برای تبیین دقیق تر این موضوع باید میان گزارشگری میان دوره ای و بستن قطعی حساب ها تفکیک قائل شد. در پایان شش ماهه نخست سال، شرکت ها و بنگاه های اقتصادی موظف هستند گزارش های عملکردی و ترازنامه های آزمایشی خود را تنظیم کنند تا وضعیت سودآوری و موضع مالی خود را پایش نمایند. اما این به معنای صفر کردن حساب های درآمد و هزینه و انتقال آن ها به حساب سود و زیان انباشته نیست. در واقع، ماهیت حساب های موقت که شامل هزینه ها و درآمدها می شوند، به گونه ای است که باید در طول یک سال مالی کامل تجمیع شوند تا برآیند عملکرد یک ساله واحد تجاری را نشان دهند.
طبق قانون تجارت و استانداردهای حسابداری ملی، هر سال مالی واحد زمانی مشخصی است که معمولا از ابتدای فروردین آغاز شده و در پایان اسفند خاتمه می یابد. تحریر دفاتر قانونی (دفتر روزنامه و کل) برای شش ماهه اول سال باید بر اساس رویدادهای مالی جاری و به صورت مستمر انجام شود. به عبارت دیگر، شما باید اسناد حسابداری را به ترتیب تاریخ وقوع در دفاتر ثبت کنید و در پایان شهریور ماه، تنها یک تراز آزمایشی از مانده حساب ها تهیه نمایید. این مانده ها بدون آن که بسته شوند، به ماه مهر منتقل می شوند و روند ثبت عملیات مالی تا پایان اسفند ماه ادامه می یابد.
بستن حساب های موقت و تعیین سود و زیان قطعی، رویه ای است که تنها در پایان سال مالی انجام می شود. در آن مقطع، تمام حساب های هزینه و درآمد به حساب خلاصه سود و زیان منتقل شده و مانده آن ها صفر می شود. سپس با کسر مالیات و ذخایر قانونی، سود خالص شناسایی شده و به حساب سود و زیان انباشته در ترازنامه منتقل می گردد. همچنین حساب های دائمی که شامل دارایی ها، بدهی ها و حقوق صاحبان سهام هستند، از طریق صدور سند اختتامیه بسته شده و با سند افتتاحیه به سال مالی بعد منتقل می شوند. اگر شما در پایان شش ماهه اول اقدام به بستن این حساب ها کنید، عملا پیوستگی دوره مالی را از بین برده و در محاسبات سالانه خود دچار سردرگمی خواهید شد.
از منظر سازمان امور مالیاتی نیز، ملاک ارزیابی عملکرد و تشخیص مالیات، ترازنامه و صورت سود و زیانی است که برای کل دوازده ماه سال تنظیم شده باشد. ثبت سند بستن حساب ها در میانه سال در دفاتر پلمب شده، می تواند باعث بروز ابهام برای ممیزان مالیاتی شود و حتی در مواردی منجر به رد دفاتر یا بروز جریمه های غیرضروری گردد؛ چرا که این اقدام با تداوم فعالیت و ساختار حسابداری دوبل در تضاد است. بنابراین، برای ارسال و ارائه گزارش های مربوط به شش ماهه اول، صرفا بر تهیه تراز آزمایشی و اطمینان از صحت ثبت رویدادها تمرکز کنید.
در نهایت، به یاد داشته باشید که شفافیت در گزارشگری مالی مستلزم رعایت سلسله مراتب زمانی است. سود و زیان واقعی یک واحد اقتصادی پس از گذر کامل از یک چرخه عملیاتی سالانه مشخص می شود. بنابراین، عملیات بستن حساب ها را به پایان سال مالی موکول کرده و در پایان شش ماهه اول، تنها به بررسی و تطبیق مانده ها و اطمینان از به روز بودن دفاتر قانونی بسنده کنید. این رویکرد استاندارد، ضامن سلامت نظام مالی شما و پیشگیری از بروز مشکلات حقوقی و مالیاتی در آینده خواهد بود. رعایت این نکته که حساب های موقت نباید در میان سال بسته شوند، یکی از اصول پایه ای در حفظ یکپارچگی اطلاعات حسابداری است که هر حسابدار و مدیر مالی باید نسبت به آن پایبند باشد.
