اولین نکته مهم این است که تایید سیستمی صورتحساب به معنی پذیرش قطعی محتوا از نظر رسیدگی مالیاتی نیست. سازمان امور مالیاتی در زمان حسابرسی ماهیت واقعی معامله را ملاک قرار می دهد، نه صرفا وضعیت صورتحساب در سامانه. بنابراین اگر معامله واقعی با صورتحساب ثبت شده همخوانی نداشته باشد، امکان دفاع وجود دارد.
گام اول، مستندسازی دقیق است. خریدار باید کلیه مدارک مربوط به معامله واقعی را نگهداری کند؛ شامل قرارداد، پیش فاکتور، رسید پرداخت بانکی، حواله کالا، اسناد انبار، مکاتبات با فروشنده و هر مدرکی که نشان دهد مبلغ، ماهیت یا طرف معامله با صورتحساب اشتباه مطابقت ندارد. این اسناد در رسیدگی مالیاتی نقش کلیدی دارند.
گام دوم، ثبت اعتراض و مکاتبه رسمی است. خریدار باید از طریق کارپوشه سامانه مودیان یا مکاتبه رسمی، عدم انطباق صورتحساب با واقعیت معامله را اعلام کند و موضوع را مستند نماید. هرچند تایید سیستمی قبلا انجام شده است، اما ثبت اعتراض باعث ایجاد سابقه رسمی می شود و در زمان رسیدگی قابل استناد است.
نکته سوم، عدم استفاده از اعتبار مالیات بر ارزش افزوده صورتحساب اشتباه است. اگر مشکل مربوط به مبلغ، نرخ یا ماهیت کالا یا خدمات باشد، توصیه می شود خریدار اعتبار مالیاتی آن صورتحساب را در اظهارنامه ارزش افزوده لحاظ نکند. این اقدام اگرچه ممکن است به زیان نقدینگی منجر شود، اما ریسک جرایم و رد اعتبار در آینده را به شکل قابل توجهی کاهش می دهد.
راهکار بعدی، طرح موضوع در هیات های حل اختلاف مالیاتی است. در صورتی که سازمان امور مالیاتی در رسیدگی، صورتحساب تایید شده را مبنای مطالبه مالیات قرار دهد، خریدار می تواند با ارائه مستندات، اعتراض خود را در هیات های بدوی و تجدیدنظر مطرح کند. در این مرحله اثبات صوری بودن یا اشتباه بودن صورتحساب بسیار مهم است.
در نهایت باید توجه داشت که سامانه مودیان مسئولیت معامله صوری یا اشتباه را فقط متوجه خریدار نمی کند. اگر فروشنده عمدا از اصلاح یا ابطال صورتحساب خودداری کند، این موضوع می تواند به عنوان تخلف او تلقی شود. به همین دلیل، انتخاب فروشنده معتبر و کنترل صورتحساب قبل از تایید نهایی، مهمترین راه پیشگیری از چنین مشکلاتی است.
