سیستم های ادواری و دائمی در حسابداری

در سیستم دائمی و ادواری تفاوت در نحوه ثبت و اثرگذاری بر حساب موجودی و هزینه وجود دارد:

در سیستم دائمی که موجودی کالا در طول دوره به‌روز نگهداری می‌شود، هنگام برگشت کالا در سال ۱۴۰۳ ثبت زیر انجام می‌شود:

۱. بدهکار: حساب برگشت از فروش و تخفیفات (برای اصلاح درآمد فروش)

۲. بستانکار: حساب مشتریان (کاهش مطالبات یا برگشت وجه)

و هم‌زمان

۳. بدهکار: حساب موجودی کالا (افزایش موجودی بابت کالا برگشتی)

۴. بستانکار: حساب بهای تمام‌شده کالای فروش‌رفته (اصلاح هزینه شناسایی‌شده در سال قبل)

این ثبت‌ها سبب می‌شود اثر مالی برگشت هم بر درآمد فروش و هم بر موجودی کالا منعکس شود تا تراز حساب‌ها دقیق بماند.

اما در سیستم ادواری که تا پایان دوره حسابداری به‌صورت مستقیم موجودی اصلاح نمی‌شود، در زمان برگشت کالا تنها ثبت مالی در سطح فروش منظور می‌شود و اصلاح موجودی در پایان دوره از طریق شمارش انبار صورت می‌گیرد. بنابراین در سال ۱۴۰۳ ثبت چنین خواهد بود:

۱. بدهکار: برگشت از فروش و تخفیفات

۲. بستانکار: حساب مشتریان

در پایان دوره (۱۴۰۳) هنگام شمارش موجودی و محاسبه بهای تمام‌شده، کالاهای برگشتی به موجودی پایان دوره اضافه می‌شوند و اثر خود را بر حساب بهای تمام‌شده نشان می‌دهند.

دلیل این تفاوت آن است که در سیستم دائمی کنترل موجودی و جریان کالا در طول سال همواره به‌روز است ولی در سیستم ادواری تنها در پایان دوره این اصلاح صورت می‌گیرد. در نتیجه، برگشت فروش در سال ۱۴۰۳ از نظر درآمد مالیاتی به عنوان کاهش درآمد همان سال برگشت (نه سال فروش) در نظر گرفته می‌شود، اما برای تحلیل تطبیق دوره‌ای باید در یادداشت‌های مالی توضیح داده شود که برگشت مربوط به فروش سال قبل است.