خطای قالب فایل در هنگام بارگذاری دفاتر الکترونیکی

جواب : وقتی در سامانه دریافت دفاتر الکترونیکی سازمان امور مالیاتی خطای «قالب فایل» نمایش داده می‌شود، یعنی فایل فشرده‌ای که ارسال کرده‌ای از نظر ساختار یا فرمت با استاندارد تعیین‌شده مطابقت ندارد. سامانه در مرحله اول فقط شکل و قالب فایل را بررسی می‌کند، نه محتوای حسابداری آن، بنابراین کوچک‌ترین مغایرت در نام فایل، نوع فشرده‌سازی یا ساختار درونی باعث رد شدن کل فایل می‌شود.

یکی از دلایل رایج این خطا اشتباه در نام‌گذاری فایل زیپ است. نام فایل باید دقیقاً با الگوی «کد اقتصادی یا شناسه ملی» به‌علاوه «سال عملکرد» و پسوند zip باشد. مثل نمونه‌ی زیر:
بین کد اقتصادی و سال باید فقط یک علامت زیرخط (_) باشد. هیچ فاصله، حرف فارسی یا کاراکتر اضافی مجاز نیست. همچنین فرمت فایل باید zip باشد و استفاده از rar یا 7z باعث خطا می‌شود.

دلیل مهم دیگر مربوط به محتوای داخل فایل زیپ است. درون فایل زیپ باید فقط سه فایل XML با نام‌های Header.xml، Journal.xml و Ledger.xml وجود داشته باشد. این فایل‌ها باید مستقیماً در شاخه اصلی زیپ باشند و داخل پوشه دیگری قرار نگیرند. اگر حتی یکی از فایل‌ها حذف شده یا نام آن تغییر کرده باشد (مثلاً Ledger (1).xml یا header.XML)، سامانه فایل را نامعتبر تشخیص می‌دهد.

ساختار درونی فایل‌های XML نیز بسیار حساس است. هر فایل باید با کدنویسی UTF-8 بدون BOM ذخیره شده باشد. اگر فایل با ANSI یا UTF-16 ذخیره شود، سامانه قادر به خواندن آن نیست. برای اطمینان می‌توان فایل را در Notepad++ باز کرد و از منوی Encoding گزینه UTF-8 را انتخاب کرد.

همچنین باید توجه کرد که تگ‌های XML به‌درستی بسته شده باشند و ترتیب آن‌ها مطابق استاندارد سازمان باشد. استفاده از کاراکترهای غیرمجاز مانند علامت & یا وارد کردن متن فارسی در محل عددی هم می‌تواند باعث خطای قالب شود. اگر نرم‌افزار حسابداری نسخه قدیمی داشته باشد یا قالب XML جدید را پشتیبانی نکند، احتمال بروز این خطا زیاد است و لازم است نسخه نرم‌افزار به‌روزرسانی شود.

نحوه فشرده‌سازی فایل نیز اهمیت دارد. باید از فرمت ZIP معمولی استفاده شود و نباید فایل رمزدار یا فشرده با تنظیمات خاص باشد. استفاده از گزینه Solid Archive یا Ultra Compression در برنامه‌های فشرده‌سازی، فایل را از نظر سامانه غیرقابل قبول می‌کند. حجم زیاد فایل (بیش از ۱۰۰ مگابایت) نیز ممکن است موجب رد شدن شود.

برای رفع خطا بهتر است فایل‌ها را دوباره از نرم‌افزار حسابداری استخراج کرده و نام فایل زیپ را دقیقاً مطابق الگوی رسمی اصلاح کنید. بررسی کنید که داخل زیپ فقط سه فایل XML وجود دارد، سپس آن‌ها را در Notepad++ با تنظیم UTF-8 ذخیره کنید و با فرمت zip فشرده نمایید. پس از آن، فایل جدید را در سامانه بارگذاری کنید.

در صورتی که همچنان خطا باقی ماند، می‌توان از محتوای پیام خطا یا با بررسی مستقیم فایل XML تشخیص داد مشکل از کدام بخش است. اگر بخواهی، می‌توانی پیام خطا یا نمونه فایل را بفرستی تا مشخص کنم ایراد دقیق در کجاست.

دوره های آموزشی مرتبط با خطای قالب فایل در هنگام بارگذاری دفاتر الکترونیکی

• دفاتر الکترونیکی