حساب تفصیلی اطلاعات مالی را با جزئیات بیشتر در اختیار کاربران قرار می‌دهد. زمانی که اطلاعات معین کافی نیست، از حساب تفصیلی استفاده می‌شود. در این مقاله‌های آموزشی رایگان حسابداری که توسط کارشناسان مالی و حسابداری موسسه آموزش حسابداری رهبرحساب تهیه و تدوین شده است، به توضیح حسابهای تفصیلی، انواع آنها، گزارشات مرتبط با این حساب، و تفاوت آن با حساب معین می‌پردازیم. ما با شما همراه خواهیم بود.
حساب تفصیلی به عنوان یک زیرگروه از حسابهای معین شناخته می‌شود، و هنگامی که حساب معین نتواند اطلاعات حساب را به صورت کامل ارائه دهد، از این حساب استفاده می‌شود. معنای واژه “تفصیل” در اینجا به شرح دادن و توضیح دادن اشاره دارد. این حسابها معمولاً در توصیف حسابهای کل و معین به کار می‌روند و جزئی‌ترین اطلاعات حساب را گزارش می‌دهند.
در شرکت‌ها، تعداد زیادی حساب تفصیلی مورد استفاده قرار می‌گیرد، که جزئیات مربوط به پرسنل، خریداران، فروشندگان، حسابهای بانکی و غیره را شامل می‌شود. این حسابها به منظور بهبود دقت گزارشات و افزایش جزئیات در تصمیم‌گیری مدیران استفاده می‌شوند.
می‌توان گفت هدف اصلی استفاده از این حسابها، دقیق‌تر کردن گزارشات و جزئی‌تر کردن آنها برای تصمیم‌گیری بهتر مدیران است.
حساب تفصیلی چند سطحی به زیرگروه‌های بسیار جزئی‌تر اشاره دارد، به عبارت دیگر، آن را به دسته‌ها و زیرگروه‌های فرعی‌تری تقسیم میکند. این ساختار، اطلاعات را به سطوح جزئی‌تر و دقیق‌تری تقسیم میکند. هنگامی که این نوع حساب برای توضیح دقیق‌تر کالاها و خدمات کافی نیست، از این حساب چند سطحی استفاده می‌شود.
به عنوان مثال، در گروه “دارایی‌های جاری”، حساب “وجه نقد و بانک” به عنوان حساب معین ممکن است وجود داشته باشد. این حساب سپس به سطح تفصیلی چند سطحی گسترش یافته و دو حساب جداگانه برای “حساب جاری” و “پس‌انداز” در سطح یک قرار می‌گیرند. هر حساب جاری به عنوان یک زیرگروه در سطح دو قرار می‌گیرد، که این زیرگروه‌ها شامل دو حساب جداگانه برای حساب جاری هستند.
حساب تفصیلی شناور به‌طور مستقیم با چند حساب معین مختلف در ارتباط است و به شکل شناوری با آنها متصل می‌شود. در واقع، یک حساب تفصیلی شناور می‌تواند همزمان با چندین حساب معین در ارتباط باشد.
به عنوان مثال، با تعریف تفصیلی شناور برای آقای نادری، که همزمان یک فروشنده و یک خریدار در شرکت است، می‌توان این شخص را به حسابهای معین مختلف مانند حسابهای پرداختنی و دریافتنی تخصیص داد.
مشاهده دقیق مشخصات افراد و نوع ارتباط مالی آنان با موسسه یا سازمان، در حسابهای تفصیلی به کار می‌رود. به عنوان مثال، با ایجاد حسابهای پرداختنی تجاری و حسابهای تفصیلی با نام “خانم X”، ویژگی‌های فرد مورد نظر (به عنوان مثال، بستانکار بودن و نوع ارتباط مالی با سازمان به عنوان مشتری و خریدار کالا یا خدمت از سازمان) دقیقاً مشخص و ثبت می‌شود.
سند تفصیلی به اطلاعاتی اشاره دارد که به یک مورد جزئی مشخص اختصاص دارد و جزئیات کامل رویداد مالی مرتبط با آن در دسترس است. این سند شامل موارد زیر است:
🔹 نوع سند
🔹 شرح حساب با تمامی جزئیات
🔹 نام دو شرکت مرتبط به همراه تاریخ
🔹 شماره عطف
🔹 شماره ثبت سند
در یک شرکت، گزارشات درون سازمانی به گزارش‌های جزئی اشاره دارد. به همین دلیل، حسابداران برای دستیابی به گزارشات جزئی به سمت حسابهای معین متوجه می‌شوند. البته، حسابهای معین ممکن است در سطوح جزئی‌تر نیز وجود داشته باشند که به آنها “تفصیل” گفته می‌شود.
در صورتی که رویدادهای مالی نیاز به جزئیات دقیق دارند، از حساب معین استفاده می‌شود. اما زمانی که اطلاعات معین کافی نیستند، از حساب تفصیلی بهره می‌بریم تا به جزئیات دقیق‌تری نسبت به حساب معین دست پیدا کنیم.
اگر نیاز به بررسی دقیق‌تر یک حساب داشته باشیم، از این حساب برای توضیح بیشتر استفاده می‌کنیم. به عنوان مثال، حسابهای پرداختنی تجاری که به عنوان یک معین برای بدهی‌های شرکت عمل میکند، جزئیات بدهی‌های ما به شرکت‌ها و اشخاص را مشخص میکند. این حساب تفصیلی زیرمجموعه‌هایی مانند اسم شرکت‌ها و اشخاصی که به آنها بدهی داریم و زیر مجموعه حسابهای پرداختنی تجاری تعریف شده است.
کدینگ حساب تفصیلی یک جزء از سیستم کدینگ حسابداری است، و نحوه ترتیب و چیدمان آن با استفاده از اعداد و ارقام به صورت معین صورت می‌گیرد. این ترتیب بر اساس انواع مختلف حسابها، نوع فعالیت شرکت و سیاست‌های داخلی متغیر است. حتی در برخی از سطوح بالاتر، تعداد ارقام ممکن است برسد تا 7، ولی این تنظیمات نیز بر اساس نیازهای حسابدار شرکت متفاوت خواهد بود.
سیستم کدینگ حساب تفصیلی چند سطحی به دلیل قرار گرفتن در سطح سوم حسابها، حداقل به 3 رقم محدود می‌شود. این نوع کدینگ حسابهای تفصیلی چند سطحی حداقل شامل 3 رقم است، اما امکان دارد تعداد ارقام بیشتر از 3 نیز باشد.
کدینگ حسابات شناور معمولاً از 3 یا 4 رقم تشکیل شده است. به عبارت دیگر، اگر نیاز به تفصیل تا 999 بار در سیستم داشته باشیم، از کد سه رقمی استفاده می‌کنیم، و اگر بخواهیم تفصیل بین 1000 تا 9999 بار امکان‌پذیر باشد، از کد 4 رقمی استفاده می‌شود.
گزارشات تفصیلی به گزارش‌هایی اطلاق می‌شود که بر اساس اطلاعات حسابهای تفصیلی تهیه و تنظیم می‌شوند.
🔹 در ابتدا، باید حسابهای تفصیلی را در نرم‌افزار حسابداری مربوطه مشخص نمود.
🔹 سپس، عنوان حساب و سپس شرح حساب معین و در نهایت حساب تفصیلی را در توضیحات مشخص می‌کنیم.
🔹 اگر زیرشاخه‌ای وجود دارد، آن را نیز اضافه می‌کنیم.
🔹 در ادامه، تاریخ، شماره سند، شماره عطف و سایر اطلاعات مربوطه را وارد می‌نماییم.
🔹 در نهایت، باید گزارش را تأیید کرد تا در نرم‌افزار حسابداری مورد نظر به ثبت برسد.
برای بهبود دانش حسابداران در زمینه حسابداری و استفاده بهینه از حساب تفصیلی، دو دوره آموزشی پیشنهاد می‌شود:
– در این دوره، حسابداران می‌توانند با سامانه مودیان مالیاتی آشنا شده و نحوه استفاده از آن را در مدیریت مالیاتی شرکت‌ها فرا بگیرند.
– این دوره به حسابداران امکان می‌دهد تا نحوه تهیه و تنظیم صورت‌های مالیاتی را با استفاده از حسابهای تفصیلی به درستی فرا بگیرند.
این دو دوره می‌توانند به بهبود عملکرد حسابداران و دقیق‌تر شدن گزارشات مالی کمک کنند.
تعریف حساب تفصیلی به شدت به نوع فعالیت هر شرکت وابسته است. در این نوع حسابها، هر چه اطلاعات جزئی تر و دقیق تر باشد، گزارش‌های ارائه شده به مدیران شرکت قدرتمندتر و جامع‌تر خواهد بود. با این وجود، اگر حسابدار یک شرکت توانمندی لازم را برای درست تعریف حسابها به دست نیاورد، نمی‌تواند اطلاعات را به درستی و به‌طور دقیق تجسم کند. این موضوع می‌تواند منجر به ارائه گزارشات نادرست و ناکارآمد درباره عملکرد مجموعه شود، که در نهایت به خسارت شرکت و کاربران اطلاعات منجر می‌شود.
در این مقاله به بررسی حسابهای تفصیلی و اهمیت آنها در حسابداری شرکت‌ها پرداختیم. این نوع حساب، به عنوان یک ابزار حسابداری قدرتمند، به مدیران این امکان را می‌دهد تا اطلاعات دقیق و جزئی‌تری از عملکرد مالی شرکت خود را درک کنند. با توجه به نوع فعالیت و نیازهای شرکت، تعریف حساب تفصیلی به شکل مختلفی صورت می‌گیرد.
استفاده صحیح از حساب تفصیلی نیاز به دانش و آموزش حسابداران دارد. اگر حسابدار به درستی آموزش حسابداری را دریافت نکند، ممکن است تعریف نادرست حسابها منجر به ارائه گزارشات نادرست و در نهایت خسارت به شرکت و استفاده‌کنندگان از اطلاعات شود.
رهبر حساب همان راهیست که شما را در مسیر تبدیل شدن شما به یک حسابدار حرفه ای آموزش و پشتیبانی میکند. از مبتدی تا پیشرفته در کنار شماییم تا شما را به هدف خود که تبدیل شدن به بهترین ورژن از یک حسابدار است برسانیم. رسالت رهبر حساب آموزش حسابداران حرفه ای است
