از طرف دیگر ثبت همان فاکتور خرید در سامانه ۱۶۹ توسط شرکت شما یک الزام قانونی جداگانه بوده که به درستی انجام شده است. سامانه ۱۶۹ و سامانه مودیان از نظر ماهیت گزارش دهی و هدف قانونی متفاوت هستند و ثبت اطلاعات در هر کدام به تنهایی تخلف محسوب نمیشود. بنابراین اینکه فروشنده ادعا میکند فروش او دوبار لحاظ شده لزوما به این معنا نیست که تخلفی از طرف شرکت شما رخ داده باشد. در بسیاری از موارد این تصور به دلیل عدم آشنایی فروشنده با ساز و کار تجمیع اطلاعات در سازمان امور مالیاتی ایجاد میشود.
نکته مهم این است که مسئولیت ثبت و اصلاح فاکتور فروش در سامانه مودیان تماما بر عهده فروشنده است. اگر فروشنده فاکتور را اشتباه ثبت کرده یا به هر دلیل احساس میکند فروش او دوبار در سیستم مالیاتی منعکس شده، مسیر قانونی آن اصلاح یا ابطال صورتحساب در سامانه مودیان از طرف خود فروشنده است. خریدار نه امکان فنی و نه تکلیف قانونی برای حذف یا اصلاح اطلاعات فروش ثبت شده توسط فروشنده در سامانه مودیان دارد.
در خصوص سامانه ۱۶۹ نیز حذف اطلاعات خرید فقط در صورتی توجیه دارد که اساسا خریدی انجام نشده باشد یا فاکتور اشتباه ثبت شده باشد. در شرایطی که خرید واقعی بوده، وجه پرداخت شده و اسناد و مدارک وجود دارد، حذف ثبت ۱۶۹ میتواند به ضرر شرکت شما تمام شود و در رسیدگی هاي مالیاتی منجر به عدم پذیرش هزینه و مالیات بر ارزش افزوده شود. بنابراین توصیه اکید این است که صرفا به درخواست فروشنده اقدام به حذف اطلاعات از سامانه ۱۶۹ نکنید.
نوشتن نامه به اداره امور مالیاتی نیز زمانی معنا دارد که اختلاف واقعی و اثبات شده ای در تجمیع اطلاعات ایجاد شده باشد و یا سازمان امور مالیاتی مطالبه ای بر مبنای فروش یا خرید تکراری مطرح کرده باشد. در غیر این صورت مکاتبه زودهنگام و بدون مستندات ممکن است پرونده را وارد مسیر غیرضروری رسیدگی کند. معمولا بهترین اقدام این است که فروشنده اصلاحات لازم را در سامانه مودیان انجام دهد و در صورت نیاز توضیحات تکمیلی در کارپوشه خود درج کند.
در نهایت با توجه به حساسیت موضوع و اثر مستقیم آن بر مالیات عملکرد و مالیات بر ارزش افزوده شرکت شما، حتما این موضوع را با مشاور مالیاتی یا حسابدار رسمی مطلع از جزئیات پرونده مطرح کنید تا تمامی اسناد، تاریخ ها، وضعیت اظهارنامه ها و نحوه انعکاس اطلاعات در هر دو سامانه به دقت بررسی شود. هر پرونده ممکن است جزئیات خاص خود را داشته باشد و تصمیم صحیح فقط با در نظر گرفتن تمام جوانب امکان پذیر است. اقدام عجولانه یا حذف اطلاعات بدون تحلیل میتواند در آینده هزینه مالی و حقوقی قابل توجهی برای شرکت ایجاد کند.