نخستین مبنا، قانون کار است. طبق قانون کار، هر کارگر در طول یک سال کاری استحقاق استفاده از مرخصی استحقاقی با استفاده از مزد را دارد. میزان این مرخصی برای مشاغل عادی معمولا سی روز در سال است که شامل چهار جمعه می شود. در صورتی که کارگر کمتر از یک سال کار کرده باشد، مرخصی به نسبت مدت اشتغال محاسبه می گردد. بنابراین اولین عامل در محاسبه مانده مرخصی، تعداد روز های مرخصی استحقاقی تعلق گرفته در دوره اشتغال است.
دومین مبنا، مرخصی استفاده شده است. برای محاسبه مانده مرخصی، باید از کل مرخصی استحقاقی، تعداد روز هایی که کارگر در طول سال یا دوره قرارداد از مرخصی استفاده کرده کسر شود. حاصل این تفریق، مانده مرخصی کارگر خواهد بود. ثبت دقیق مرخصی های استفاده شده در لیست حضور و غیاب و اسناد اداری اهمیت زیادی دارد، زیرا مبنای محاسبه نهایی قرار می گیرد.
سومین مبنا، مدت قرارداد و نوع آن است. اگر قرارداد کار مدت موقت باشد و در پایان قرارداد خاتمه یابد، مانده مرخصی استفاده نشده باید به صورت نقدی تسویه شود. در قرارداد های دائم، معمولا مانده مرخصی تا سقف مشخصی قابل انتقال به سال بعد است و مازاد بر آن باید تسویه گردد. بنابراین نوع قرارداد تاثیر مستقیمی بر نحوه محاسبه و پرداخت مانده مرخصی دارد.
چهارمین و بسیار مهم ترین مبنا، مزد و حق السعی است. حتما باید توجه داشت که حق السعی مندرج در قرارداد شما مبنای محاسبه مبلغ مرخصی است. حق السعی مفهومی گسترده تر از مزد پایه است و شامل حقوق پایه، مزایای مستمر شغلی، فوق العاده شغل، حق جذب و سایر پرداخت هایی است که به صورت مستمر و منظم به کارگر پرداخت می شود. بر همین اساس، مبلغ هر روز مرخصی برابر است با یک روز حق السعی کارگر. اگر در قرارداد یا لیست حقوق، حق السعی به صورت مشخص درج شده باشد، همان عدد مبنای محاسبه قرار می گیرد و نه صرفا حداقل حقوق یا مزد پایه.
پنجمین مبنا، آخرین حقوق و مزایای دریافتی است. در زمان تسویه حساب، معمولا آخرین حق السعی کارگر ملاک قرار می گیرد. به این معنا که اگر حقوق کارگر در طول سال افزایش یافته باشد، مبلغ مانده مرخصی بر اساس حقوق و مزایای زمان تسویه محاسبه می شود، نه ابتدای سال. این موضوع به نفع کارگر است و در رویه های رایج اداره کار نیز مورد تاکید قرار دارد.
ششمین مبنا، سقف ذخیره مرخصی است. طبق مقررات، کارفرما می تواند فقط تا میزان مشخصی مانده مرخصی را ذخیره کند و مابقی باید تسویه شود. این موضوع در شرکت ها و قرارداد ها ممکن است جزئیات متفاوتی داشته باشد، اما اصل آن بر جلوگیری از انباشت بیش از حد مرخصی است.
در نهایت، برای محاسبه مبلغ مانده مرخصی، تعداد روز های مانده مرخصی در مبلغ یک روز حق السعی ضرب می شود. نتیجه این محاسبه، مبلغی است که باید به کارگر پرداخت شود یا در حساب های شرکت به عنوان بدهی شناسایی گردد. تاکید می شود که حق السعی مندرج در قرارداد کار شما مبنای اصلی و قانونی این محاسبه است و هرگونه محاسبه بر اساس ارقام کمتر می تواند منجر به اختلاف و طرح شکایت در مراجع حل اختلاف اداره کار شود.
