سیستم حسابداری حقوق و دستمزد غیر رسمی

جواب : وقتي يک شرکت کوچک داراي چند نيرو است، ملاک اصلي در ثبت حقوق دو موضوع مهم است: يکي واقعيت اقتصادي شرکت و ديگري الزامات قانوني ماليات و بيمه. اين دو بايد با هم تطبيق داده شوند تا بعدها در زمان رسيدگي مالياتي يا بازرسي بيمه مشکل ايجاد نشود.

در مورد شما شش نفر در ليست منابع انساني قرار دارند. سه نفر عضو هيات مديره هستند که براي آنها رد بيمه انجام مي شود. دو نفر نيروي تمام وقت هستند که حقوق کامل دريافت مي کنند. يک نفر هم نيروي نيمه وقت است که حقوقش کمتر است و عملا در سيستم وارد نمي شود. اين وضعيت از نظر قانوني چند نکته مهم دارد.

نکته اول اين است که سازمان ماليات در زمان بررسي دفاتر به دنبال اين است که بدانند چه تعداد نيرو در شرکت فعال هستند و اين نيروها چه ميزان حقوق دريافت مي کنند. اگر تعداد نيروها با ليست بيمه متفاوت باشد، يا حقوق بعضي افراد در دفاتر ثبت نشده باشد، احتمال تشخيص ماليات علي الراس يا برگشت بخشي از هزينه ها وجود دارد. يعني ممکن است ماليات حقوق براي نيرويي که حقوقش ثبت نشده محاسبه کنند يا هزينه هاي حقوق پذيرفته نشود.

نکته دوم اين است که از نظر سازمان بيمه، هر شخص فعال در شرکت بايد در ليست بيمه باشد مگر اين که دليلي براي استثنا وجود داشته باشد مثل عضويت در هيات مديره بدون دريافت حقوق يا انعقاد قرارداد مشاوره غير مستمر. اگر نيروي نيمه وقت شما واقعا کارمند است و به طور منظم کار مي کند بهتر است حقوقش هرچند کم در ليست بيمه و سپس در دفتر هزينه ها ثبت شود. ثبت نکردن عملا ريسک دارد.

با توجه به اين اصول بهترين راه حل براي شما اين است که حقوق هر شش نفر را مطابق وضعيت واقعي اما با مستندات قابل دفاع ثبت کنيد. براي سه عضو هيات مديره که بيمه رد مي شود بايد حداقل حقوق مبنا را اعمال کنيد حتي اگر واقعا دريافتي کم تر است، چون بيمه حداقل حقوق را مبنا مي گيرد. براي دو نيروي تمام وقت که حقوق کامل مي گيرند همان مبلغ واقعي را در حقوق و دستمزد ثبت کنيد.

اما درباره نيروي نيمه وقت: بهتر است حقوق او را نيز ثبت کنيد، حتي اگر مبلغ کم باشد. راه درست اين است که برايش قرارداد نيمه وقت تنظيم کنيد. مثلا ۱۰ روز کار در ماه يا ۴ ساعت کار روزانه. در اين حالت هم مي توانيد حقوق کم پرداخت کنيد و هم در برابر رسيدگي مالياتي قابل دفاع است. اگر بخواهيد براي او بيمه رد نکنيد بايد نوع همکاري را به صورت قرارداد پروژه اي يا مشاوره اي تعريف کنيد ولي اين کار فقط وقتي قابل دفاع است که واقعا حضور ثابت و وظايف روزانه نداشته باشد. اگر واقعا کارمند است بهتر است بيمه رد شود.

در نهايت هزينه ها بايد مطابق پرداخت واقعي و مدارک پرداخت قابل ارائه باشد. حذف يک نفر از سيستم باعث مي شود در صورت بررسي، ماليات حقوق براي آن فرد محاسبه شود بدون اين که هزينه آن پذيرفته شود و اين براي شرکت کوچک با گردش پايين اصلا به صرفه نيست.

جمع بندي: بهترين و کم خطرترين روش اين است که حقوق هر شش نفر ثبت شود اما با قرارداد درست و مبلغ واقع بينانه. اين کار از رد هزينه ها، جريمه مالياتي و مشکل احتمالي با بيمه جلوگيري مي کند.

دوره های آموزشی مرتبط با سیستم حسابداری حقوق و دستمزد غیر رسمی

• آموزش حقوق و دستمزد