در مقاله آموزشی حاضر، به بررسی و توضیح فرآیند انبارگردانی در نرم‌افزار حسابداری سپیدار می‌پردازیم. این فرآیند سالانه توسط شرکت‌ها اجرا می‌شود به منظور به دست آوردن اطلاعات دقیق و صحیح از موجودی انبار. انبارگردانی یک فرآیند حیاتی است که نیازمند تجربه حسابداران ماهر است تا اطمینان حاصل شود که داده‌های به دست آمده به صورت صحیح و دقیق ارائه شده‌اند.
اگر شما یک حسابدار یا مدیر شرکت هستید، بهتر است تا انتهای این مقاله همراه ما در موسسه آموزش حسابداری رهبرحساب باشید تا اطلاعات بیشتری را در خصوص انبارگردانی در نرم‌افزار حسابداری سپیدار به دست آورید. این آموزش به شما کمک خواهد کرد تا با مراحل و جزئیات انبارگردانی در این نرم‌افزار آشنا شوید و از اطلاعات به دست آمده به بهترین شکل ممکن بهره‌مند شوید.
تعریف و آموزش انبارگردانی در نرم افزار سپیدار
منطقه‌ای که یک یا چند نوع کالا، از جمله صنعتی، بازرگانی، مواد اولیه یا فرآورده‌های متنوع را در خود جای داده و با استفاده از یک سیستم صحیح دسته‌بندی شده است، به عنوان انبار شناخته می‌شود. انبارها از نظر ظاهری به سه دسته سرپوشیده، باز و پوشیده تقسیم می‌شوند. اما برای توصیف انبارگردانی، باید اظهار کنیم که این عمل به معنای تعیین مقدار موجودی کالا در پایان هر دوره است و همچنین اطمینان از تطابق موجودی انبار با مقادیر ثبت شده در کارت‌های ریالی و عددی و سیستم نرم‌افزاری می‌باشد. در نهایت، هدف از انبارگردانی کنترل و اصلاح میزان افزایش و کاهش موجودی کالا است.
به‌طور کلی، به استانداردهای جهانی نیاز است تا در شرکت‌های صنعتی، بازرگانی و تولیدی، عملیات انبارگردانی حداقل یک بار در سال انجام شود. البته، این زمان ممکن است به توجه به میزان و ابعاد کالاها و اهمیت آنها کاهش یابد. هدف اصلی انبارگردانی اطمینان حاصل کردن از دقت شمارش موجودی کالاها و کنترل دقیق بر آنها است.
دلایل مهم اجرای انبارگردانی عبارتند از اطمینان از دقت موجودی انبار، زیرا موجودی یکی از اقلام مهم دارایی‌هاست و ارزش آن در پایان دوره مالی تأثیر مهمی بر سود و زیان شرکت‌ها دارد. به همین دلیل، انجام انبارگردانی باعث می‌شود تا مغایرت موجودی‌ها با کارت‌های ریالی حسابداری و کارت‌های موجودی انبار به حداقل برسد. هرچند در صورت موجودی محدود و کم، انجام این عملیات ممکن است لزومی نداشته باشد، اما در صورت موجودی بالا، مدیریت مؤثری نیاز به یک سیستم دقیق و صحیح دارد.
آموزش انبارگردانی در نرم افزار سپیدار
همانطور که در آغاز مقاله اشاره شد، انبارگردانی زمانی اجرا می‌شود که حسابدار قصد بررسی موجودی کمی و کیفی کالاها را داشته باشد. در اینجا، فرآیند انبارگردانی در نرم افزار حسابداری سپیدار تشریح شده است.
- ابتدا، به قسمت “تامین کنندگان و انبار” بروید و از زیرمنوی “عملیات”، “انبارگردانی جدید” را انتخاب کنید.
- در فیلد “انبار”، انبار مورد نظر را با کلیک بر روی نشانک انتخاب کنید.
- در فیلد “مسئول انبارگردانی”، فرد مسئول انجام این عملیات را انتخاب کنید.
- در فیلد “شرح انبارگردانی”، دلایل انجام این فرآیند را توضیح دهید.
- در فیلد “حداقل موجودی کالا”، عدد صفر را انتخاب کنید تا کالاهایی که بالاتر از حداقل موجودی هستند نمایش داده شوند.
- در فیلد “شماره”، می‌توانید این فیلد را خالی بگذارید تا نرم‌افزار آن را به‌طور خودکار پر کند.
- در فیلد “تاریخ انبارگردانی”، روز مورد نظر برای اجرای انبارگردانی را انتخاب کنید.
- سپس، در سربرگ “اقلام”، از دکمه “بعلاوه” برای اضافه کردن سطرهای جدید به لیست استفاده کنید و کالاهای مورد نیاز را اضافه کنید.
- پس از انتخاب کالاها، در بالای صفحه بر روی دکمه “صدور تگ انبار” کلیک کنید تا فرم مربوط به سرشماری کالاها چاپ شود.
- پس از تکمیل و تایید فرم‌های چاپ شده توسط انبارگردان، اطلاعات را در ستون “تعداد واحد اصلی” وارد کنید و بعد از آن بر روی دکمه “تایید شمارش” کلیک کنید تا اطلاعات در نرم‌افزار ثبت شود.
- پس از تأیید با تیک سبز، گزینه‌های مختلفی مانند صدور سند کسری و اضافی انبار و حذف سند کسری و اضافی انبار فعال می‌شوند. این گزینه‌ها به شما امکان مدیریت سند کسری و اضافی کالاهای انبارگردانی را می‌دهند.
این توضیحات به شما کمک خواهند کرد تا به راحتی و با دقت انبارگردانی را در نرم افزار حسابداری سپیدار انجام دهید.
بررسی مزایای انبارگردانی
انبار به عنوان یکی از بخش‌های حیاتی شرکت‌های تولیدی و بازرگانی شناخته می‌شود. انبارگردانی نقش مهمی در بهینه‌سازی زمان و دقت ثبت اطلاعات موجودی کالا و قطعات دارد. این فرآیند به دلیل مزایای بسیاری که دارد، جزء نیازهای اساسی شرکت‌ها محسوب می‌شود؛ زیرا:
- اطلاع از موجودی دقیق انبار: انبارگردانی باعث اطلاع از موجودی دقیق انبار می‌شود، که این اطلاعات اساسی برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی و استراتژیک در شرکت است.
- 2. بهبود کیفیت انبارداری: این فرآیند به بهبود کیفیت انبارداری شرکت کمک میکند؛ زیرا با انجام دوره‌های منظم انبارگردانی، دقت و قابلیت پیش‌بینی در ثبت و مدیریت موجودی‌ها افزایش می‌یابد.
- 3. تفکیک کالاهای شکسته: انبارگردانی این امکان را به شرکت می‌دهد تا کالاهای شکسته یا آسیب‌دیده را از موجودی سالم تفکیک کرده و اقدامات لازم را برای جلوگیری از خسارت به موجودی‌های سالم انجام دهد.
- 4. مدیریت موجودی در زمان کم: این فرآیند امکان مدیریت موجودی انبار را در زمان کم ممکن می‌سازد؛ زیرا با انجام دوره‌های منظم انبارگردانی، به روزرسانی و کنترل موجودی به سرعت انجام می‌شود.
به طور کلی، انبارگردانی به شرکت‌ها کمک میکند تا به بهترین شکل ممکن از موجودی‌های خود استفاده کنند و پایداری و بهره‌وری را افزایش دهند.
بررسی انواع انبارگردانی در سپیدار
انبارگردانی پایان سال
در این نوع از انبارگردانی، نقش آن بسیار حیاتی است و به تعیین سود و زیان شرکت‌ها کمک میکند. در شرکت‌های تولیدی، موجودی انبار در پایان دوره مالی بازبینی می‌شود تا اطمینان حاصل شود که موجودی فیزیکی انبار با کاردکس حسابداری هماهنگ است و اطلاعات به درستی به دوره مالی بعدی منتقل می‌شود.
انبارگردانی میان دوره‌ای
این نوع از انبارگردانی در نیمه‌های سال مالی انجام می‌شود و فرآیندهای انبارگردانی پایان سال در آن به طور کامل اجرا می‌شود.
انبارگردانی موردی یا رندم
در این نوع انبارگردانی، در زمان‌های کمتر از انبارگردانی سالانه یا میان دوره، به صورت تصادفی برخی از کالاها برای صحت‌سنجی انبارگردانی مورد بررسی قرار می‌گیرند.
انبارگردانی مستمر
در این نوع انبارگردانی، ثبت مغایرت مقدار فیزیکی با کاردکس به صورت مستمر و در زمان‌های مشخص انجام می‌شود. این روش معمولاً برای کالاهایی با ارزش ریالی بالا مورد استفاده قرار می‌گیرد.
انبارگردانی ناگهانی
گاهی اوقات انبارگردانی به صورت ناگهانی و به دلایل خاص اجرا می‌شود؛ به عنوان مثال، زمانی که انباردار تعویض می‌شود و تحویل وظایف صورت می‌گیرد، انجام این فرآیند ضروری می‌شود.
شمارش کالا در انبارگردانی چندبار انجام می شود؟
کالاها در فرآیند انبارگردانی به سه شیوه مختلف شمارش می‌شوند:
تک شمارشی
در این روش، هر کالا یک بار شمارش می‌شود. اما، اگر در نتیجه‌ی شمارش اول مغایرتی ظاهر شود، یک بار شمارش اضافی دیگر انجام می‌شود تا هر گونه عدم تطابق رفع شود.
دو شمارشی
در صورتی که در اولین شمارش مغایرتی وجود داشته باشد، کالا دو بار شمارش می‌شود. اگر نتایج شمارش اول و دوم با یکدیگر همخوانی داشته باشند، عدد نهایی تأیید می‌شود. در غیر این صورت، برای تصحیح مغایرت، کالا برای بار سوم شمارش می‌شود.
سه شمارشی
در این روش، نتیجه‌ی به‌دست آمده از شمارش سوم به عنوان موجودی نهایی تصدیق می‌شود و در سیستم ثبت می‌گردد. این روش به کار می‌رود زمانی که دو شمارش اول مغایرت نشان داده‌اند و برای حصول اطمینان در مورد دقت موجودی‌ها، یک شمارش اضافی اجرا می‌شود.
نکات مهم شمارش کالا در انبارگردانی چیست؟
قبل از اجرای فرآیند انبارگردانی، انبار نیاز است که به طور مؤقت پلمپ شود تا کالاها به ترتیب و دسته‌بندی‌های معین خود در قفسه‌های اختصاصی قرار گیرند. این اقدام باعث حفظ نظم و ساختار در انبار می‌شود.
در جریان انبارگردانی، موارد زیر از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند:
تفکیک کالاهای امانی و ضایعات:
حیاتی است که کالاهای امانی و ضایعات از محصولات قابل فروش جدا شده و این موضوع با دقت در انبارگردانی رعایت شود.
آمادگی تجهیزات:
تمامی ابزارها و وسایل مورد نیاز برای شمارش و اندازه‌گیری باید به تعداد کافی برای افراد حاضر در انبارگردانی در دسترس باشند.
اعلام تاریخ و ساعت:
تاریخ و ساعت انجام انبارگردانی به تمام واحدها اطلاع‌رسانی شود تا در این مدت، هیچ کالایی به انبار افزوده یا از آن خارج نشود.
تعیین تیم انبارگردانی:
تمام افراد مشخص شده برای تشکیل تیم انبارگردانی باید در زمان تعیین شده حاضر و آماده باشند.
نکات مهم در زمان انجام انبارگردانی:
– در دوران انبارگردانی، هیچ کسی مجاز به ورود و یا خروج از انبار نمی‌باشد و همگان باید در فرآیند شمارش حضور داشته باشند.
– اعضای تیم انبارگردانی در این مدت نمی‌توانند پست خود را ترک کنند و باید تا اتمام فرآیند حاضر باقی بمانند
– همه اعضای تیم نظارت باید نظارت کامل بر فرآیند شمارش داشته باشند.
نکات مهم پس از انجام انبارگردانی:
– با توجه به نتایج به‌دست آمده، تصمیم‌گیری می‌شود که آیا نیاز به شمارش مجدد یا حتی شمارش سومی وجود دارد یا خیر. در صورت اطمینان از صحت فرآیند، موجودی نهایی اعلام شده و با تأیید تیم نظارت ثبت می‌شود.
– جلسه‌ای تنظیم می‌شود و حاضرین در پایان فرآیند امضاء می‌کنند تا تمامی اطلاعات تایید گردد.
نتیجه گیری
در نتیجه گیری پایانی مقاله، می‌توان به اهمیت انبارگردانی در مدیریت انبارها و تأثیر مستقیم آن بر دقت و صحت اطلاعات موجودی انبار اشاره کرد. انبارگردانی نقش بسیار حیاتی در ارتقاء کیفیت و بهبود فرآیندهای انبارداری دارد و به شرکت‌ها کمک میکند تا موجودی کالاها را به دقت و صحیح شناخته و کنترل کنند.
در طول انبارگردانی، اقدامات مؤثری مانند پلمپ انبار، تفکیک کالاهای امانی و ضایعات، آمادگی تجهیزات و اعلام تاریخ و ساعت انجام انبارگردانی می‌تواند به دقت و سرعت این فرآیند کمک کند. همچنین، نکات مهمی مانند تعیین تیم انبارگردانی و نظارت کامل بر فرآیند، اطمینان از انجام صحیح انبارگردانی را فراهم می‌سازند.
در پایان، تأکید بر اهمیت جلسات جمع‌بندی و امضاء حاضرین بر صحت انبارگردانی به عنوان مرحله‌ای حیاتی و ضروری در این فرآیند نهایی می‌شود. این مراحل کلان، باعث می‌شوند که موجودی کالاها با دقت و به‌روز شده در سیستم ثبت شده و شرکت به‌طور کلی از دقت و صحت اطلاعات موجودی خود اطمینان حاصل کند.
