۱. تعیین نوع صورتحساب و ماهیت درآمدها
ابتدا باید ماهیت درآمدهای سازمان مشخص شود. درآمدهای نظام مهندسی کشاورزی غالبا شامل حق عضویت، حق صدور و تمدید پروانه، کارشناسی و نظارت است که در قالب ارائه خدمات طبقه بندی می شوند. این تراکنش ها باید با صدور صورتحساب الکترونیکی نوع دوم یا در موارد خاص نوع سوم (صورتحساب فروش به مصرف کننده نهایی) در سامانه مودیان ثبت شوند.
۲. اولویت منبع داده: سامانه سانکا (SANIKA)
بین داده های بانکی و سامانه سانکا، سامانه سانکا (یا هر سیستم عملیاتی مشابه که خدمت را ثبت می کند) باید به عنوان منبع اصلی برای صدور صورتحساب شناخته شود.
- نقاط ضعف داده بانکی: ورودی های بانک فقط نشان دهنده واریز وجه هستند. آنها الزاما اطلاعات کاملی مانند مشخصات دقیق خریدار (کد ملی یا شناسه ملی)، نوع خدمت ارائه شده، و تاریخ دقیق انجام خدمت که برای صدور صورتحساب لازم است را ندارند. داده های بانکی در مرحله تطبیق و راستی آزمایی نهایی کاربرد دارند، نه در مرحله تولید صورتحساب.
- نقاط قوت سامانه سانکا: این سامانه محل ثبت اطلاعات هویتی اعضا و خدمات درخواستی است. هر ثبت در سانکا یک واقعه اقتصادی است که مبنای صدور صورتحساب را فراهم می کند.
۳. راهکار عملی برای حجم بالای تراکنش ها
با توجه به حجم بالای تراکنش های ریز (در حد ۵۰۰ مورد یا بیشتر) در دوره های زمانی کوتاه، ثبت تک تک آنها به صورت دستی غیر ممکن است و استفاده از واسط های نرم افزاری (API) ضروری است.
الف) استفاده از زیرساخت های نرم افزاری (API):
بهترین و استانداردترین روش، اتصال مستقیم سیستم مالی و حسابداری سازمان به سامانه مودیان از طریق رابط برنامه نویسی (API) است. این کار توسط شرکت های ارائه دهنده خدمات واسط مالیاتی یا خود شرکت های نرم افزاری حسابداری انجام می شود. در این فرآیند:
- داده های مربوط به خدمات انجام شده و وجوه دریافتی از سامانه سانکا استخراج می شود.
- این داده ها به صورت خودکار به فرمت استاندارد صورتحساب الکترونیکی تبدیل می شوند.
- سیستم واسط، صورتحساب های تولید شده را به صورت انبوه و در یک لحظه به حافظه مالیاتی ارسال می کند.
این روش نه تنها سرعت و دقت را تضمین می کند، بلکه نیاز به نیروی انسانی برای ثبت جزئیات را نیز از بین می برد.
ب) استفاده از صورتحساب های تجمیعی (جمع بندی):
در صورتی که سازمان خدمات ریز و متعدد را به اشخاص حقیقی (که عضو سامانه مودیان نیستند) ارائه می کند و دریافت کننده نیازی به اعتبار مالیاتی ندارد، امکان استفاده از صورتحساب نوع سوم (تجمیعی) وجود دارد.
بر اساس قوانین سازمان امور مالیاتی، مودیانی که فروش های جزئی به مصرف کنندگان نهایی دارند، می توانند صورتحساب های خود را در پایان یک دوره زمانی مشخص (مثلا یک روز یا یک هفته) به صورت تجمیعی ثبت کنند.
برای سازمان نظام مهندسی کشاورزی، می توانید تمامی تراکنش های ریز روزانه که ماهیت مشابهی دارند (مانند واریز حق عضویت های جزئی) را در پایان روز یا شیفت کاری، به صورت یک صورتحساب تجمیعی در سامانه ثبت کنید. البته جزئیات این تراکنش ها باید به صورت کامل و قابل استناد در سامانه های داخلی (سانکا و سیستم حسابداری) حفظ شود تا در زمان رسیدگی های مالیاتی قابل ارائه باشند.
۴. فرآیند نهایی پیشنهادی
- سامانه سانکا: به عنوان منبع اصلی اطلاعات هویتی و خدماتی سازمان.
- سیستم حسابداری واسط: وظیفه تبدیل داده های سانکا به صورتحساب الکترونیکی و ارسال آن به صورت انبوه از طریق API به سامانه مودیان.
- بانک: تنها برای کنترل نهایی و اطمینان از صحت واریزها (تطبیق سامانه سانکا با ورودی های بانکی).
به دلیل حجم بالا و اهمیت دقت در اطلاعات، حتما باید فرآیند ارسال خودکار صورتحساب ها را با مشورت یک شرکت ارائه دهنده راه حل های مالیاتی یا نرم افزارهای حسابداری دارای تاییدیه پیاده سازی کنید.
