به دریافت و استفاده از شناسه اختصاصی کالا یا خدمات خود نشدند، می توانند از شناسه عمومی محصول مشابه خود در صورتحساب الکترونیکی استفاده نمایند.
سازمان مالیاتی برای آسان سازی صدور صورتحساب الکترونیکی، فهرستی از دسته های کالایی با عنوان شناسه عمومی تهیه کرده است؛ بدین ترتیب مودیان مالیاتی می توانند در مرحله اول، در صورت نبود امکان دریافت/تعیین شناسه اختصاصی کالا، از فهرست یاد شده شناسه عمومی، متناظر کالای خود را انتخاب و استفاده نمایند. در نرم افزار سامانه مودیان راهبر امکان دریافت شناسه کالا و خدمت به سادگی در دسترس است. برای راحتی بیشتر در امور مالی استفاده از دستگاه کارتخوان سامانه مودیان را پیشنهاد می کنیم که بدون نیاز به حسابدار و فقط با کشیدن کارت هم فرآیند فروش انجام می شود و هم صورتحساب الکترونیکی از انواع مختلف صادر می گردد.
روش دریافت یا استعلام شناسه عمومی کالا
شناسه عمومی کالا توسط مودیان و فعالین دریافت نمی شود، بلکه با توجه به فهرستی که توسط سازمان مالیاتی در اختیار مودیان قرار گرفته است، استفاده می شود. برای استفاده از آخرین لیست شناسه عمومی، مودیان می توانند به پورتال شناسه کالا و خدمات سازمان مالیاتی به آدرس stuffid.tax.gov.ir مراجعه نمایند.
پشتیبانی و پاسخ به سوالات شناسه عمومی کالا
در صورتی که مودیان مالیاتی در زمینه شناسه عمومی کالا مشکل یا سوالی داشته باشند، می توانند به روش های زیر مشکل خود را برطرف نمایند:
- ثبت و پیگیری مشکل از طریق سامانه جامع تجارت
- تماس با پشتیبانی مرکز ملی شماره گذاری کالا و خدمات ایران با شماره های 88924605 الی 15، داخلیهای 111، 116 و 123
مراحل ثبت مشکل در خصوص شناسه عمومی کالا
- ورود به سامانه جامع تجارت
- انتخاب گزینه “ثبت و پیگیری مشکل”
- انتخاب گزینه “درخواست جدید”
- انتخاب گزینه “شناسه کالا” در بخش گروه
- انتخاب گزینه “شناسه عمومی” در بخش شاخه
- انتخاب گزینه “درخواست صدور/تعیین شناسه عمومی” در بخش موضوع
تفاوت شناسه کالا با بارکد و GTIN
یکی از سوالات رایجی که بسیاری از فعالان اقتصادی مطرح می کنند، تفاوت میان شناسه کالا و بارکد است. بسیاری از افراد تصور می کنند این دو مفهوم یکسان هستند، در حالی که تفاوت های مهمی میان آن ها وجود دارد.
بارکد یا GTIN یک استاندارد بین المللی برای شناسایی کالاها در سطح جهانی است که بیشتر برای اسکن در فروشگاه ها و سیستم های انبارداری استفاده می شود. در مقابل، شناسه کالا یک کد ملی است که برای شناسایی کالا در سامانه های رسمی کشور طراحی شده است.
در واقع ممکن است یک کالا دارای بارکد بین المللی باشد اما همچنان برای فعالیت در سامانه های داخلی نیاز به شناسه کالا داشته باشد. به همین دلیل کسب و کارها باید توجه داشته باشند که داشتن بارکد به معنای داشتن شناسه کالا نیست.
نکات مهم هنگام ثبت شناسه کالا
هنگام ثبت اطلاعات کالا در سامانه جامع تجارت باید به برخی نکات مهم توجه داشته باشید. وارد کردن اطلاعات نادرست یا ناقص ممکن است باعث رد شدن درخواست یا ایجاد مشکل در فرآیند ثبت کالا شود.
به همین دلیل توصیه می شود قبل از ثبت اطلاعات، مشخصات فنی کالا را به دقت بررسی کنید و اطلاعات را مطابق با واقعیت وارد کنید.
از مهم ترین نکاتی که باید به آن توجه داشته باشید می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ثبت دقیق برند و مدل کالا
- وارد کردن مشخصات فنی کامل
- انتخاب صحیح گروه کالایی
- بررسی وجود شناسه مشابه قبل از ثبت کالا
- استفاده از اطلاعات واقعی و مستند
رعایت این نکات باعث می شود فرآیند دریافت شناسه کالا سریع تر و بدون مشکل انجام شود.
پیامدهای استفاده نکردن از شناسه کالا
استفاده نکردن از شناسه کالا می تواند مشکلات متعددی برای کسب و کارها ایجاد کند. با توجه به قوانین جدید مالیاتی، ثبت اطلاعات کالا بدون شناسه معتبر ممکن است باعث رد شدن صورتحساب الکترونیکی شود. در برخی موارد نیز ممکن است برای کسب و کارها جریمه های مالیاتی در نظر گرفته شود یا امکان ثبت معاملات در سامانه های رسمی وجود نداشته باشد. به همین دلیل توصیه می شود تمامی فعالان اقتصادی که با فروش کالا سروکار دارند، نسبت به دریافت و استفاده صحیح از شناسه کالا اقدام کنند.
روش استعلام شناسه کالا
گاهی ممکن است یک کالا قبلاً در سامانه ثبت شده باشد و نیازی به ایجاد شناسه جدید نباشد. در چنین شرایطی می توان با استفاده از ابزارهای جستجو و استعلام، شناسه کالای موردنظر را پیدا کرد. استعلام شناسه کالا به کسب و کارها کمک می کند تا از ایجاد شناسه های تکراری جلوگیری کرده و از شناسه صحیح برای ثبت معاملات استفاده کنند. برای استعلام شناسه کالا معمولاً می توان از سامانه جامع تجارت یا سایر سامانه های مرتبط استفاده کرد. در این سامانه ها امکان جستجوی کالا بر اساس نام محصول، برند، مدل یا گروه کالایی وجود دارد. پس از جستجو، فهرستی از کالاهای ثبت شده نمایش داده می شود و کاربران می توانند شناسه مربوط به محصول موردنظر را انتخاب کنند. استفاده از شناسه درست اهمیت زیادی دارد، زیرا اگر شناسه ای که در فاکتور ثبت می شود با مشخصات واقعی کالا مطابقت نداشته باشد، ممکن است در بررسی های مالیاتی مشکل ایجاد شود.
شناسه کالا چه نقشی در سامانه مودیان دارد؟
یکی از مهم ترین کاربردهای شناسه کالا در ارتباط با سامانه مودیان است. در این سامانه، هنگام صدور صورتحساب الکترونیکی باید اطلاعات دقیق کالا یا خدمت ثبت شود. یکی از مهم ترین این اطلاعات، شناسه کالا یا شناسه خدمت است. با استفاده از این شناسه، سامانه مالیاتی می تواند نوع کالا، گروه کالایی و مشخصات آن را شناسایی کند و محاسبات مالیاتی را با دقت بیشتری انجام دهد. این موضوع باعث می شود فرآیند بررسی فاکتورها ساده تر و دقیق تر انجام شود. اگر در فاکتور الکترونیکی شناسه کالا به درستی ثبت نشود، ممکن است صورتحساب از سوی سامانه رد شود یا نیاز به اصلاح داشته باشد. به همین دلیل آشنایی با شناسه کالا و استفاده صحیح از آن برای کسب و کارها اهمیت زیادی دارد.
اشتباهات رایج در ثبت شناسه کالا
در فرآیند ثبت یا استفاده از شناسه کالا، برخی اشتباهات رایج وجود دارد که ممکن است باعث ایجاد مشکلات مختلف در ثبت اطلاعات یا صدور فاکتور شود. یکی از رایج ترین اشتباهات، استفاده از شناسه کالای اشتباه برای یک محصول است. گاهی برخی کاربران بدون بررسی دقیق، شناسه کالای یک محصول مشابه را برای کالای خود انتخاب می کنند. در حالی که حتی تفاوت های کوچک در مدل یا مشخصات فنی م تواند باعث شود کالا نیاز به شناسه متفاوتی داشته باشد. از دیگر اشتباهات رایج می توان به ثبت ناقص اطلاعات کالا، انتخاب نادرست گروه کالایی یا عدم بررسی وجود شناسه قبلی اشاره کرد. این موارد ممکن است باعث طولانی شدن فرآیند تأیید یا بروز مشکلات در ثبت معاملات شود. برای جلوگیری از این مشکلات، بهتر است قبل از ثبت کالا، اطلاعات آن به بورت کامل بررسی شده و در صورت وجود شناسه قبلی، همان شناسه استفاده شود.
آیا همه کالاها نیاز به شناسه دارند؟
یکی از سوالات رایج فعالان اقتصادی این است که آیا همه کالاها باید شناسه کالا داشته باشند یا خیر. در پاسخ باید گفت که بسیاری از کالاهایی که در زنجیره رسمی تجارت کشور قرار دارند، نیاز به شناسه کالا دارند. به ویژه کالاهایی که در سامانه جامع تجارت ثبت می شوند یا در سامانه مودیان برای آن ها صورتحساب الکترونیکی صادر می شود، باید دارای شناسه معتبر باشند. البته ممکن است برخی کالاهای خاص یا برخی معاملات جزئی مشمول این الزام نباشند، اما به طور کلی روند قوانین تجاری به سمت استفاده گسترده تر از شناسه کالا حرکت می کند. به همین دلیل بهتر است کسب و کارها از همان ابتدا سیستم ثبت و مدیریت شناسه کالا را در فرآیندهای خود در نظر بگیرند.
آینده سیستم شناسه کالا در تجارت ایران
با گسترش سامانه های دیجیتال در حوزه تجارت و مالیات، نقش شناسه کالا در آینده اقتصاد کشور پررنگ تر خواهد شد. این شناسه می تواند به عنوان یکی از پایه های اصلی مدیریت اطلاعات کالا در سطح ملی عمل کند. در آینده انتظار می رود سامانه های مختلف مانند سامانه انبارها، سامانه گمرک، سامانه مودیان و سایر سیستم های تجاری بیش از پیش به یکدیگر متصل شوند. در چنین ساختاری، شناسه کالا به عنوان یک کد مشترک میان این سامانه ها عمل خواهد کرد. این موضوع باعث می شود فرآیندهای تجاری سریع تر، شفاف تر و قابل کنترل تر شوند. همچنین امکان ردیابی کالا در تمامی مراحل زنجیره تأمین فراهم خواهد شد. به همین دلیل آشنایی با سیستم شناسه کالا و استفاده صحیح از آن نه تنها یک الزام قانونی، بلکه یک ضرورت برای مدیریت حرفه ای کسب و کارها در آینده خواهد بود.
نحوه دریافت/استعلام شناسه اختصاصی خدمت
مودیان مالیاتی برای دریافت شناسه خدمت میتوانند به سامانه portal.gs1-ir.org مراجعه نمایند. در صورت بروز سوالات تخصصی در زمینه معرفی شناسه کالا و خدمت در بخش پرسش و پاسخ سوالات خود را مطرح کنید.
روش دریافت یا استعلام شناسه عمومی خدمت
روند اخذ شناسه خدمت به صورت عمومی کاملا مشابه فرآیند دریافت شناسه اختصاصی خدمت و از طریق سامانه portal.gs1-ir.org انجام می شود. تنها تفاوت در این زمینه شخص مراجعه کننده دریافت شناسه خدمت است. هنگام دریافت شناسه اختصاصی خدمت، شخص مودی به اخذ و یا استعلام شناسه خدمت اقدام می کند؛ اما در زمان دریافت شناسه عمومی خدمت، تشکیلات صنفی مربوطه به نمایندگی از اعضای خود نسبت به اخذ شناسه خدمت به صورت عمومی اقدام نموده و جهت ثبت صورتحساب الکترونیکی، در اختیار اعضای خود قرار می دهند. از جمله این تشکل ها می توان به انجمن ها و اتحادیه ها اشاره نمود.
پشتیبانی و پاسخ به سوالات شناسه خدمت
سازمان صمت امکان رسیدگی به مشکلات مودیان را در خصوص اخذ شناسه خدمت نیز فراهم نموده است. برای این منظور تنها یک راه موجود است:
- تماس با پشتیبانی مرکز ملی شماره گذاری کالا و خدمات ایران با شماره های 88924605 الی 15، داخلی های 111، 116 و 123
چگونه از این شناسه ها در سامانه مودیان استفاده کنیم؟ (صدور فاکتور)
حالا که شناسه های کالا و خدمت خود را در دست داریم، وقت آن است که آن ها را تبدیل به فاکتور قانونی کنیم! صدور صورتحساب الکترونیکی از طریق کارپوشه سامانه مودیان یا نرم افزارهای واسط انجام می شود.
گام اول: انتخاب نرم افزار یا شرکت معتمد
شما می توانید مستقیما از داخل کارپوشه خود در سامانه مودیان فاکتور بزنید (که برای تعداد فاکتور کم مناسب است) و یا از نرم افزارهای حسابداری که متصل به سامانه هستند استفاده کنید. همچنین شرکت های معتمد مالیاتی نیز این کار را برای شما انجام می دهند.
گام دوم: ایجاد صورتحساب جدید
وارد بخش صدور فاکتور شوید. در اینجا از شما نوع صورتحساب پرسیده می شود (نوع ۱ برای فروش به کسب وکارهای دیگر با درج کد ملی/اقتصادی خریدار، و نوع ۲ برای فروش به مصرف کننده نهایی).
گام سوم: ورود اقلام فاکتور با استفاده از شناسه
در بخش ردیف کالا/خدمات، به جای اینکه دستی تایپ کنید «یک عدد لپ تاپ»، کافی است **شناسه کالا** را وارد کنید.
جادوی سیستم در اینجا اتفاق می افتد؛ به محض ورود کد، سیستم متصل به دیتابیس مالیاتی شده و نام کالا، واحد اندازهگیری استاندارد آن و مهم تر از همه، **نرخ مالیات بر ارزش افزوده** آن را به صورت خودکار فراخوانی می کند.
گام چهارم: محاسبه و ارسال
شما فقط کافی است «تعداد» و «مبلغ واحد» را وارد کنید. سیستم خودش مبلغ کل، تخفیفات، مالیات و عوارض را با دقت ریالی محاسبه می کند. پس از چک کردن نهایی، دکمه «ارسال به سامانه مودیان» را بزنید.
اگر همه چیز درست باشد، یک کد 22 رقمی به نام شماره منحصر به فرد مالیاتی به فاکتور شما اختصاص می بابد که نشان دهنده ثبت موفق آن است.
چالشهای رایج و راه حا های طلایی (عیب یابی)
در مسیر استفاده از شناسه ها ممکن است با خطاهایی رو به رو شوید. به عنوان یک مشاور، رایج ترین آن ها را برایتان لیست کرده ایم:
۱. خطای «شناسه کالا نامعتبر است»
علت: ممکن است کد را اشتباه تایپ کرده باشید، یا اینکه این کد هنوز در دیتابیس سازمان امور مالیاتی سینک (همگام سازی) نشده باشد. (گاهی کدی که امروز از وزارت صمت می گیرید، 48 ساعت طول می کشد تا در سامانه مالیاتی قابل خواندن باشد).
راه حل: کد را مجددا در سایت stuffid.tax.gov.ir استعلام کنید. اگر وجود نداشت، یک الی دو روز صبر کنید.
۲. اشتباه بودن نرخ مالیات
علت: گاهی کد عمومی ای که انتخاب کرده اید، دارای مالیات است در حالی که محصول شما قانوناً معاف است.
راه حل: به هیچ وجه از آن کد استفاده نکنید. اگر ممیزی متوجه شود، دچار مشکل می شوید. بگردید و کد عمومی معافِ مرتبط را پیدا کنید، و یا سریعاً برای دریافت کد اختصاصی اقدام نمایید.
۳. خطای واحد اندازه گیری
علت: هر شناسه کالا یک واحد اندازه گیری مشخص دارد (مثلا عدد، کیلوگرم، دستگاه). اگر در فاکتور واحد دیگری را انتخاب کنید (مثلا به جای دستگاه، کارتن بزنید)، سامانه خطا می دهد.
راهحل: هنگام استعلام شناسه، حتما به واحد اندازه گیری استاندارد آن دقت کنید و در نرم افزار حسابداری خود همان را تنظیم کنید.
سوالات متداول (FAQ) درباره معرفی شناسه کالا و خدمت
۱. آیا بارکد روی محصولات (مثل بارکد پفک یا شامپو) همان شناسه کالاست؟
خیر. بارکد های میله ای که با دستگاه بارکدخوان در فروشگاه ها اسکن می شوند (GTIN)، معمولا برای سیستم های انبارداری و صندوق فروشگاهی هستند. شناسه کالا یک کد مجزاست که ساختار متفاوتی دارد. البته در سیستم جدید، گاهی کدهای GTIN به عنوان شناسه کالا نیز در سامانه مودیان پذیرفته می شوند، اما ماهیت قانونی اصلی با شناسه کالای سامانه جامع تجارت است.
۲. من یک مغازه سوپرمارکت دارم، آیا باید برای تکتک کالاها شناسه بگیرم؟
خیر، خبر خوب برای خرده فروشان این است که وظیفه دریافت شناسه کالا بر عهده تولید کننده یا وارد کننده اصلی است. شما فقط باید هنگام خرید از شرکت های پخش، فاکتور معتبر حاوی شناسه کالا دریافت کنید و در زمان فروش، همان شناسه ها را در سیستم فروشگاهی خود اعمال کنید.
۳. آیا دریافت شناسه کالا و خدمت هزینه ای دارد؟
دریافت شناسه از سامانه جامع تجارت (ntsw.ir) کاملا رایگان است و هیچ هزینه دولتی ای ندارد. تنها در صورتی که بخواهید از طریق شرکت های خصوصی واسط (مثل نمایندگی های GS1) کد دریافت کنید، باید حق الزحمه خدمات آن ها را بپردازید.
۴. اگر پکیجی از خدمات و کالا را با هم ارائه دهیم چه؟
فرض کنید شما یک شرکت نصب دوربین مداربسته هستید. در فاکتور شما، هم تجهیزات فیزیکی (دوربین، کابل) وجود دارد و هم خدمات (اجرت نصب). در اینجا باید حرفه ای عمل کنید: در ردیف های اول، فاکتور کالاها را با شناسه کالای مربوطه وارد کنید و در ردیف آخر، دستمزد خود را با «شناسه خدمتِ نصب و راه اندازی» ثبت کنید. این کار باعث می شود مالیات هر بخش دقیق و بدون نقص محاسبه شود.
سخن پایانی
شناسه کالا و خدمات کد یکتایی است که سازمان صمت با هدف رهگیری صورتحساب های الکترونیکی برای کالاها و خدمات ارائه شده در سراسر کشور، صادر می نماید. با توجه به آن که بر اساس اعلام سازمان مالیاتی بسیاری از صاحبان کسب و کارها موظف به صدور صورتحساب الکترونیکی هستند، دریافت این شناسه برای این مودیان الزامی است.
اما دریافت شناسه کالا و خدمت و صدور صورتحساب الکترونیکی تنها یکی از وظایف مالیاتی مودیان است. مودیان مالیاتی تکالیف متعددی دارند که انجام آنها به ویژه در مهلت مقرر از سوی سازمان مالیاتی از اهمیت زیادی برخوردار است. اطلاع از این تکالیف و نحوه صحیح انجام آنها جز در سایه آموزش جامع مالیات و قوانین و بخشنامه های مالیاتی امکان پذیر نیست. رهبر حساب این آموزش را با تدریس اساتید خبره حوزه مالی و مالیاتی ارائه نموده است. اگر می خواهید وارد بازار کار شوید، دوره های آموزش حسابداری بهترین نقطه شروع برای ساختن آینده شغلی پایدار شماست.
