راهنمای تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی مطابق با استاندارد سازمان امور مالیاتی
نکات کلیدی در تکمیل اکسل دفاتر قانونی
برای ثبت صحیح اطلاعات در دفاتر قانونی الکترونیکی، رعایت نکات زیر الزامی است:
- دریافت خروجی دفتر روزنامه: ابتدا باید خروجی دفتر روزنامه را از نرمافزار حسابداری تهیه کنید.
- دانلود قالب استاندارد: فایل اکسل استاندارد را از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی دریافت نمایید.
- انتقال اطلاعات: دادههای دفتر روزنامه را مطابق با الگوی سامانه در فایل اکسل ثبت نمایید.
ساختار و الزامات فایل اکسل
هنگام بارگذاری اطلاعات باید توجه داشت که:
- کلیه دادهها باید در یک شیت (Sheet) واحد قرار گیرند.
- عنوان و ترتیب ستونها باید دقیقاً مطابق قالب استاندارد سامانه باشد.
این قالب استاندارد شامل ۹ ستون اصلی است:
- کد حساب کل: شماره ششرقمی حساب کل
- عنوان حساب کل: نام کامل حساب کل
- کد حساب معین: شماره ششرقمی حساب معین زیرمجموعه حساب کل
- عنوان حساب معین: شرح کامل حساب معین
- کد حساب تفصیلی: در صورت نیاز، کد مرکز هزینه یا پروژه
- عنوان حساب تفصیلی: نام حساب تفصیلی مرتبط
- گردش بدهکار (میلیون ریال): مبلغ بدهکار به میلیون ریال
- گردش بستانکار (میلیون ریال): مبلغ بستانکار به میلیون ریال
- تاریخ گردش حساب: تاریخ رویداد مالی به فرمت YYYY/MM/DD
با تکمیل صحیح این اطلاعات، فایل اکسل آماده بارگذاری در سامانه دفاتر قانونی الکترونیکی خواهد بود.
نکتهی فنی در انتقال دادهها
چنانچه خروجی نرمافزار حسابداری با قالب استاندارد مطابقت داشته باشد، برای انتقال اطلاعات باید به این روش عمل کنید:
- دادهها را از فایل خروجی کپی کنید.
- در فایل قالب استاندارد، روی سلول مقصد راستکلیک کرده و گزینهی Paste Special > Values را انتخاب نمایید.
با این روش فقط مقادیر خام بدون تغییر فرمت در جدول وارد میشوند، که باعث حفظ ساختار قالب میشود.
ما در پرسش و پاسخ کافه سوال رهبر حساب به تمامی چالش ها و مشکلات ایجاد شده برای مودیان در مورد ثبت دفاتر الکترونیکی پاسخ آماده کرده ایم و در آن به صورت کاملا مفید پاسخ متخصصانه ثبت کرده ایم تا شما در صورت مواجهه با مشکل مشابه بتوانید آن را به راحتی حل کنید . در فرآیند تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی در اکسل ، ثبت منظم و قابل اتکای تراکنش ها بر اساس اطلاعات استخراج شده از دستگاه کارتخوان متصل به سامانه مودیان نقش مهمی در جلوگیری از مغایرت های مالیاتی و تأیید دفاتر توسط سازمان امور مالیاتی دارد .
بررسی فرمت عددی ستونهای مالی
حتماً توجه داشته باشید که مقادیر ستونهای “گردش بدهکار” و “گردش بستانکار” بهصورت عددی (Number) وارد شوند. معمولاً نرمافزارهای حسابداری خروجی این ستونها را به فرمت متن (Text) ارائه میدهند. برای اطمینان، میتوانید با دابلکلیک روی سلول، وجود ویرگولهای جداکنندهی هزارگان را بررسی کنید. در صورت متن بودن دادهها، باید فرمت آنها به عددی تغییر یابد تا امکان استفاده از توابع عددی فراهم شود.
در تمامی دوره های آموزشی حسابداری مجموعه ما صفر تا صد هر موضوعی بررسی می شود ، به همین دلیل وظیفه خود دانستیم تمامی خطاهای ممکن هنگام ارسال را در این مقاله توضیح بدهیم تا با خیال راحت و بدون هیچ خطایی بتوانید ارسال و ثبت نهایی دفاتر را انجام دهید .
نکات تکمیلی در تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی
تبدیل دادههای متنی به عددی
برای اینکه ستونهای مالی فایل اکسل بهدرستی پردازش شوند، باید مطمئن شوید دادهها به فرمت عددی (Number) تبدیل شدهاند. برای این کار:
- ستون مربوطه را انتخاب کنید.
- روی آیکون هشدار (علامت تعجب زرد رنگ) که کنار سلولها ظاهر میشود کلیک کنید.
- از منوی بازشده، گزینهی Convert to Number را انتخاب نمایید.
با این عملیات، سلولها به فرمت عددی تغییر داده میشوند و بهراحتی میتوانید توابعی مانند جمع، میانگین و سایر محاسبات مالی را روی آنها اعمال کنید.
تنظیم فرمت تاریخ گردش حساب
پس از انتقال تاریخها به فایل اکسل، لازم است فرمت همه سلولها به شکل استاندارد (YYYY/MM/DD) تنظیم شود:
- کل محدوده سلولهای تاریخ را انتخاب نمایید.
- کلیدهای Ctrl + 1 را فشار دهید تا پنجره Format Cells باز شود.
- در سربرگ Number بخش Custom، کد
yyyy/mm/ddرا وارد و روی OK کلیک کنید.
این کار باعث میشود تمامی تاریخها بهصورت دقیق و یکپارچه ثبت شوند، که برای پذیرش فایل در سامانه ضروری است.
تطابق صحیح مقادیر بدهکار و بستانکار
در هر ردیف از فایل اکسل، بر اساس اصول حسابداری باید یا ستون گردش بدهکار یا گردش بستانکار دارای مقدار باشد و ستون مقابل صفر ثبت شود. این امر نشان میدهد که هر تراکنش صرفاً یک نوع عملیات مالی (بدهکاری یا بستانکاری) را دربر میگیرد.
بازه زمانی تاریخ گردش حساب
همچنین باید دقت شود تاریخ گردش حساب:
- نباید قبل از تاریخ شروع دوره باشد.
- نباید بعد از تاریخ پایان دوره انتخابی قرار گیرد.
در غیر این صورت، سامانه بارگذاری دفاتر قانونی این ردیفها را رد خواهد کرد و ممکن است در ثبت نهایی دفاتر به مشکل برخورد کنید.
ثبت مبالغ بر حسب میلیون ریال
برای اینکه مقادیر به شکل میلیون ریال نمایش داده شوند (حذف شش صفر انتهایی)، اقدامات زیر را انجام دهید:
- ستون بدهکار یا بستانکار را انتخاب کنید.
- کلیدهای Ctrl + 1 را بزنید.
- در بخش Number و قسمت Custom، فرمت
,,#,#را وارد کرده و OK کنید.
این روش فقط ظاهر مقادیر را تغییر میدهد. اگر نیاز دارید فرمت نهایی را به مقادیر واقعی تبدیل کنید:
- در یک ستون کمکی، فرمول
=TEXT(A2,"#,#")را اعمال کنید. - دادههای تولیدشده را کپی کرده و در ستون اصلی، با انتخاب Paste Special → Values جایگزین نمایید.
- سپس مجدداً روی هشدار داده کلیک کرده و Convert to Number را انتخاب کنید.
تکمیل سلولهای خالی
در پایان کار، تمامی سلولهای خالی باید با مقدار صفر پر شوند تا فایل شما کاملاً با الزامات سامانه دفاتر الکترونیکی تطبیق داشته باشد.
نکات مهم برای ذخیره فایل
- اگر دادههای شما بیش از ۱۰۰۰ ردیف باشد، باید فایل را با فرمت CSV ذخیره نمایید.
- در صورتی که کمتر از ۱۰۰۰ ردیف داده دارید، میتوانید همان فایل XLSX را مستقیماً بارگذاری کنید.
معمولا تحریر فیزیکی و تکمیل اسناد دفاتر بر عهده حسابداران یا حتی کمک حسابداران عزیز بود ، اما با الکترونیکی شدن دفاتر قانونی باید این مهم را بر عهده کارشناسان مالی بدانیم که با تجربه کافی و همچنین دقت بالا دست به تنظیم و ارسال می زنند ؛ مجموعه رهبر حساب این تجربه و دانش را در آموزش های مالیاتی بازارکار به همه کسانی که در این عرصه پای گذاشتن و میخواهند رشد داشته باشند انتقال می دهد.
مهلت و توصیه مهم
براساس اطلاعیه سازمان امور مالیاتی، مودیان تا ۱۷ اردیبهشت فرصت دارند دفاتر قانونی خود را بهصورت آزمایشی در سامانه بارگذاری و اشکالات احتمالی را بررسی کنند. این دورهی تستی بهترین فرصت برای رفع خطاها پیش از ارسال رسمی دفاتر است، در مورد دیگر موضوعات رخ داده در دنیای مالیاتی کشور تعداد زیادی نوشته در بانک مقالات حسابداری وجود داره که میتوانید برای ارتقا سطح آگاهی خود در این زمینه به آن ها بپردازید.
از ۱۸ اردیبهشت، تمامی مودیان مشمول باید دفاتر قانونی خود را بهطور رسمی از طریق سامانه مربوطه ثبت نمایند. توجه داشته باشید که در صورت وجود هرگونه خطا، فایل اکسل توسط سامانه رد خواهد شد.
موسسه آموزش حسابداری رهبرحساب آماده است تا با ارائه خدمات تخصصی در زمینهی تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی، به شما در ثبت صحیح و بیخطای دفاتر کمک کند. در صورت نیاز، کافی است درخواست خود را از طریق پشتیبانی موسسه ثبت نمایید تا کارشناسان ما راهنمایی کامل را ارائه دهند. در صورتی که برای ارسال صورتحساب الکترونیکی نیاز به نرم افزار واسط سامانه مودیان دارید، پیشنهاد ما به شما خرید نرم افزار سامانه مودیان راهبر است که علاوه بر داشتن طرح های مختلف امکانات زیادی را شامل می شود و از همه مهمتر شامل پشتیبانی نیز می شود.
مقالات مرتبط با آموزش کامل تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی در اکسل
