در این حالت ابتدا باید مشخص شود که رابطه کاری وجود ندارد و فرد کارمند یا کارکن حساب نشده است. یعنی هیچ گونه حقوق، مزایا، اضافه کاری یا مزایای مستمر از شرکت دریافت نمی کند و تنها به دلایلی مانند حفظ سابقه بیمه، داشتن سمت غیرموظف یا شرط قراردادی، نام او در لیست بیمه ارسال می شود. چون پرداختی از طرف کارفرما انجام نمی شود، این فرد نباید در حساب حقوق و دستمزد و هزینه حقوق شناسایی شود.
مبلغ حق بیمه ای که فرد به حساب شرکت واریز می کند ماهیت درآمد ندارد و هزینه هم محسوب نمی شود. این مبلغ در واقع وجوهی امانی است که شرکت فقط نقش واسطه پرداخت به سازمان تامین اجتماعی را دارد. بنابراین بهترین سرفصل حسابداری برای ثبت آن حساب واسطه یا بستانکاران موقت است. معمولا از حسابی مانند بستانکاران متفرقه، حساب های پرداختنی یا حساب امانی کارکنان استفاده می شود.
ثبت حسابداری دریافت وجه به این شکل است:
بدهکار: بانک یا صندوق
بستانکار: حساب امانی حق بیمه شخصی
سپس هنگام پرداخت حق بیمه به تامین اجتماعی:
بدهکار: حساب امانی حق بیمه شخصی
بستانکار: بانک
به این ترتیب هیچ هزینه ای در صورت سود و زیان شرکت ثبت نمی شود و دفاتر شرکت شفاف باقی می ماند.
در مورد سند حقوق و دستمزد، چون این فرد حقوق بگیر نیست، نباید در سند حقوق و دستمزد ماهانه درج شود. درج نام او در سند حقوق باعث ایجاد هزینه غیرواقعی، مغایرت با اظهارنامه مالیاتی و احتمال ایراد در رسیدگی مالیاتی خواهد شد. تنها جایی که نام فرد می آید لیست بیمه تامین اجتماعی است و در حسابداری فقط سند امانی مرتبط با حق بیمه ثبت می شود.
همچنین توصیه می شود یک قرارداد یا توافق نامه مکتوب وجود داشته باشد که در آن غیرحقوق بگیر بودن شخص و الزام پرداخت حق بیمه توسط خود فرد قید شده باشد. این موضوع در زمان رسیدگی بیمه یا مالیاتی اهمیت زیادی دارد و از جریمه یا تشخیص هزینه غیرقابل قبول جلوگیری می کند.
در مجموع اصل مهم این است که هزینه حقوق فقط زمانی ثبت شود که پرداخت واقعی حقوق وجود داشته باشد، و بیمه ای که توسط خود شخص تامین می شود نباید به عنوان هزینه شرکت شناسایی شود.
