در نسخه قبلی سامانه، زمانی که کاربر فایل اکسل دفاتر را بارگذاری میکرد و بعد متوجه اشتباه یا نیاز به اصلاح میشد، میتوانست گزینه ویرایش را انتخاب کند و فایل جدید را بارگذاری کند. در آن حالت فایل جدید عملا جایگزین فایل قبلی میشد. یعنی سیستم همان رکورد قبلی را نگه میداشت اما محتوای آن با فایل جدید عوض میشد. به همین دلیل بعد از ویرایش عملا همان پرونده قبلی ادامه پیدا میکرد و نیاز به ایجاد یک ثبت جداگانه نبود. به بیان ساده تر، ویرایش در واقع نوعی جایگزینی مستقیم فایل محسوب میشد.
اما در آپدیت جدید سامانه دفاتر تجاری این رفتار تغییر کرده است. در حال حاضر وقتی شما گزینه ویرایش را انتخاب میکنید و فایل اکسل جدید را بارگذاری میکنید، سامانه دیگر فایل قبلی را مستقیما جایگزین نمیکند. در عوض یک نسخه جدید از فایل ایجاد میشود. به عبارتی سیستم یک رکورد تازه میسازد که باید مانند یک بارگذاری جدید مراحل ثبت نهایی را طی کند. به همین دلیل بعد از ویرایش ممکن است کاربران ببینند که یک فایل دیگر در لیست آنها اضافه شده است که هنوز وضعیت آن ثبت نهایی نشده است.
این تغییر به احتمال زیاد به دلیل افزایش کنترل و شفافیت در سوابق بارگذاری ها انجام شده است. در مدل جدید، سامانه میتواند تاریخچه تغییرات را بهتر نگهداری کند و مشخص باشد که چه زمانی فایل اولیه ارسال شده و چه زمانی نسخه اصلاح شده بارگذاری شده است. برای سازمان امور مالیاتی این موضوع اهمیت دارد چون امکان پیگیری و بررسی تغییرات دفاتر برای آنها ساده تر میشود.
تغییر دیگری که کاربران در ماه های اخیر متوجه آن شده اند مربوط به گزینه حذف فایل است. در نسخه قبلی سامانه معمولا زمانی که فایل اکسل با موفقیت بارگذاری میشد، اگر کاربر میخواست آن را حذف کند باید وارد مرحله ثبت نهایی میشد و در آنجا امکان حذف فایل دیده میشد. یعنی گزینه حذف به صورت مستقیم در کنار فایل نمایش داده نمیشد و کاربر باید وارد مرحله بعدی میشد تا بتواند فایل را پاک کند.
اما در نسخه جدید سامانه این موضوع هم تغییر کرده است. در حال حاضر بعد از بارگذاری موفق فایل، گزینه حذف به صورت جداگانه در کنار آیکن ثبت نهایی نمایش داده میشود. یعنی کاربر بدون اینکه وارد مرحله ثبت نهایی شود میتواند مستقیما همانجا فایل را حذف کند. این تغییر باعث شده مدیریت فایل ها ساده تر شود و اگر کاربر متوجه اشتباه در فایل بارگذاری شده شود، سریع تر بتواند آن را پاک کرده و فایل درست را بارگذاری کند.
در عمل میتوان گفت روند کلی کار همچنان همان منطق قبلی را دارد اما ساختار مدیریت فایل ها کمی شفاف تر و مرحله بندی شده تر شده است. الان هر بار ویرایش بیشتر شبیه یک نسخه جدید از دفتر در سیستم ثبت میشود و تا زمانی که ثبت نهایی انجام نشود وضعیت آن کامل محسوب نمیشود. بنابراین حسابداران باید بعد از ویرایش حتما توجه داشته باشند که نسخه اصلاح شده را نیز به مرحله ثبت نهایی برسانند تا در سامانه به عنوان نسخه رسمی ثبت شود.
در مجموع این تغییرات شاید در ابتدا کمی گیج کننده به نظر برسد، مخصوصا برای کسانی که مدت طولانی با نسخه قبلی سامانه کار کرده اند. اما بعد از چند بار استفاده مشخص میشود که هدف اصلی این تغییرات ایجاد نظم بیشتر در روند بارگذاری و نگهداری سابقه تغییرات دفاتر الکترونیکی است و همچنین کار حذف یا مدیریت فایل های اشتباه را برای کاربران راحت تر کرده است.
