نکته مهم این است که شناسه اختصاصی زمانی قابل استفاده است که در سامانه مربوط ثبت و قابل بهره برداری شده باشد. همان طور که اشاره کردید، زمانی که شناسه داخل StuffID بنشیند و عملا در ساختار سامانه قابل شناسایی و استفاده شود، می توان آن را در صورتحساب به کار برد. بنابراین صرف تعریف داخلی یک کد در شرکت یا نگهداری آن در نرم افزار مالی، برای استفاده در سامانه مودیان کافی نیست. این شناسه باید در جایگاه رسمی خود ثبت شده باشد تا هنگام ارسال صورتحساب، مورد پذیرش قرار گیرد.
از نظر کاربردی، شناسه اختصاصی بیشتر در وضعیتی استفاده می شود که مودی با کالاها یا خدماتی سر و کار دارد که یا بسیار خاص هستند، یا در دسته بندی های عمومی به شکل روشن و دقیق پوشش داده نشده اند. برای مثال ممکن است یک واحد اقتصادی کالایی تولید کند که ویژگی های فنی ویژه ای دارد و هنوز شناسه عمومی مشخص و قابل انطباق برای آن تعریف نشده است. در چنین شرایطی، استفاده از شناسه اختصاصی می تواند راه حل درست باشد، مشروط بر اینکه این شناسه به صورت رسمی در سامانه ثبت و فعال شده باشد.
در مقابل، اگر برای کالا یا خدمت، شناسه کالا و خدمات معتبر وجود داشته باشد، اولویت با همان شناسه است و نباید بدون دلیل به سراغ شناسه اختصاصی رفت. چون فلسفه اصلی سامانه مودیان، استانداردسازی اطلاعات و یکسان شدن زبان تبادل داده ها میان مودی، خریدار و سازمان امور مالیاتی است. استفاده بی ضابطه از شناسه اختصاصی ممکن است باعث بروز مغایرت، خطا در پذیرش صورتحساب، یا ابهام در رسیدگی های بعدی شود.
بنابراین پاسخ دقیق به این سوال که “چه زمانی باید از شناسه اختصاصی استفاده کرد” این است: وقتی شناسه عمومی مناسب برای کالا یا خدمت وجود ندارد، یا امکان استفاده دقیق از آن فراهم نیست، و در عین حال شناسه اختصاصی مربوطه به طور رسمی در سامانه تعریف شده و در ساختار StuffID قابل استفاده قرار گرفته است. در این وضعیت، مودی می تواند آن شناسه را در صورتحساب الکترونیکی درج کند.
از جهت اجرایی نیز بهتر است مودی قبل از صدور صورتحساب، بررسی کند که شناسه مورد نظر در سامانه های مرتبط به صورت معتبر ثبت شده باشد. همچنین باید اطمینان حاصل شود که شناسه انتخابی با ماهیت واقعی کالا یا خدمت انطباق دارد. این موضوع اهمیت زیادی دارد، چون اگر شناسه نادرست انتخاب شود، حتی در صورت ثبت صورتحساب، ممکن است در مراحل بعدی موجب ایراد مالیاتی یا درخواست اصلاح شود.
در جمع بندی باید گفت شناسه اختصاصی یک ابزار جایگزین برای شرایط خاص است، نه انتخاب اول در همه معاملات. انتخاب اول همان شناسه کالا و خدمات است. اما هرگاه این شناسه برای مورد مشخص شما وجود نداشته باشد و شناسه اختصاصی نیز در بستر رسمی سامانه و در قالب StuffID قابل استفاده شده باشد، استفاده از آن مجاز و منطقی است. پس معیار اصلی، هم نبودن شناسه عمومی مناسب است و هم ثبت و قابلیت استفاده رسمی شناسه اختصاصی در سامانه. اگر بخواهید، می توانم همین متن را هم در قالب رسمی تر اداری و هم در قالب پاسخ مناسب برای ارسال به همکار یا مشتری بازنویسی کنم.
