از نظر مالیاتی، برای پذیرش یک هزینه، صرف وجود قرارداد کافی نیست. اداره مالیات معمولا انتظار دارد علاوه بر قرارداد، مدارکی ارائه شود که نشان دهنده انجام کار و پرداخت وجه باشد. این مدارک می تواند شامل گزارش انجام خدمات، صورت وضعیت، مکاتبات مرتبط با تحویل کار، و اسناد پرداخت مانند فیش بانکی باشد. نبود این اسناد باعث می شود هزینه در رسیدگی مالیاتی با ریسک رد شدن مواجه شود.
نکته مهم دیگر، وضعیت طرف قرارداد است. اگر طرف قرارداد شخص حقیقی غیرشاغل باشد، معمولا الزام قانونی برای صدور صورتحساب الکترونیکی وجود ندارد. با این حال، شرکت همچنان موظف است مالیات تکلیفی مربوط را کسر و پرداخت کند و اسناد مربوط به این موضوع را نگهداری نماید. در چنین حالتی، ترکیب قرارداد، گزارش انجام کار، سند پرداخت و مدرک پرداخت مالیات تکلیفی معمولا برای پذیرش هزینه کافی تلقی می شود، اما باز هم قرارداد به تنهایی کفایت نمی کند.
در مقابل، اگر طرف قرارداد شخص حقیقی شاغل یا شخص حقوقی باشد، موضوع کاملا متفاوت است. در این حالت، صدور صورتحساب الکترونیکی از طریق سامانه مودیان الزامی است و قرارداد فقط نقش مبنای معامله را دارد. بدون وجود صورتحساب الکترونیکی معتبر، حتی اگر قرارداد و پرداخت انجام شده باشد، هزینه ممکن است از نظر مالیاتی پذیرفته نشود.
در قراردادهایی که پرداختها به صورت مرحله ای یا دوره ای انجام می شود، برای هر مرحله پرداخت باید مستندات متناسب وجود داشته باشد. داشتن یک قرارداد کلی بدون اسناد مربوط به هر مرحله پرداخت، معمولا پاسخگوی رسیدگی مالیاتی نیست. اداره مالیات انتظار دارد بتواند تطابق بین مبلغ پرداختی، خدمت انجام شده و اسناد مربوط را بررسی کند.
در جمع بندی می توان گفت که قرارداد شرط لازم برای شناسایی هزینه است، اما شرط کافی نیست. قرارداد پایه حقوقی را ایجاد می کند، اما برای قابل قبول بودن هزینه، وجود اسناد تکمیلی ضروری است. بسته به وضعیت طرف قرارداد، ممکن است صدور صورتحساب الکترونیکی الزامی باشد یا نباشد، اما در همه حالات، مستندسازی کامل شامل قرارداد، مدارک انجام کار و اسناد پرداخت، بهترین راه برای کاهش ریسک اختلاف با اداره مالیات است.