ثبت موجودی انبار در سیستم ادواری نرم افزار هلو

جواب : در نرم افزار حسابداری هلو وقتی از سیستم ادواری برای کنترل موجودی انبار استفاده میکنیم روند اصلاح موجودی کمی متفاوت از سیستم دائمی است. در سیستم دائمی انبار به صورت لحظه ای با ثبت هر خرید و فروش تغییر میکند اما در سیستم ادواری کل موجودی در پایان دوره مالی یا در زمان های مشخص به صورت دستی وارد و اصلاح میشود. بنابراین در زمان اصلاح موجودی باید دقت کنیم که هر تغییر فقط در گزارش های موجودی اثر دارد و تا زمانی که سند تعدیل صادر نشود تاثیری بر حسابداری ندارد. برای انجام اصلاح موجودی در سیستم ادواری نرم افزار هلو ابتدا باید از منوی اصلی به قسمت کالا و انبار برویم. در این بخش گزینه ای به نام «اصلاح موجودی» وجود دارد که مخصوص تغییر میزان موجودی کالاها است. بعد از انتخاب این گزینه پنجره ای باز میشود که در آن میتوان کالاها را مشاهده و موجودی آنها را ویرایش کرد.

در این پنجره ابتدا باید انبار مورد نظر را انتخاب کنیم چون اگر چند انبار داریم اصلاح هر انبار جداگانه صورت میگیرد. سپس نام یا کد کالا را انتخاب میکنیم. در جدول کالاها میتوانیم مقدار فعلی موجودی را ببینیم که همان عددی است که در آخرین ثبت موجودی یا خرید و فروش وارد شده. حالا در ستون «مقدار واقعی» باید عدد جدید را بنویسیم یعنی میزان واقعی موجودی پس از شمارش دستی یا انبارگردانی. نرم افزار هلو در سیستم ادواری بر اساس تفاوت بین مقدار فعلی و مقدار واقعی سند تعدیل موجودی را پیشنهاد میدهد. اگر مقدار واقعی بیشتر از مقدار ثبت شده باشد موجودی افزوده میشود و اگر کمتر باشد موجودی کاهش پیدا میکند. در پایان با زدن دکمه تأیید سند اصلاح موجودی ثبت میشود و در گزارش موجودی انبار لحاظ میشود. البته در سیستم ادواری این تغییر هنوز در حساب سود و زیان و حساب موجودی کالا اعمال نمیشود تا زمانی که در پایان دوره صورت سود و زیان تهیه گردد و موجودی ابتدای و انتهای دوره در محاسبه بهای تمام شده کالای فروش رفته وارد شود.

برای انجام درست اصلاح موجودی باید قبل از ثبت نهایی از گزارش موجودی فعلی انبار پرینت گرفته و آن را با مقدار واقعی مقایسه کنیم تا خطای انسانی کمتر شود. اگر اختلاف زیاد باشد لازم است علت را بررسی کنیم مثلا ممکن است فروش ثبت نشده، ورود کالا بدون فاکتور یا اشتباه در ثبت واحدها باعث تفاوت شده باشد. پس بهتر است قبل از تأیید اصلاح موجودی همه مغایرت ها رفع شود.

اگر بخواهیم اصلاح موجودی را برای همه کالاها یکجا انجام دهیم در نرم افزار هلو میتوانیم از گزینه «ثبت موجودی ابتدای دوره» یا «انبارگردانی» استفاده کنیم. در آنجا لیستی از کل کالاهای انبار نمایش داده میشود و ما میتوانیم موجودی واقعی هر کالا را وارد کنیم. بعد از تأیید سیستم به طور خودکار موجودی های قبلی را با ارقام جدید جایگزین میکند. توجه کنیم که در سیستم ادواری باید بعد از پایان دوره، موجودی پایان دوره را در قسمت موجودی کالا تنظیم کنیم تا گزارش سود و زیان درست باشد چون نرم افزار هلو در این سیستم محاسبه بهای تمام شده را بر اساس موجودی ابتدای و انتهای دوره انجام میدهد و نه براساس گردش روزانه.

یکی از نکات مهم در اصلاح موجودی این است که اگر کالایی منفی شده و در واقع فروش بدون خرید قبلی ثبت شده باشد نرم افزار ممکن است برای آن پیام خطا بدهد. در این حالت باید ابتدا از قسمت کالا و انبار موجودی آن را صفر کنیم یا خرید مربوط را ثبت کنیم و سپس اصلاح موجودی را انجام دهیم. همچنین در هنگام اصلاح موجودی میتوانیم قیمت خرید یا ارزش ریالی کالا را نیز تصحیح کنیم تا در صورتهای مالی عدد درست نمایش داده شود.

پس به طور خلاصه مراحل اصلاح موجودی در سیستم ادواری نرم افزار هلو این طور است: ورود به منوی کالا و انبار، انتخاب گزینه اصلاح موجودی، انتخاب انبار مورد نظر، انتخاب کالا یا لیست کالاها، وارد کردن موجودی واقعی، بررسی اختلاف، تأیید سند اصلاح، و در نهایت تنظیم موجودی پایان دوره برای محاسبه دقیق بهای تمام شده. توجه کنیم انجام این کار باید با دقت و بر اساس شمارش واقعی کالاها صورت گیرد چون در سیستم ادواری دقت موجودی پایان دوره مستقیم بر سود و زیان اثر دارد. نرم افزار هلو ابزار ساده اما دقیقی برای این کار دارد و اگر اصول را رعایت کنیم گزارش های مالی کاملاً منطبق با واقعیت موجودی انبار خواهند بود.

دوره های آموزشی مرتبط با ثبت موجودی انبار در سیستم ادواری نرم افزار هلو

• آموزش صورت های مالی