نگهداری سوابق و مستندات

جواب : به‌موجب ماده (۶) آیین‌نامه مذکور وظایف صاحبان مشاغل ازلحاظ نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک برای گروه‌های مختلف، متفاوت است که در ذیل بدان‌ها اشاره می‌شود:

الف- صاحبان مشاغلی که در گروه اول قرار می‌گیرند و کلیه اشخاص حقوقی مکلف به نگهداری دفاتر روزنامه و کل یا سایر دفاتر حسب مورد دستی یا ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) متکی به اسناد و مدارک با رعایت موارد زیر هستند:

۱ – رویدادهای مالی باید براساس استانداردهای حسابداری و روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل شود.

۲-  مؤدیانی که دفاتر دستی نگهداری می‌کنند، مکلفند برای هرسال مالیاتی فقط از دفاتری که در سال مالیاتی قبل نزد مراجع قانونی ذی‌ربط ثبت شده استفاده کنند. در مواردی که دفاتر ثبت شده مذکور در هرسال برای ثبت عملیات مالی مودیان تا پایان سال مالیاتی کفایت نکند، مجاز به استفاده از دفاتر ثبت شده طی همان سال هستند.

۳- مودیان برای استفاده از سیستم الکترونیکی (نرم‌افزار) جهت ثبت رویدادهای مالی خود، مکلفند از نرم‌افزارهای مورد قبول که دارای ویژگی‌ها، معیارها و ضوابط اعلامی سازمان باشد استفاده کنند. سازمان موظف است ویژگی‌ها، معیارها و ضوابط که نرم‌افزار باید دارا باشد، را اعلان عمومی کند.

۱-۳ – استفاده از نرم‌افزارهای قبلی تا مدت سه سال از لازم‌الاجرا شدن اصلاحیه قانون (۱/۱/۱۳۹۵) مجاز خواهد بود. استفاده از نرم‌افزارهای مذکور بعد از مهلت فوق‌الذکر منوط به مطابقت آن با ویژگی‌ها، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان است.
مودیان مکلفند تا قبل از مطابقت نرم‌افزار مورد استفاده با ویژگی‌ها، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان، حداقل ماهی یک‌بار خلاصه عملیات داده شده به ماشین‌های الکترونیکی را در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل کنند.

در اجرای این بند، سازمان می‌تواند به‌منظور بررسی انجام وظایف محوله از ظرفیت علمی و تخصصی اشخاص حقوقی دولتی و غیردولتی استفاده کند.

 ۴ – نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است.

۵ – اشتباه در شماره‌گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از ثبت دفاتر در مراجع قانونی ذی‌ربط در صورت احراز، خللی به اعتبار دفاتر وارد نخواهدکرد.

۶-  نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیت) در دفاتر دستی ممنوع است.

۷-  دفاتر و اسناد حسابداری می‌بایست بر اساس واحد پول رایج کشور و همچنین به زبان فارسی نوشته شود.

۸ – در مواردی که دفاتر موضوع این آئین‌نامه توسط مقامات قضائی یا سایر مراجع قانونی و یا به عللی خارج از اختیار مؤدی از دسترس مؤدی خارج شود، صاحب دفاتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف دو ماه دفاتر جدید ثبت و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید تحریر کند و تأخیر تحریر عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهدکرد.

۹ – تأخیر تحریر دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدیدالتأسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا دو ماه مجاز خواهد بود.

۱۰- اشخاصی که دارای شعبه هستند مکلفند، با توجه به روش‌های حسابداری مورد عمل، خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را درصورتی‌که دارای دفاتر ثبت شده باشند، لااقل سالی یک‌بار (تا قبل از بستن حساب‌ها) و در غیر این صورت عملیات هرماه را تا پایان ماه بعد در دفاتر مرکز ثبت کنند.

۱۱-  ثبت دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ ثبت هیچ‌گونه فعالیت مالی و پولی صورت نگرفته باشد، مجاز است.

۱۲ – ارائه دفاتر سفید و نانویس در حکم عدم ارائه دفاتر محسوب می‌شود.

۱۳ – مؤدیان مکلف به نگهداری دفاتر، باید نسبت به نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک اقدام و در صورت درخواست اداره امور مالیاتی ارائه کنند. در مورد نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک به‌صورت ماشینی، اطلاعات باید به همان قالبی (فرمتی) که تولید، ارسال یا دریافت شده، نگهداری شود.

ب- صاحبان مشاغلی که در گروه دوم قرار می‌گیرند، مکلفند برای هرسال مالیاتی اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود از قبیل اسناد درآمدی فروش کالا یا ارائه خدمات و سایر درآمدها و اسناد خرید کالا، خدمات و دارایی و سایر اسناد هزینه‌های انجام‌شده را به تفکیک و به ترتیب تاریخ وقوع هر یک از رویدادهای مالی نگهداری و صورت درآمد و هزینه خود را ماهانه به شرح فرم مربوطه تنظیم کنند.

پ– صاحبان مشاغلی که در گروه سوم قرار می‌گیرند، مکلفند برای هرسال مالیاتی اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود از قبیل اسناد درآمدی فروش کالا یا ارائه خدمات و سایر درآمدها و اسناد خرید کالا و خدمات و سایر اسناد هزینه‌های انجام‌شده را نگهداری و خلاصه درآمد و هزینه سالانه خود را به شرح فرم مربوطه تنظیم کنند.

ت- مؤدیانی که رویدادهای مالی خود را به‌صورت ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) ثبت و نگهداری می‌کنند (به‌استثنای مودیان گروه اول)، نیازی به ارائه دفاتر به‌صورت دستی ندارند. نگهداری اسناد و مدارک حساب به‌صورت ماشینی یا دستی الزامی است.

همچنین به‌موجب ماده (۷) آیین‌نامه ماده (۹۵) قانون مالیات‌ها صاحبان مشاغلی که نسبت به نصب و استفاده از سامانه صندوق فروش (صندوق مکانیزه فروش) اقدام می کنند، در صورت رعایت آیین‌نامه اجرائی موضوع تبصره (۲) ماده (۱۶۹) قانون مالیات‌ها در نگهداری و ارائه اطلاعات مربوط، تکلیفی برای نگهداری دفاتر موضوع آیین‌نامه مذکور نخواهد داشت.