سند حسابداری چک تضمین برداشت شده توسط بانک بابت ثبت سفارش

از دیدگاه حسابداری، زمانی که چک تضمین به بانک ارائه میشود اما هنوز برداشت نشده است، معمولا در حسابهای انتظامی یا حسابهای تعهدی ثبت میشود، زیرا در این مرحله هنوز خروج واقعی وجه نقد رخ نداده است. اما زمانی که بانک چک تضمین را وصول کرده و مبلغ آن از حساب شرکت برداشت میشود، این رویداد به عنوان یک پرداخت واقعی تلقی شده و باید در حسابهای مالی ثبت گردد.

ثبت حسابداری در این حالت به ماهیت پرداخت بستگی دارد. اگر مبلغ برداشت شده به عنوان سپرده یا تضمین نزد بانک یا سازمان مربوطه باقی بماند، معمولا در حسابی مانند سپرده نزد بانکها، سپرده ثبت سفارش یا سایر حسابهای دریافتنی ثبت میشود. در مقابل، چون وجه از حساب بانکی شرکت خارج شده است، حساب بانک بستانکار خواهد شد.

به طور معمول ثبت حسابداری میتواند به شکل زیر انجام شود:

بدهکار: سپرده ثبت سفارش یا سپرده نزد بانک

بستانکار: بانک

در این ثبت، حساب سپرده ثبت سفارش نشان دهنده مبلغی است که شرکت به عنوان تضمین در اختیار مرجع مربوطه قرار داده و انتظار دارد در آینده پس از انجام تعهدات یا پایان فرایند ثبت سفارش، آن را بازیافت کند. در واقع این مبلغ هنوز به عنوان هزینه تلقی نمیشود، بلکه نوعی دارایی موقت برای شرکت به شمار می آید. از طرف دیگر، حساب بانک بستانکار میشود زیرا موجودی حساب بانکی شرکت کاهش یافته است.

در برخی موارد ممکن است برداشت چک تضمین به معنای قطعی شدن هزینه یا پرداخت بابت کارمزدها و هزینه های اداری مرتبط با ثبت سفارش باشد. در چنین شرایطی، به جای ثبت در حساب سپرده، مبلغ مربوطه در حساب هزینه های مربوط ثبت میشود. به عنوان مثال اگر برداشت انجام شده بابت هزینه ثبت سفارش یا کارمزدهای مرتبط باشد، ثبت میتواند به صورت زیر انجام شود:

بدهکار: هزینه ثبت سفارش یا هزینه کارمزد بانکی

بستانکار: بانک

بنابراین حسابدار باید ابتدا ماهیت برداشت انجام شده توسط بانک را بررسی کند. اگر مبلغ قابل بازگشت باشد یا به عنوان تضمین نگهداری شود، در گروه داراییها ثبت میشود. اما اگر برداشت جنبه قطعی داشته و قابل برگشت نباشد، باید در حساب هزینه ها شناسایی گردد.

در نهایت ثبت دقیق این رویداد اهمیت زیادی دارد، زیرا ثبت نادرست میتواند باعث ارائه تصویر غیرواقعی از وضعیت نقدینگی و داراییهای شرکت شود. به همین دلیل معمولا اسناد و اعلامیه های بانکی، مدارک ثبت سفارش و مکاتبات مربوط بررسی میشود تا ماهیت دقیق برداشت مشخص گردد و ثبت حسابداری متناسب با آن در دفاتر انجام گیرد.