ارسال تجمیعی مقادیر در دفاتر الکترونیکی

با این حال، باید توجه داشت که آیین نامه نحوه ارسال فایل دفاتر الکترونیکی به سازمان امور مالیاتی را به صورت کاملا جزئی و محدود تعریف نکرده و در این زمینه فضای اجرایی و تفسیری وجود دارد. در عمل، بسیاری از مودیان سوال دارند که آیا میتوان اطلاعات ثبت شده روزانه را در قالب فایل های تجمیعی ارسال کرد یا خیر. نکته مهم این است که تفاوتی بین «نحوه ثبت» و «نحوه ارسال» وجود دارد. ثبت باید روزانه انجام شود، اما ارسال میتواند در قالب فایل های تجمیعی صورت گیرد، مشروط بر اینکه ساختار فایل، ترتیب زمانی و جزئیات اطلاعات به گونه ای باشد که امکان بررسی و رسیدگی برای مامور مالیاتی وجود داشته باشد.

در دفاتر فیزیکی نیز رویه مشابهی وجود داشت. اگرچه قانون بر ثبت روزانه تاکید داشت، اما در عمل بسیاری از مودیان با هماهنگی و اخذ موافقت ممیز مالیاتی، ثبت ها را به صورت هفتگی یا ماهانه و تجمیعی انجام میدادند، به شرطی که اسناد و مدارک مثبته موجود باشد و ترتیب تاریخ ها رعایت شود. همین منطق در مورد دفاتر الکترونیکی نیز قابل تسری است. چنانچه مودی بتواند ثابت کند که اطلاعات مالی به صورت روزانه در سیستم حسابداری ثبت شده و فایل های تجمیعی صرفا خروجی فنی از همان اطلاعات روزانه هستند، معمولا امکان پذیرش آن وجود دارد.

در خصوص ارسال دفاتر الکترونیکی در سطح کل و در قالب ۶ فایل جداگانه، باید گفت که اگر منظور از این ۶ فایل، تفکیک اطلاعات بر اساس دوره، نوع حساب یا ساختار مورد قبول سامانه باشد، از نظر فنی منعی وجود ندارد، مشروط بر اینکه فرمت اعلامی سازمان امور مالیاتی رعایت شده باشد. آنچه برای ممیز اهمیت دارد، شفافیت اطلاعات، قابلیت ردیابی ثبت ها، تطابق با اسناد و رعایت توالی زمانی است، نه لزوما تعداد فایل ها. بنابراین ارسال تجمیعی در چند فایل، در صورتی که باعث مخدوش شدن این اصول نشود، قابل دفاع است.

نکته بسیار مهم و توصیه عملی این است که پیش از اقدام به ارسال تجمیعی دفاتر الکترونیکی، حتما موضوع با ممیز یا سرممیز مالیاتی مطرح و موافقت کتبی یا حداقل مستند اخذ شود. این اقدام ریسک رد دفاتر را به شکل قابل توجهی کاهش میدهد. همان طور که در دفاتر فیزیکی، هماهنگی قبلی نقش کلیدی داشت، در دفاتر الکترونیکی نیز تعامل با ممیز اهمیت بالایی دارد.

در جمع بندی میتوان گفت که بر اساس آیین نامه، ثبت دفاتر الکترونیکی باید روزانه انجام شود، اما در عمل و با اخذ اجازه از ممیز مالیاتی، میتوان ارسال دفاتر را به صورت تجمیعی و حتی در قالب چند فایل جداگانه انجام داد، مشابه رویه ای که در دفاتر فیزیکی وجود داشت. رعایت فرمت، شفافیت اطلاعات و مستندسازی ثبت های روزانه، شرط اصلی پذیرش این روش خواهد بود.