نخستین علت، وجود ایراد در پلمب دفاتر است. مطابق مقررات، دفاتر قانونی باید پیش از شروع سال مالی از طریق اداره ثبت شرکت ها پلمب شوند و شماره سریال و تاریخ پلمب آنها در سامانه ثبت شده باشد. اگر پلمب دفاتر برای سال ۱۴۰۵ انجام نشده باشد، یا تاریخ پلمب بعد از شروع سال مالی ثبت شده باشد، سامانه دفاتر الکترونیکی هنگام بارگذاری اطلاعات با خطای تاریخ مواجه می شود. همچنین در صورتی که اطلاعات شناسه ملی یا سال مالی در سامانه ثبت شرکت ها با اطلاعات وارد شده در سامانه مالیاتی همخوانی نداشته باشد، سیستم به صورت خودکار خطای مغایرت تاریخ یا دوره را نمایش می دهد. بنابراین پیش از هر اقدامی لازم است وضعیت پلمب دفاتر و سال مالی ثبت شده بررسی و از صحت آن اطمینان حاصل شود.
دومین علت متداول، اشتباه در ثبت تاریخ آخرین رویداد فایل جاری است. هنگام تهیه فایل دفاتر، باید تاریخ آخرین سند ثبت شده در آن دوره به درستی درج شود. اگر این تاریخ با بازه انتخابی برای بارگذاری همخوانی نداشته باشد، سامانه آن را به عنوان خطای تاریخ شناسایی می کند. برای نمونه، اگر بازه بارگذاری از ابتدای فروردین تا پایان خرداد انتخاب شده باشد اما در فایل، تاریخ آخرین رویداد مربوط به تیرماه درج شده باشد، سامانه به دلیل خروج تاریخ از محدوده تعیین شده، فایل را رد خواهد کرد. همچنین درج تاریخ به صورت اشتباه، مانند جابجایی روز و ماه یا استفاده از سال نادرست، می تواند منجر به همین خطا شود. دقت در تنظیم تقویم سیستم و کنترل فرمت تاریخ پیش از خروجی گرفتن از نرم افزار حسابداری اهمیت زیادی دارد.
سومین عامل، انتخاب نادرست بازه زمانی بارگذاری است. سامانه دفاتر الکترونیکی هر سال مالی را به دوره های مشخصی تقسیم می کند و مؤدی باید اطلاعات هر بازه را در محدوده تعیین شده ارسال کند. اگر بازه انتخابی با سال مالی ثبت شده در پرونده مالیاتی تطابق نداشته باشد، یا برای دوره ای اقدام به بارگذاری شود که هنوز فعال نشده یا مهلت آن پایان یافته است، خطای تاریخ ظاهر می شود. همچنین برخی شرکت ها دارای سال مالی غیر از سال شمسی هستند. در این حالت اگر بازه زمانی بر اساس سال تقویمی انتخاب شود در حالی که سال مالی شرکت متفاوت است، سامانه مغایرت را تشخیص می دهد و اجازه ثبت نمی دهد.
در مجموع، خطای تاریخ در سامانه دفاتر الکترونیکی بیشتر ناشی از عدم انطباق میان تاریخ های ثبت شده در پلمب، سال مالی پرونده و اطلاعات فایل ارسالی است. توصیه می شود پیش از بارگذاری، سه موضوع به دقت کنترل شود: صحت پلمب دفاتر و سال مالی، تطابق تاریخ آخرین رویداد با محدوده فایل، و انتخاب درست بازه زمانی در سامانه. با بررسی این موارد در اغلب مواقع مشکل بدون نیاز به مکاتبه یا مراجعه حضوری برطرف خواهد شد.
