در حالت کلی وقتی شما یک فاکتور را به تاریخ 28 آبان ثبت کرده اید و بعد متوجه میشوید که تاریخ اشتباه بوده، کار درست همان طور که خودتان گفتید، ابطال فاکتور قبلی است. تا اینجای کار کاملا درست عمل کرده اید. اما مشکل از جایی شروع میشود که میخواهید فاکتور جدید را به تاریخ 2 آذر ثبت کنید و سامانه اجازه انتخاب آن تاریخ را نمیدهد یا آن تاریخ دیگر در دسترس نیست.
دلیل این موضوع این است که سامانه مودیان برای صدور صورتحساب الکترونیکی، محدودیت زمانی دارد و به طور معمول اجازه ثبت فاکتور با تاریخ گذشته را فقط در بازه مشخصی میدهد. این بازه بسته به تنظیمات سامانه، نوع صورتحساب و زمان فعلی متفاوت است. وقتی از آن بازه عبور میکنید، تاریخ های قدیمی قفل میشوند و امکان انتخاب دستی آنها وجود ندارد.
در چنین شرایطی چند راهکار عملی دارید. راهکار اول این است که اگر هنوز در همان دوره زمانی مجاز هستید، از بخش تنظیم تاریخ سند یا تاریخ ایجاد صورتحساب استفاده کنید. بعضی نرم افزارهای واسط امکان ثبت تاریخ فروش جدا از تاریخ ارسال به سامانه را دارند. در این حالت تاریخ فروش را 2 آذر وارد میکنید ولی تاریخ ارسال، تاریخ روز است. این موضوع از نظر مالیاتی در صورتی که داخل همان دوره باشد، معمولا قابل قبول است.
راهکار دوم این است که اگر سامانه یا نرم افزار شما به هیچ عنوان اجازه ثبت تاریخ 2 آذر را نمیدهد، ناچار هستید فاکتور جدید را با تاریخ مجاز روز ثبت کنید، اما در قسمت توضیحات یا شرح فاکتور، تاریخ واقعی معامله یعنی 2 آذر را درج کنید و مستندات آن را نگه دارید. این کار برای جلوگیری از مغایرت های بعدی بسیار مهم است.
راهکار سوم که رسمی تر و مطمئن تر است، ثبت درخواست اصلاح یا ارسال تیکت پشتیبانی در سامانه مودیان یا شرکت نرم افزاری واسط است. در بعضی موارد، پشتیبانی میتواند امکان ثبت تاریخ مورد نظر را به صورت موقت باز کند یا راه حل جایگزین قانونی معرفی کند.
در نهایت توصیه میشود همیشه قبل از ابطال فاکتور، حتما محدودیت تاریخ های قابل ثبت را بررسی کنید تا بعد از ابطال، دچار این مشکل نشوید. همچنین نگهداری مستندات فروش و دلیل تغییر تاریخ، در صورت رسیدگی مالیاتی بسیار کمک کننده خواهد بود.
