ثبت هزینه های برآوردی پایان سال؛ بدون فاکتور هزینه را ثبت کنیم؟

جواب: اگر کالا یا خدمت مربوط به سال مالی جاری دریافت شده و تعهد واحد تجاری تا پایان سال ایجاد شده باشد صرفاً به دلیل نرسیدن فاکتور نباید هزینه را به سال بعد منتقل کرد. در حسابداری تعهدی زمان ایجاد هزینه و تعهد اهمیت دارد نه صرفاً زمان دریافت صورتحساب یا پرداخت وجه. اگر مبلغ دقیق هزینه هنوز مشخص نیست اما بتوان آن را با استفاده از اطلاعات قابل اتکا به صورت منطقی برآورد کرد هزینه و بدهی مربوط در همان دوره مالی شناسایی می شود. پس از دریافت فاکتور یا مشخص شدن مبلغ قطعی در سال بعد، اختلاف بین مبلغ برآوردی و مبلغ واقعی بررسی و تعدیل می شود.

هزینه برآوردی چیست؟

هزینه برآوردی به هزینه ای گفته می شود که تا پایان دوره مالی ایجاد شده اما مبلغ قطعی آن هنوز مشخص نیست یا سند نهایی آن دریافت نشده است. برای مثال ممکن است شرکت تا پایان اسفند از خدمات پیمانکار، برق، آب، گاز یا سایر خدمات استفاده کرده باشد اما صورتحساب نهایی در فروردین یا اردیبهشت سال بعد صادر شود. در این شرایط اصل موضوع این است که هزینه متعلق به کدام دوره مالی است. اگر خدمت در سال جاری دریافت شده باشد هزینه نیز از نظر حسابداری به همان دوره مربوط است.

آیا می توان هزینه را بدون دریافت فاکتور ثبت کرد؟

نداشتن فاکتور در پایان سال به تنهایی به این معنا نیست که هزینه نباید شناسایی شود اگر تعهد شرکت ایجاد شده و بتوان مبلغ هزینه را با اتکا به اطلاعات و مدارک موجود برآورد کرد، ثبت هزینه برآوردی قابل بررسی است. قرارداد سوابق خرید یا هزینه های مشابه تأیید واحد فنی و مکاتبات انجام شده با فروشنده به عنوان نمونه هایی از مبانی قابل استفاده برای برآورد مبلغ ذکر شده اند.

بنابراین مهم تر از وجود فاکتور نهایی این است که:

• هزینه واقعاً مربوط به دوره مالی جاری باشد
• تعهد شرکت تا پایان سال ایجاد شده باشد
• مبلغ هزینه با استفاده از اطلاعات قابل اتکا قابل برآورد باشد
• مستندات مربوط به نحوه محاسبه مبلغ برآوردی نگهداری شود

شرایط شناسایی هزینه برآوردی در پایان سال چیست؟

قبل از ثبت هزینه ابتدا باید مشخص شود آیا کالا یا خدمت تا پایان سال مالی دریافت شده است یا خیر. اگر خدمت مربوط به سال بعد باشد صرف پیش بینی پرداخت آن دلیلی برای ثبت هزینه در سال جاری نیست اما اگر خدمت در سال جاری ارائه شده و تنها صورتحساب نهایی هنوز دریافت نشده باشد موضوع متفاوت است. در چنین شرایطی حسابدار باید مبلغ تعهد را بر اساس اطلاعات قابل اتکا برآورد کند تا هزینه در دوره ای که واقعاً به آن تعلق دارد شناسایی شود. ثبت نکردن چنین هزینه ای می تواند باعث شود هزینه های دوره کمتر و سود دوره بیشتر از مقدار واقعی نمایش داده شود.

ثبت حسابداری هزینه برآوردی چگونه است؟

اگر شرایط شناسایی هزینه وجود داشته باشد در پایان سال هزینه مربوط شناسایی و در مقابل بدهی یا ذخیره متناسب با ماهیت آن ثبت می شود به صورت کلی ساختار ثبت به این شکل است:

بدهکار: هزینه مربوط
بستانکار: حساب پرداختنی یا ذخیره مربوط

انتخاب حساب بستانکار باید با توجه به ماهیت تعهد و رویه حسابداری شرکت انجام شود نکته مهم این است که مبلغ ثبت شده یک عدد دلخواه نباشد و مبنای محاسبه آن مستند باشد.

مثال هزینه برآوردی آب و برق در پایان سال

فرض کنید شرکت تا پایان اسفند از برق استفاده کرده اما قبض مربوط به بخشی از مصرف اسفندماه در سال بعد صادر می شود. اگر بتوان مبلغ مصرف مربوط به سال جاری را بر اساس قبوض قبلی، اطلاعات مصرف یا سایر مدارک به شکل قابل اتکا برآورد کرد هزینه مربوط به همان سال شناسایی می شود. بعد از دریافت قبض قطعی در سال بعد مبلغ واقعی با مبلغ برآوردی مقایسه و اختلاف آن بر اساس شرایط مربوط تعدیل می شود.

مثال هزینه برآوردی خدمات پیمانکاری

ممکن است پیمانکار تا پایان سال بخشی از خدمات مورد توافق را انجام داده باشد اما صورت وضعیت یا فاکتور نهایی آن تا پایان سال صادر نشده باشد. اگر شرکت بتواند میزان خدمات انجام شده و مبلغ مربوط را با استفاده از قرارداد، گزارش پیشرفت کار یا تأیید واحد مربوط برآورد کند، باید تعلق هزینه به سال جاری بررسی شود. در این حالت نیز دریافت فاکتور در سال بعد نباید به تنهایی باعث انتقال کل هزینه به سال بعد شود.

بعد از دریافت فاکتور قطعی در سال بعد چه کنیم؟

پس از دریافت فاکتور، مبلغ قطعی با مبلغی که در پایان سال قبل برآورد و ثبت شده مقایسه می شود اگر مبلغ واقعی با برآورد برابر باشد بدهی قبلی بر اساس سند نهایی تسویه می شود اگر بین مبلغ واقعی و برآورد اختلاف وجود داشته باشد، اختلاف باید بررسی و مطابق ماهیت آن در دوره مربوط اصلاح شود. متن فعلی صفحه نیز به تعدیل اختلاف پس از دریافت سند قطعی اشاره می کند.

تفاوت هزینه برآوردی با هزینه قطعی چیست؟

در هزینه قطعی، معمولاً مبلغ تعهد بر اساس سند یا اطلاعات نهایی مشخص شده است. اما در هزینه برآوردی اصل هزینه و تعلق آن به دوره مشخص است ولی مبلغ دقیق هنوز نهایی نشده و حسابدار باید از یک برآورد منطقی استفاده کند. بنابراین «برآوردی بودن» به این معنا نیست که هزینه فرضی است؛ بلکه یعنی هزینه ایجاد شده اما مبلغ نهایی آن هنوز به طور قطعی تعیین نشده است.

اگر مبلغ هزینه قابل برآورد نباشد چه کنیم؟

اگر تعهد وجود دارد اما مبلغ آن با اطلاعات موجود به صورت قابل اتکا قابل اندازه گیری نیست، نباید عددی بدون پشتوانه صرفاً برای بستن حساب ها ثبت شود. در چنین شرایطی باید ماهیت تعهد میزان عدم اطمینان و نحوه برخورد حسابداری یا افشای لازم بر اساس شرایط همان مورد بررسی شود. به همین دلیل نگهداری قراردادها، مکاتبات، تأییدیه ها و سایر شواهد مربوط به هزینه اهمیت زیادی دارد.

هزینه های برآوردی چه اثری بر بستن حساب‌های پایان سال دارند؟

یکی از اهداف اصلی تعدیلات پایان سال این است که درآمد و هزینه ها در دوره صحیح شناسایی شوند. اگر هزینه ای واقعاً مربوط به سال جاری باشد اما فقط به دلیل نرسیدن فاکتور ثبت نشود، نتیجه فعالیت سال می تواند به درستی منعکس نشود. به همین دلیل هزینه های ایجادشده اما ثبت نشده باید قبل از نهایی کردن صورت های مالی بررسی شوند و در صورت وجود شرایط لازم، تعدیلات مربوط انجام شود.

اگر کالا یا خدمت تا پایان سال مالی دریافت شده و تعهد مربوط ایجاد شده است، نرسیدن فاکتور نهایی به تنهایی دلیل مناسبی برای انتقال هزینه به سال بعد نیست. در صورتی که مبلغ هزینه با استفاده از اسناد و اطلاعات موجود به صورت قابل اتکا قابل برآورد باشد، هزینه و بدهی مربوط در همان دوره شناسایی می شود. بعد از دریافت سند قطعی در سال بعد نیز مبلغ واقعی با برآورد قبلی تطبیق داده شده و اختلاف احتمالی اصلاح می شود.

بنابراین قبل از بستن حساب ها، فقط به وجود یا عدم وجود فاکتور نگاه نکنید؛ ابتدا بررسی کنید هزینه متعلق به کدام سال است، آیا تعهد ایجاد شده و آیا مبلغ آن قابل برآورد است یا خیر.