سوال : با توجه به سامانه ای شدن دفاتر قانونی،دفاتر قانونی سال های گذشته تا چه زمانی باید نگهداری شوند؟

سوال : با توجه به سامانه ای شدن دفاتر قانونی،دفاتر قانونی سال های گذشته تا چه زمانی باید نگهداری شوند؟
جواب : دفاتر قانونی شرکت ها و موسسات همواره یکی از مهم ترین ابزار های ثبت و نگهداری اطلاعات مالی و حقوقی بوده اند. به استناد ماده 13 قانون تجارت : کلیه معاملات و صادرات و وادرات در دفاتر مذکوره فوق باید به ترتیب تاریخ درصفحات مخصومه نوشته شود.تراشیدن و حک کردن و همچنین جای سفید گذاشتن بیش از آنچه که در دفتر نویسی معمول است و در حاشیه و پابین سطور نوشتن ممنوع است و تاجر باید تمام آن دفاتر را از ختم هر سالی لااقل تا ده سال نگاه دارد. و طبق ماده 95 قانون مالیات های مستقیم سازمان امور مالیاتی مودیان را مکلف کرده که دفاتر قانونی را برای رسیدگی مالیاتی نگهداری کنند.اين الزام قانوني به معناي آن است كه حتي با سامانه اي شدن دفاتر الكترونيكي از سال هزار و چهارصد و چهار، دفاتر كاغذي سالهاي قبل همچنان بايد تا پايان دوره ده ساله حفظ شوند و امكان امحاء يا نابودي آنها وجود ندارد . اين موضوع براي حسابداران و مديران شركتها اهميت عملي زيادي دارد، زيرا بسياري تصور ميكنند با اجراي سامانه دفاتر الكترونيكي، دفاتر گذشته ديگر فاقد اعتبار هستند. در حالي كه قانون به صراحت تاكيد ميكند سوابق گذشته معتبر بوده و بايد در دسترس باقي بمانند. بنابراين شركتها بايد براي نگهداري امن و منظم اين دفاتر برنامه ريزي كنند، از جمله استفاده از بایگانی مناسب، محيطهاي امن و جلوگيري از آسيبهاي فيزيكي مانند رطوبت يا آتش سوزي. از منظر آموزش حسابداری، طرح اين پرسش باعث ميشود دانشجويان با يك نكته كاربردي و روز آشنا شوند. آنها ياد ميگيرند كه سامانه هاي جديد جايگزين كامل گذشته نيستند، بلكه ادامه همان مسير هستند و قوانين نگهداري سوابق همچنان پابرجاست. در نتيجه پاسخ روشن است: دفاتر قانوني سالهاي قبل بايد حداقل ده سال نگهداري شوند، حتي پس از سامانه اي شدن دفاتر الكترونيكي. اين الزام قانوني تضمين كننده شفافيت مالي و حقوقي شركتها در بلندمدت خواهد بود.
دوره های آموزشی مرتبط با نگهداری دفاتر قانونی