تفاوت وضعیت صورتحساب الکترونیکی در کارپوشه و نرم افزار حسابداری

جواب : بله، این تفاوت معمولا به این دلیل است که وضعیت ثبت شده در کارپوشه سازمان امور مالیاتی با وضعیتی که نرم افزار سپیدار از سامانه استعلام می کند همیشه همزمان و یکسان به روز نمی شود. یعنی ممکن است صورتحساب الکترونیکی در کارپوشه ثبت شده باشد و حتی آنجا وضعیت آن درست و نهایی دیده شود، اما داخل سپیدار هنوز در حالت استعلام بماند و خطا بدهد. این موضوع لزوما به این معنا نیست که صورتحساب ارسال نشده یا کارپوشه اشتباه نمایش می دهد؛ خیلی وقت ها مشکل از همگام سازی، دریافت پاسخ، یا پردازش داخلی نرم افزار است.

در واقع وقتی صورتحساب از نرم افزار حسابداری به سامانه مودیان ارسال می شود، چند مرحله پشت سر هم اتفاق می افتد:

1. اطلاعات صورتحساب از سپیدار به سامانه ارسال می شود.
2. سامانه آن را دریافت می کند و یک وضعیت اولیه برمی گرداند.
3. کارپوشه ممکن است بعد از پردازش نهایی، وضعیت را به شکل درست و قطعی نمایش دهد.
4. سپیدار برای اینکه وضعیت نهایی را نشان دهد، باید پاسخ استعلام را دریافت و درست تفسیر کند.

اگر در این زنجیره، پاسخ از سمت سامانه رسیده باشد ولی سپیدار نتواند آن را به روز کند، صورتحساب داخل نرم افزار در حالت استعلام می ماند. این حالت معمولا یعنی نرم افزار هنوز نتوانسته پاسخ نهایی را از سرویس استعلام بخواند، یا پاسخ را به شکل درست ثبت کند. بنابراین ممکن است در کارپوشه همه چیز درست باشد، اما در سپیدار همچنان وضعیت نهایی دیده نشود.

از نظر عملی، اگر داخل کارپوشه صورتحساب نشسته و وضعیت آن مشخص است ولی داخل سپیدار هنوز استعلام است، در بیشتر مواقع مشکل از خود نرم افزار یا ارتباط آن با سرویس های سازمان است، نه از خود صورتحساب. یعنی ممکن است یکی از این موارد رخ داده باشد:

• اختلال موقت در ارتباط سپیدار با سامانه
• قدیمی بودن نسخه نرم افزار
• ناهماهنگی در دریافت پاسخ استعلام
• خطا در کش یا داده های محلی نرم افزار
• مشکل در سرویس های میانی یا وب سرویس های مورد استفاده سپیدار

به همین خاطر معمولا پیشنهاد می شود با پشتیبانی سپیدار تماس بگیرید تا وضعیت فاکتور یا صورتحساب را در خود نرم افزار بررسی و اصلاح کنند. چون اگر کارپوشه وضعیت را درست نشان می دهد، یعنی از سمت سامانه مالیاتی احتمالا اطلاعات ثبت شده است و ایراد اصلی در نمایش یا پردازش داخل نرم افزار قرار دارد.

نکته مهم این است که استعلام ماندن همیشه به معنی خراب بودن صورتحساب نیست. بعضی وقت ها صورتحساب از نظر سامانه تایید شده، اما نرم افزار هنوز آن تایید را نخوانده است. در چنین شرایطی نباید فقط به وضعیت داخل نرم افزار اکتفا کرد، بلکه باید کارپوشه را مبنا قرار داد و سپس مشکل نرم افزار را برای پشتیبانی گزارش کرد.

پس جمع بندی ساده این است:

• اگر در کارپوشه وضعیت صورتحساب درست است، یعنی سامانه آن را دریافت کرده است.
• اگر در سپیدار هنوز روی استعلام مانده، مشکل غالبا از خود نرم افزار یا ارتباط آن با سامانه است.
• در این حالت باید با پشتیبانی سپیدار پیگیری شود تا وضعیت صورتحساب در نرم افزار هم اصلاح شود.

دوره های آموزشی مرتبط با تفاوت وضعیت صورتحساب الکترونیکی در کارپوشه و نرم افزار حسابداری

• آموزش اظهارنامه مالیاتی